La MSA migre son workflow de production

Contrainte de remplacer son moteur de workflow historique, la Mutualité sociale agricole (MSA) en a profité pour moderniser son approche de la gestion des processus, et migrer vers une architecture centralisée.

Au début des années 2020, alors que son moteur de workflow historique n’était plus supporté et ne répondait plus à ses attentes (obsolescence technique, absence d’évolution fonctionnelle, incertitudes de migration, etc.), la MSA a initié un projet pour procéder à son remplacement et moderniser son approche de gestion des processus métiers (Business process management, BPM). « Le workflow de production est un outil essentiel au fonctionnement des 35 caisses, avec un impact très fort sur leur organisation », insiste d’emblée Jean-Christophe Deffontaines, architecte d’entreprise chez iMSA, le groupement d’intérêt économique d’environ 1 000 collaborateurs en charge du système d’information de l’organisme de protection sociale du monde agricole.

Sur la base de processus modélisés, il permet en effet d’orchestrer les tâches présentées aux agents pour réaliser leurs actes de gestion, sachant que deux autres circuits existent en parallèle : l’un pour des tâches entièrement automatisées, l’autre pour des tâches traitées manuellement sans guidage ou distribution des flux de travail.

Pour ce projet de modernisation, « une option aurait été de racheter notre solution historique, proposée par FlowMind, alors en difficulté, explique Jean-Christophe Deffontaines. Cette possibilité n’a finalement pas été envisagée. D’abord parce que nous n’avons pas vocation à jouer le rôle d’éditeur. Mais aussi parce que ce choix nous aurait contraints à mobiliser des ressources pour réaliser les évolutions nécessaires et intégrer les derniers standards en matière de BPM. »

Très vite, il a donc été décidé de s’orienter vers une solution de remplacement permettant de reprendre les procédures de travail modélisées, et de migrer simultanément vers une architecture cloud-native centralisée dans un datacenter national à la place des serveurs d’application instanciés au niveau des 35 caisses. « Dans nos recherches, nous nous sommes surtout focalisés sur la partie “moteur” de la solution, c’est-à-dire la mécanique qui gère l’exécution des processus, et moins sur la “corbeille”, utilisée à la MSA pour l’accès aux tâches et leur distribution », précise Jean-Christophe Deffontaines, insistant sur les volumes en jeu : quelque 1 200 procédures de workflows orchestrent les centaines de cas d’utilisation sur l’ensemble des métiers de la MSA, en particulier le recouvrement de cotisations et le traitement des demandes de prestations (maladie, maternité, invalidité, retraite, etc.).

Parallèlement, un référentiel mis en place par iMSA répertorie les éléments clés de l’organisation (unités et services, activités, agents) et détaille leurs interdépendances.

Pour présélectionner une dizaine de solutions BPM, en explorant l’offre sur la base de l’expertise du cabinet Gartner, « nous avons priorisé un certain nombre de critères, poursuit le responsable, en attachant une importance particulière à la pérennité de l’éditeur, en termes d’envergure et de solidité financière, après notre mauvaise expérience avec FlowMind ».

Autres critères pris en compte : les capacités fonctionnelles et notamment le respect du standard BPMN (modélisation graphique), le niveau de support et le modèle tarifaire, sans oublier les aspects techniques pour garantir une facilité d’intégration au système d’information. « Nous avons aussi analysé finement le parc clients des candidats potentiels, en particulier dans la sphère sociale, en tenant compte du nombre d’utilisateurs puisqu’à la MSA, chaque caisse emploie entre 130 et 630 personnes, ajoute Jean- Christophe Deffontaines. Cette analyse nous a d’ailleurs amenés à retenir la solution utilisée par la Cnav, Pega, dans notre shortlist de quatre candidats. Mais elle s’est avérée trop intégrée pour entrer dans notre schéma. »

Après avoir également écarté Flowable, « un peu en dessous » fonctionnellement, et la solution d’IBM bâtie sur RHPAM de RedHat (rachetée en 2018), mais « qui n’apportait pas les mêmes réponses », le choix s’est porté sur Camunda.

Le fait que cette solution repose sur du code open source n’a pas été un problème. « Notre contrat avec Camunda, basé sur un paiement à l’usage, nous apporte les mêmes garanties qu’avec une solution développée en propre par un éditeur, en termes d’intégration, de sécurité, de support, de personnalisation ou encore d’évolutivité, assure Jean-Christophe Deffontaines, ajoutant qu’il était important de limiter les fonctionnalités supplémentaires pour éviter toute dépendance technique ».

Pour cette même raison, il avait d’ailleurs été décidé dès la phase de réflexion de ne pas utiliser la corbeille de la nouvelle solution BPM qui allait être retenue, mais de réécrire celle déjà en place, très liée à FlowMind.

Depuis début 2022, au-delà de cette réécriture qui a ralenti le démarrage du projet, et de l’interfaçage avec les outils métiers, les équipes techniques de iMSA concentrent leurs efforts sur la migration de l’infrastructure technique et celle des 1 200 procédures modélisées, à périmètre iso-fonctionnel. « Pour faciliter et sécuriser l’opération, sans impact sur le travail des agents, nous avons développé un outil réalisant automatiquement la transposition du format de FlowMind à celui de Camunda, et les tests de nonrégression, explique Jean-Christophe Deffontaines. Nous validons actuellement cette démarche sur un échantillon représentatif de modélisations permettant d’explorer tous les cas d’usage en volume et en typologie. »

Après l’extinction progressive de FlowMind, la MSA entend profiter de son nouvel environnement pour procéder à des « évolutions fonctionnelles majeures » dans l’usage du workflow pour les agents. Il sera notamment possible de travailler sur n’importe quel dossier depuis n’importe quelle caisse.

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Le moteur et la corbeille

Dans la gestion des processus métier, la « corbeille » et le « moteur » sont les deux piliers des solutions d’orchestration des flux et des activités. Sorte de boîte de réception virtuelle, la corbeille est souvent l’espace où les tâches et les documents attendent d’être traités, en tenant compte de leur rôle et de leur rattachement organisationnel. À noter qu’à la MSA, la corbeille ne gère pas du tout le volet documentaire. Plus technique, le moteur fait référence à la mécanique ou au système central, en charge de gérer l’exécution des tâches et de contrôler le déroulement des processus. Il attribue notamment les tâches aux bonnes personnes en fonction des workflows modélisés, selon des critères comme la disponibilité des ressources ou la priorité des actions.

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Le Projet en Chiffres

35 caisses locales, et une caisse centrale

1 200 procédures de workflow

5 à 10 personnes au sein de l’équipe projet chez iMSA

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