La plupart des entreprises envisagent ou ont déjà effectué une migration vers Google G Suite ou Microsoft Office 365, les deux principaux services bureautiques basés sur le cloud computing. Pour ceux qui ne l’ont pas encore fait, plusieurs raisons peuvent être invoquées pour justifier le projet auprès d’une direction qui devra approuver les investissements liés au changement.

Nous constatons que la plupart des arguments de justification peuvent être regroupés dans trois catégories et sont relatifs soit à la stratégie, soit aux fonctionnalités, soit au coût et à l’efficience.

Justification d’ordre stratégique

Si l’entreprise adopte ou a adopté une stratégie globale de cloud computing, passer à une suite bureautique dans le cloud n’est en quelque sorte qu’un alignement sur cette stratégie et ne pose pas de problème. Sinon, il est à faire remarquer que les capacités de communication et de collaboration nécessaires au travail bureautique sont particulièrement adaptées au déploiement du cloud computing, qui permettra, comme dans un projet souvent initial de messagerie électronique dans le cloud, de générer des économies d’échelle. Les risques sont également réduits car les fournisseurs de ces suites apportent une meilleure sécurité et une meilleure disponibilité qu’en interne, et que la DSI n’a plus à gérer les montées de version. Ces suites peuvent aussi réduire le recours à de la shadow IT (Whatsapp, compte personnel Dropbox…). Enfin, dans le cas de Microsoft, Office 365 est présentée comme l’étape logique suivante qu’il semble difficile d’éviter…

Justification basée sur les fonctionnalités

Pour des raisons liées essentiellement à l’ancienneté des solutions on premise, proposées pour certaines depuis 5 à 10 ans, les capacités de collaboration sont désormais plus faciles à mettre en oeuvre et à utiliser lorsqu’elles sont fournies au sein des suites de bureautique cloud. Ces dernières assurent également une meilleure prise en charge des apps mobiles.
On peut aussi noter que certaines fonctionnalités (Google Cloud Search et Microsoft Delve par exemple) sont seulement disponibles avec ces suites cloud, qui assurent aussi les fonctions de sécurité (authentification à deux facteurs), de sauvegarde, d’archivage, de cryptage, et bénéficient de l’adjonction de capacités d’intelligence artificielle.
Pour autant, vouloir certaines nouvelles fonctionnalités attractives ne justifie pas le projet. Il faut les relier à des valeurs opérationnelles identifiables au sein des métiers.

Justification financière

Lorsqu’elles sont avérées, les économies de coûts proviennent généralement du fait qu’il n’est plus nécessaire d’acheter ou d’entretenir des serveurs et du stockage, de la diminution du nombre de tâches administratives, et de la standardisation.
Le modèle de coûts de Gartner fait toutefois apparaître que les gains directs du cloud par rapport au on premise décroissent avec l’augmentation de l’étendue du déploiement, jusqu’à se traduire en coûts supplémentaires au-delà de quelques milliers de postes (G Suite se révélant toujours environ 7 % moins cher qu’Office 365 E3 avec Software Assurance).
En général, nous constatons que les projets se déroulent rarement bien si l’économie de coût est la seule raison invoquée pour la transition vers une suite cloud.
D’abord, les entreprises qui se concentrent sur la réduction des coûts ne dépensent pas plus là où ce serait nécessaire, par exemple sur la refonte du réseau, la gestion du changement, les outils de migration, etc. Ensuite, celles qui n’ont pas la Software Assurance et conservent de vieilles versions paieront plus cher au moment de la migration. Celles qui n’utilisent pas toutes les fonctionnalités fournies et conservent parallèlement des produits tiers auront également des surcoûts, tandis que celles qui comptent sur les économies correspondant à l’élimination d’anciennes solutions de collaboration ou de partage de contenus risquent de se heurter à la résistance au changement des utilisateurs.
Par ailleurs, les coûts augmenteront nécessairement avec l’amélioration des capacités de mobilité, qui entraîneront un surcroît de demandes d’appareils mobiles et d’utilisation des réseaux. De sorte que, plus que sur des économies difficiles à démontrer, il vaut mieux miser sur l’amélioration de l’efficience (diminution et simplification du support grâce, notamment, à l’uniformisation de la solution) et des justifications stratégiques et fonctionnelles pour vendre un tel projet.

Par Jeffrey Mann, Gartner