RH
L’Adapei 45 sécurise sa paie avec ADP
Par Xavier Biseul, publié le 08 mai 2024
Plutôt que d’opter pour un outil spécifique au secteur médico-social, l’association Adapei 45 qui accompagne les personnes en situation de handicap a retenu une solution générique du marché. Sécurisation de la paie, réduction du temps de traitement, accès de l’information RH à distance… Les gains sont au rendez-vous.
Association reconnue d’utilité publique, l’Adapei 45 accompagne des enfants et adultes en situation de handicap au sein d’une vingtaine de sites dans le département du Loiret. Membre du réseau Unapei (Union nationale des associations de parents, de personnes handicapées mentales et de leurs amis), elle emploie 700 collaborateurs et 400 travailleurs d’ESAT (Établissement et service d’aide par le travail).
Avec 1 450 CDD signés chaque année et 1 350 paies réalisées par mois, la gestion des ressources humaines est particulièrement critique pour l’association. Pour gagner en performances, elle a initié, fin 2021, un projet de centralisation de la fonction RH à son siège social de Fleuryles- Aubrais, dans la banlieue d’Orléans. « Jusqu’alors, les assistantes RH étaient réparties dans les différents établissements, rattachées hiérarchiquement à leurs directeurs, se souvient Fadila Crater, DRH de l’Adapei 45. Cette centralisation a permis de mutualiser les ressources et de proposer un véritable service RH. »
L’association profite de cette réorganisation pour changer de logiciel de gestion de paie. Elle lance un appel d’offres et commence par démarcher une dizaine de fournisseurs, principalement des éditeurs spécialisés du secteur médicosocial, avant d’arrêter finalement son choix sur une solution générique du marché : ADP Decidium « Grandes Entreprises ». Retenir l’éditeur leader du marché est, aux yeux de la DRH, un gage de pérennité et d’évolutivité. « Le logiciel est toujours à jour et correspond aux évolutions du marché. »
Mais le critère déterminant a toutefois été la présence du module ACE (Assistant contrôle expert) qui vient sécuriser la paie. « C’est un point clé pour se prémunir d’éventuels risques sociaux ou d’un redressement de l’Urssaf. »
La solution permet en effet d’effectuer des contrôles plus approfondis, à la fois des contrôles de masse et des contrôles individuels. « Des alertes nous remontent quand l’outil identifie des écarts inhabituels, poursuit- elle. Cela permet de supprimer 95 % des anomalies, le solde est traité par un contrôle manuel. »
Avec le choix d’un logiciel généraliste pour sa paie, l’association d’aide aux handicapés du Loiret a amélioré les performances de sa direction RH. via un portail ses collaborateurs disposent d’un accès facile 24×7 aux informations les concernant.
Un déploiement effectué en huit mois
Une fois le contrat signé en avril 2022, le déploiement de la solution prendra seulement huit mois.
« D’autres éditeurs nous annonçaient jusqu’à deux ans de délai », observe Nadia Outalha, responsable paie et administration du personnel de l’Adapei 45. Côté pilotage de projet, « l’Adapei 45 s’est appuyée sur ses ressources internes, sans faire appel à un cabinet extérieur », se targue-t-elle.
