Alors que s’amorce une fin très progressive de deuxième confinement pour une partie des salariés, CHG-MERIDIAN publie une nouvelle étude sur le futur environnement de travail et tente de définir comment la crise COVID va redéfinir le Digital Workplace.

« Il ne s’agit pas remplacer un dogme par un autre » répondait Satya Nadella, le CEO de Microsoft, à des journalistes qui lui demandaient si demain tous ses employés seraient en télétravail. C’était avant que Microsoft annonce il y a quelques semaines une nouvelle politique du travail reconnaissant que travailler à domicile (pendant au moins 50% du temps) serait la nouvelle norme même après la fin de la pandémie et la réouverture de leurs bureaux.

Flexibilité est ici le maître-mot des nouvelles politiques que préconiseront bien des entreprises à travers le monde, particulièrement en Amérique du Nord et en Europe.

« La crise sanitaire que nous traversons actuellement aura nécessairement un impact durable sur nos modes de travail comme sur notre culture du travail collaboratif » rappelle en introduction la nouvelle étude de CHG-MERIDIAN, intitulée « À chacun son Digital Workplace : les usages clés et les approches gagnantes en France ».

Le Digital Workplace bouscule les modes de travail en les rendant plus agiles et transverses. Il implique de nouveaux outils et de nouvelles organisations. Il impacte aussi les politiques RSE. Les rapporteurs constatent ainsi que « la distanciation requise et le recours massif au télétravail ont confirmé à quel point les éléments de culture d’entreprise, de partage, de collaboration, d’interaction entre collaborateurs sont primordiaux pour maintenir, voire développer la cohésion, l’innovation et la créativité. Autant de points sur lesquels le Digital Workplace a prouvé sa pertinence… »

L’étude porte sur l’interrogation d’une cinquantaine de DRH et d’une cinquantaine de DSI français qui avaient déjà adopté pour 70% d’entre eux ces nouveaux environnements de travail qui si l’on en croit les résultats sont à la fois un élément de modernisation, un outil de simplification du quotidien, et une réponse protéiforme aux attentes des collaborateurs.

Caractéristiques du Digital Workplace

Ainsi, 79% des responsables RH pense que le Digital Workplace est un élément de modernisation de l’environnement de travail à la fois collaboratif, participatif, ergonomique, personnalisé, sécurisé et regroupant l’ensemble des applications nécessaires à la fonction du collaborateur.

62% des répondants pensent que le Digital Workplace est une réponse aux attentes des nouvelles générations. En outre, 67% d’entre eux sont convaincus qu’il permet un accompagnement des évolutions dans les modes de travail (mobilité, nomadisme).

Pour 83% des décideurs RH, le Digital Workplace répond aux besoins de simplification du quotidien du collaborateur, parce qu’ :
– il facilite l’accès en mobilité (pour 81% des DSI et des DRH) et donc de maintenir une continuité d’activité à distance.
– il unifie les outils de communication (pour 73% des DSI et DRH) avec une centralisation des mails, chats, vidéos, appels téléphoniques, annuaires, réunions virtuelles au sein d’un même outil.
– il offre une interface unique et sécurisée grâce à du SSO (Single Sign-On), des contrôles d’accès renforcés mais intégrés dans la nécessaire fluidité des processus.
– il impose une approche centrée sur l’utilisateur en intégrant les notions de plateformes et de personnalisation contextualisée.

Atouts et dérives

Pour 80% des DSI et DRH l’atout premier du Digital Workplace est de permettre de faire travailler ensemble des personnes physiquement éloignées. L’étude rappelle que « les collaborateurs cherchent à retrouver durant leur travail une partie du confort que leur procure le digital dans leur vie privée en termes de flexibilité, d’autonomie et d’optimisation des tâches ».

La crise actuelle a permis aux DSI et DRH de mesurer très concrètement comment le télétravail offrait plus d’autonomie et une nouvelle répartition entre vie privée et professionnelle. Toute la difficulté étant de maintenir la concentration et la motivation dans la durée ainsi que d’éviter « que le télétravail ne donne finalement l’impression à tous de dormir au travail plutôt que dans son chez soi » (comme l’explique Satya Nadella dans une récente interview).

