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L’Olympique de Marseille booste sa productivité avec la collaboration à distance
Par Marie Varandat, publié le 04 janvier 2023
Proposés dans un premier temps aux équipes médias pour collaborer à distance pendant la pandémie, les outils Dropbox ont favorisé une telle efficience que le club de football phocéen envisage désormais d’étendre leur déploiement à l’ensemble de l’organisation.
La crise sanitaire n’a épargné aucune société, et notamment pas les clubs de football dont les recettes ont été mises à mal par les nombreuses restrictions liées aux mesures contre la propagation de la pandémie. Spectateurs interdits dans les stades, matches annulés, boutiques souvenirs fermées pour confinement… Pour compenser les pertes et préserver l’engagement des supporters, beaucoup de clubs ont renforcé leur présence virtuelle avec des contenus sur différentes thématiques.
Parallèlement, les collaborateurs des institutions footballistiques ont dû s’adapter au travail à distance. Face à cette double problématique, le célèbre club de football phocéen a décidé d’externaliser son stockage en s’appuyant sur les outils de Dropbox pour optimiser le travail collaboratif de son département médias. « Nous envisagions l’externalisation de notre stockage depuis quelque temps déjà pour tirer parti des avantages du cloud, précise Benjamin Prato, CTO de l’Olympique de Marseille. Bien avant la Covid, nous avions identifié une problématique de collaboration à distance, mais faute de temps et parce que nous avions d’autres priorités, nous avons repoussé la transition. La pandémie a bien entendu accéléré les choses, car nous avions plus que jamais besoin que nos équipes médias, soit une quarantaine de personnes, puissent continuer à travailler efficacement en rayonnant sur les réseaux sociaux et autres supports utilisés par nos fans. »
En effet, ces équipes médias du club travaillent en continu pour produire des contenus créatifs, qu’il s’agisse de vidéos de joueurs à l’entraînement ou de supports promotionnels pour les réseaux sociaux. Elles manipulent de nombreux fichiers, dont certains très volumineux, qu’elles partagent ensuite en interne, mais également avec des prestataires externes. Elles étaient donc particulièrement impactées par le travail à distance, raison pour laquelle le club a décidé d’attaquer son projet en les dotant d’une solution de stockage partagé.
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Le point fort de l’intégration aux outils de Microsoft
Déjà équipé de la suite bureautique de Microsoft, l’Olympique de Marseille a bien entendu envisagé l’option OneDrive et SharePoint, excluant d’office la solution de Google pour la charge d’intégration à son système d’information que ce choix aurait représenté.
Le club a également testé la suite collaborative de Dropbox, parfaitement intégrée à Office 365. Après une étude comparative, il a préféré cette dernière approche, plus simple et plus accessible, selon Benjamin Prato : « Tout le monde connaît la solution et tout le monde, à titre personnel, a stocké et/ou téléchargé ses premiers fichiers cloud avec Dropbox. Dit autrement, c’est beaucoup plus facile de faire accepter un outil d’entreprise quand les collaborateurs l’utilisent déjà au niveau personnel. Cela étant, nous avons particulièrement apprécié sa simplicité pour l’utilisateur final et pour l’administrateur, la transparence sur les différentes offres et surtout les fonctions avancées sur le partage, telle que Smart Sync qui permet de synchroniser automatiquement un fichier sur tous les appareils connectés. »
Très exposé médiatiquement, l’Olympique de Marseille avait aussi de fortes exigences en termes de sécurité. Avant le déploiement de Dropbox, les équipes médias s’appuyaient sur un VPN pour accéder aux fichiers à distance. À l’heure du choix de sa solution de collaboration à distance, le club souhaitait non seulement un stockage de ses données en Europe qui respecte les directives RGPD, mais également un chiffrement des données de bout en bout. « Nous avons été très pointilleux sur ces deux axes, souligne Benjamin Prato. Parallèlement, nous avons capitalisé sur notre annuaire d’entreprise, Active Directory, pour gérer les accès. Son intégration aux outils de Microsoft est d’ailleurs un des points forts de la solution. Typiquement, on peut ouvrir une feuille Excel à partir de l’interface Dropbox et, inversement, si je suis sur Excel, je peux stocker directement sur un espace Dropbox. »
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Accompagné par le fournisseur du service durant la phase de migration et de formation des utilisateurs aux outils, le club n’a mis que quelques semaines pour migrer les données de son pôle média stockées en interne vers le cloud. Dans un premier temps, la solution est restée déconnectée du système d’information. Dans une seconde phase, elle a été connectée à l’environnement de sécurité du club.
Beaucoup plus efficientes, les équipes médias peuvent désormais sauvegarder et transférer des fichiers multimédias volumineux, tels que des vidéos brutes, là où elles étaient auparavant limitées dans leurs échanges. Parallèlement, le partage et la synchronisation en temps réel des contenus sur tous les appareils permettent aux équipes de collaborer de manière plus fluide, qu’il s’agisse de télécharger des séquences vidéo à partir d’un appareil mobile sur le terrain ou de partager du contenu avec un monteur vidéo externe à distance. Enfin, grâce à certaines fonctions, comme la possibilité d’annoter des photos ou une vidéo, elles ont également amélioré le processus de production de façon considérable. « Les solutions de collaboration et de partage de documents de Dropbox permettent de collaborer à plusieurs et d’effectuer des modifications de manière plus précise et surtout, plus rapide », résume Benjamin Prato.
Un accompagnement des utilisateurs toujours nécessaire
Benjamin Prato,
CTO de l’Olympique de Marseille
« Bien que Dropbox soit très simple à utiliser, on n’échappe pas au volet conduite du changement avec le stockage à distance,
car les usages évoluent forcément. »
Convaincu par cette première phase très concluante, tant du point de vue de la sécurité que des usages, l’Olympique de Marseille envisage désormais d’étendre la solution à toute l’organisation avec l’aide d’EuraNov, partenaire intégrateur de Dropbox. « Demain, la majorité de notre stockage sera sur Dropbox, confirme le CTO de l’Olympique de Marseille. L’implémentation est réellement simple, le déploiement du client lourd prend un peu plus de temps, de même que les interconnexions avec nos règles de sécurité et notre système de surveillance cyber. Finalement, c’est l’accompagnement des utilisateurs qui nécessite le plus de temps. On passe d’un stockage local à un stockage cloud et, bien entendu, cette évolution impacte les usages. Bien que Dropbox soit très simple à utiliser, on n’échappe pas au volet conduite du changement avec le stockage à distance. »
Les chiffres du projet
40 collaborateurs utilisant actuellement Dropbox
150 licences achetées
1,5 Go de taille moyenne pour les fichiers vidéo partagés (jusqu’à 150 par semaine)
L’entreprise
Activité : Club de football
Effectif : Environ 300 collaborateurs
CA : NC
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