Le résultat est au-rendez-vous avec des gains évidents de productivité. Réalisée en janvier 2023, la première « nouvelle » paie de l’Adapei 45 a été produite « dans un temps record de trois jours. Par ailleurs, nous gérons une paie de plus en plus complexe avec le même nombre de personnes, se réjouit Fadila Crater. Le service RH a aussi gagné de 60 à 70 % en temps de production. »
Proposant différentes briques pour un SIRH global, la solution d’ADP ne se limite pas à la paie. L’Adapei 45 a retenu les modules dédiés à l’intégration des recrues (onboarding), à la gestion des entretiens et à la formation. Le portail collaboratif permet, lui, au collaborateur de saisir et de mettre à jour lui-même ses données personnelles de manière simplifiée. Il lui suffit de prendre le justificatif en photo ou de le scanner. « Ce portail sécurisé évite de laisser des informations sensibles sur un bureau, avance Fadila Crater. Il limite, par ailleurs, le risque d’erreur en supprimant la ressaisie par les équipes RH. Enfin, le collaborateur est informé sur l’avancée du traitement de sa demande. »
Dans le même esprit, il retrouve son contrat de travail, ses avenants et ses bulletins de paie dans son coffre-fort électronique. « L’outil a été bien accueilli par nos 700 collaborateurs, estime la DRH. Il leur donne une liberté sur la gestion de leurs données. »
En revanche, les 400 travailleurs d’ESAT n’ont pas encore accès au portail. « Nous devrions, à terme, l’ouvrir à ceux des travailleurs qui présentent l’autonomie la plus élevée. »
Fadila Crater
Directrice des ressources humaines de l’Adapei 45
« Nous gérons une paie de plus en plus complexe avec le même nombre de personnes. »
Les assistantes RH, déchargées de tâches à faible valeur ajoutée
« Avant sa mise en production, la solution a été présentée à tous les managers et aux élus du personnel, et un teasing a été envoyé aux collaborateurs », précise, de son côté, Nadia Outalha. Elle juge l’outil, accessible depuis un simple smartphone, « très intuitif ».
Pour faciliter sa prise en main, l’Adapei 45 s’est néanmoins appuyée sur les kits de communication de l’éditeur, comme des « pas à pas », qu’elle a personnalisés à sa charte graphique.
De son côté, le personnel RH a reçu une formation dédiée. Les assistantes RH ont été aussi associées au projet, ce qui a facilité l’accompagnement au changement, grâce au recueil des demandes fréquentes des collaborateurs afin de dématérialiser leur traitement dans le SIRH. Les assistantes se voient aujourd’hui déchargées de tâches à faible valeur ajoutée. « Cela leur permettra de passer plus de temps de permanence en établissement et de développer d’autres activités au profit des collaborateurs », assure Nadia Outalha. ADP propose notamment un tableau de bord personnalisé qui permet de gérer au quotidien les problèmes de staffing de l’équipe RH et de réaffecter les tâches en attente de traitement. Il comprend différents indicateurs clés comme le nombre de contrats de travail en attente de production.
« L’Adapei 45 signe 1 450 CDD chaque année, l’embauche doit être rapide », poursuit la responsable paie et administration du personnel. Dans cet environnement multisite, le contrat est signé à distance par signature électronique, puis versé dans le coffre-fort employeur. Côté manager, le requêteur Business Objects, intégré dans ADP Decidium, permet d’effectuer des requêtes en toute autonomie sur, par exemple, le taux d’absentéisme ou la moyenne d’âge dans un établissement donné.
Facteur d’attractivité pour les gestionnaires de paie
L’information RH étant désormais accessible à distance, l’Adapei 45 a pu mettre en place le télétravail au sein des équipes RH. La mise en place d’ADP Decidium a d’ailleurs permis de renforcer l’attractivité de l’association. « C’est rare d’avoir un outil aussi performant dans le secteur médico-social, fait remarquer Nadia Outalha. Notre SIRH est plus abouti que chez certains grands comptes. »
Elle y voit un atout face aux difficultés de recrutement dans les métiers de la fonction RH et, plus particulièrement, de la paie. « Un gestionnaire de paie a souvent l’embarras du choix en termes d’emploi. Il ira là où il connaît l’outil. »
Le projet en Chiffres
1 450 CDD signés par an
60 à 70 % : Gain en temps de production
3 jours : Durée pour réaliser la première paie
L’ENTREPRISE
Activité : Association reconnue d’utilité publique
Effectif : 700 collaborateurs et 400 travailleurs d’ESA T
CA : NC
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