Par défaut, la plupart des entreprises baissent leurs dépenses informatiques de façon globale. Sans distinguer ce qui relève ou non de l’avantage concurrentiel. Gartner propose une approche en trois couches pour une véritable politique d’optimisation des coûts.

La rentrée est synonyme des premiers arbitrages budgétaires. Alors que la reprise ne fait que pointer son nez, les DSI devront – comme les années précédentes – serrer dans leurs coûts.

Par facilité ou faute de stratégie, la plupart d’entre eux taillent dans à la hache dans leurs dépenses. Appliquant le plus souvent la même baisse quelle que soit la structure de coût. Un « coup de rabot » qui ne distingue pas ce qui relève de l’avantage concurrentiel ou du tout-venant.

Dans une note publiée cet été, Gartner propose d’adopter une approche en trois couches pour une véritable optimisation des coûts. Le cabinet d’études propose aux DSI «  de suivre un raisonnement plus scientifique » dans le choix des dépenses à sacrifier. Afin de se donner davantage de marge de manœuvre pour les investissements qui apportent de la valeur à l’entreprise.

Dans « la couche extérieure », on trouve justement ces dépenses IT qui la différencient de ses concurrents. Il s’agit des applications de front office qui gèrent la relation-client, des solutions de décisionnel ou des systèmes intégrés de gestion qui aident l’entreprise à mieux comprendre ses clients ou son marché.

« Une entreprise qui cherche à être extrêmement innovante ou à conduire une stratégie de différenciation consacrera une proportion plus élevée de sa base de coûts à ce domaine », avance Sanil Solanki, directeur de recherche au Gartner.

Une fois les coûts de cette couche extérieure identifiés, l’entreprise doit veiller à sanctuariser ces fonctions en les conservant en interne autant que possible. Dans le cas d’une externalisation, le prestataire pourrait être, en effet, amené à travailler pour un concurrent et divulguer ainsi des connaissances clés.

Le coût par utilisateur, un indicateur clé pour comparer les prestataires

La couche intermédiaire regroupe, elle les dépenses IT spécifiques au secteur d’activité dans lequel l’entreprise évolue. Par exemple, les coûts liés aux systèmes d’enregistrement des passagers pour une compagnie aérienne. C’est sur ce segment, que l’automatisation des tâches et l’industrialisation des processus permettent de gagner le plus en productivité.

Ces coûts étant partagés par l’ensemble des acteurs d’un marché, il est possible de les « benchmarker » en les isolant et en les ramenant au budget IT total sous forme de pourcentage. Pour reprendre l’exemple de notre compagnie aérienne, le coût par enregistrement s’élève à 1 euro par transaction alors qu’il descend à 60 cents chez les meilleures compagnies.

Enfin, «la couche intérieure » reprend les coûts des systèmes et applications liés aux fonctions de back-office de type RH, paie, finance ou bureautique. De nombreuses entreprises dépensent la majeure partie de leur budget informatique dans cette couche alors qu’ils n’apportent aucune différenciation.

Gartner préconise de diviser le total des coûts de la couche intérieure par le nombre d’employés. Ce calcul permettra de comparer plus facilement les prestataires qui avec le cloud computing ont largement adopté ce coût à l’utilisateur.
Pour rendre ces coûts aussi variables que possible et suivre l’évolution de la demande, il faut « éviter les contrats ayant un coût de licence fixe ou un engagement à long terme vis-à-vis d’une technologie. »