Selon l’étude, dans un tel contexte, le Digital Workplace doit permettre à l’entreprise « de répondre en partie aux nouvelles exigences des collaborateurs en leur permettant de gagner en efficacité, en autonomie et en flexibilité du temps de travail. Ces dimensions sociétales, collaboratives et mobiles, prises en compte par l’outil de Digital Workplace, peuvent s’inscrire dans le développement d’une ‘relation collaborateur’ efficace et être rattachées à une politique de RSE pertinente mise en place par l’entreprise, couvrant ainsi deux enjeux déterminants de l’entreprise. »

Organiser la démarche

L’étude s’attache surtout à définir une migration vers le Digital Workplace en trois étapes :

1/ Adapter les technologies utilisées.
Autrement dit, savoir fournir les bons outils aux collaborateurs selon leur mission, leur mobilité, leurs besoins de communiquer et les logiciels qu’ils utilisent.
L’étude rappelle ainsi que « L’objectif du Digital Workplace est d’offrir aux collaborateurs un environnement de travail flexible, simple et personnalisé. La mobilité, le SaaS et le Cloud, l’IA sont les principales technologies qui sous-tendent ce nouvel environnement de travail ».
Bots, RPA, IA sont des technologies qui définissent le Digital Workplace.

2/ Intégrer la notion de plateforme.
Il ne peut y avoir de Digital Workplace sans un système d’information ouvert. L’accessibilité n’est pas une option. « Favoriser l’accès aux applicatifs métiers, partager des documents et échanger entre employés à tout moment et depuis n’importe où, permet à chacun d’accroître sa réactivité et sa productivité » rappelle l’étude. 64% des répondants considèrent même que les collaborateurs externes (intérimaires, indépendants, prestataires…) doivent accéder au Digital Workplace et 38% envisagent aussi l’ouverture de leur Digital Workplace aux partenaires de leur écosystème comme les clients ou les fournisseurs.
Par ailleurs, face à la multiplication des solutions distinctes (ERP, métiers, collaboratifs, … ) parfois isolées et face au Shadow IT, l’étude montre que les entreprises engagées dans une démarche Digital Workplace s’engagent aussi progressivement « vers une consolidation de tous les outils en tendant à les regrouper au sein de plateformes accessibles de n’importe où, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel équipement. Le Digital Workplace, en tant que plateforme unique, agrège ainsi l’ensemble des fonctionnalités utilisées par les collaborateurs dans leur quotidien professionnel à savoir messagerie mail, messagerie instantanée, moteur de recherche, annuaire, réseau social interne, outils collaboratifs, applications métiers (bureautique, CRM, SIRH, etc.) ». D’autant qu’une telle approche plateforme permet également plus aisément de définir des politiques de sécurité globale et d’assurer la sécurisation et la protection des données et documents où que soient les utilisateurs et quels que soient leurs terminaux.

3/ Ouvrir « l’état d’esprit numérique » des dirigeants comme des collaborateurs.
72% des DRH et DSI interrogés mettent en avant l’importance d’accompagner les collaborateurs utilisateurs lors de la mise en place d’un digital workplace.
Mais cet accompagnement doit aussi concerner les managers et les dirigeants selon 62% des répondants.
L’étude conseille d’aborder le projet par les usages et de ne pas adopter une approche uniquement technique « au risque d’en oublier les bénéfices pour les utilisateurs ».

 

Au final, les projets de Digital Workplace sont des projets structurants de transformation digitale. Bien des entreprises ont pu en expérimenter les pratiques et les outils (mobilité, communication unifiée, interface unique, automatisation RPA…) durant la crise pandémique et doivent aujourd’hui la percevoir comme un POC pratique qui doit désormais être orchestré, gouverné et appréhendé globalement.

 


Source: CHG-MERIDIAN