Après un démarrage difficile, le groupe minier a totalement adopté la solution de DocuSign pour gagner en réactivité et en productivité avec des processus dématérialisés de bout en bout. Mise en place avant la pandémie, la solution s’est avérée encore plus pertinente pendant le confinement.

Groupe minier et métallurgique français dont les origines remontent à la fin du XIXe siècle, Eramet est présent dans 20 pays à travers le monde et emploie plus de 13 000 salariés.

En 2016, le groupe ignorait peu ou prou la numérisation. « Nous avions quelques logiciels comme tout le monde, mais nous étions avant tout un groupe avec des usines et des ouvriers, peu impactés par la transformation numérique », se souvient Sébastien Bézirard, responsable juridique de la société.

Mais ça, c’était avant. À son arrivée à la tête du groupe en 2017, Christel Bories, PDG d’Eramet, insuffle une nouvelle dynamique. Accompagnée par Capgemini qui l’a aidée à définir sa roadmap, la société va non seulement rattraper son retard, mais même dépasser le niveau de maturité de nombre d’entreprises.
Aujourd’hui, elle possède des drones qui cartographient ses sites miniers et fait de la maintenance préventive. Elle dispose aussi d’un CDO à la tête d’une équipe de dix personnes qui conduit la transformation numérique tambour battant.
Sans oublier un processus d’innovation dans lequel 12 000 salariés injectent des idées quotidiennement ou presque. « Nous avons fait beaucoup de vulgarisation auprès de nos collaborateurs en les incitant à proposer des idées, précise Sébastien Bézirard. Elles ont afflué de partout et nous avons mis en place un comité pour étudier les opportunités et voir comment on pouvait les implémenter quand les idées s’avéraient intéressantes pour le groupe ».

SÉBASTIEN BÉZIRARD, responsable juridique d’Eramet, « Là où le processus de signature des contrats des nouveaux salariés prenait entre 10 et 15 jours, aujourd’hui il ne prend plus que 5 à 10 minutes »

Forte de cette dynamique de transformation numérique à tous les étages, Eramet a adopté la signature électronique dans un contexte un peu particulier.
Persuadée qu’elle pouvait constituer un levier d’optimisation de certains processus, elle a réalisé une étude de marché et finalement retenu la solution de DocuSign, principalement pour des raisons liées à la sécurité, comme l’explique le responsable juridique : « Nous traitons de nombreux sujets sensibles dans les domaines miniers, mais aussi sur la défense, l’énergie ou l’aéronautique, et ce partout dans le monde. Nous avions besoin d’un acteur dont les datacenters sont situés en Europe et qui réponde aux normes ISO. DocuSign était référencé comme tiers de confiance auprès de l’Anssi, ce qui a complètement rassuré notre RSSI ».

Dans un second temps, l’entreprise a organisé des ateliers pour présenter la solution aux métiers et identifier les sujets qui pouvaient être adressés avec la signature électronique. « Les premiers retours ont été plutôt modestes : seul le service RH a vraiment été intéressé à ce moment-là, se souvient Sébastien Bézirard. Si je revenais en arrière, je commencerais en mode projet en structurant la démarche, en faisant des appels aux besoins et en créant des formations. Nous aurions sans aucun doute gagné beaucoup de temps. »

De fait, l’adoption de la signature électronique a été plutôt lente. Avec des dossiers du personnel déjà numérisés, le service RH a été le premier à l’implémenter pour réaliser une dématérialisation de ses processus de bout en bout. Traitant des liasses de documents, le service qualité a été le suivant.

Mais il a fallu la pandémie pour que la signature électronique se répande réellement dans l’entreprise. « Le confinement a été un véritable accélérateur, confirme Sébastien Bézirard. Avec le travail à distance, les collaborateurs ont commencé à voir l’intérêt, d’autant que nous avions aussi accéléré l’éducation en interne ».
Résultat, d’une centaine de signatures électroniques en 2019, la société est passée à plus de 3 000 en 2020 !
Outre la DRH, qui fait désormais signer électroniquement tous les contrats et avenants des nouveaux salariés, le service qualité est aussi devenu un gros consommateur. « Pour chaque pièce que nous produisons, nous émettons une documentation qui peut atteindre 500 pages. Or, parapher 500 pages prend un temps considérable. Avec la signature électronique, elles sont “tamponnées” d’un seul clic, souligne Sébastien Bézirard. Les gains en temps sont phénoménaux. De plus, cette dématérialisation de bout en bout d’un processus automatisé, sans étape papier pour signer, sécurise notre travail : nous sommes certains de signer la bonne version, d’éviter les erreurs et d’archiver les documents au bon endroit. » Au passage, le service qualité réalise aussi d’importantes économies en consommables depuis que ses documents ne circulent plus au format papier entre les services.

Pour l’heure, Eramet utilise DocuSign eSignature en mode SaaS. « C’est le modèle idéal quand on travaille avec des signataires externes à l’entreprise, précise le responsable juridique, car ils n’ont pas besoin d’avoir un compte : il leur suffit de cliquer sur le lien que nous leur proposons pour signer. »
La solution est disponible en libre-service dans la totalité des départements de l’entreprise, avec des règles d’usage préétablies selon la typologie des documents, leur importance juridique ou encore le risque financier : signature simple (contrôle par SMS) pour les documents ayant une valeur juridique moindre ; et signature avancée (vérification plus poussée de l’identité du signataire) pour les documents plus « impactants ».

Malgré le retard à l’allumage, Eramet n’envisage pas de retour en arrière. « Aujourd’hui, la signature électronique fait partie des outils du groupe. Elle est considérée comme un levier pour créer de la valeur et nous envisageons même de l’intégrer directement aux processus de notre ERP SAP et de notre SIRH pour une solution intégrée de bout en bout. C’est une demande très forte de nos équipes ventes et achats. Preuve qu’avec le temps et un peu d’éducation, la signature électronique est devenue un outil stratégique », conclut Sébastien Bézirard.

L’ENTREPRISE

ACTIVITÉ : Groupe minier
EFFECTIF : 13 000 salariés
CA : 3,7 Md€