Tenir à jour la liste de ses fournisseurs quand on propose des milliers de références constitue un défi. Coliposte, qui a automatisé cette tâche, est désormais en mesure de s’assurer de la solvabilité de ses prestataires stratégiques.

Dès qu’un nouveau fabricant d’emballages était retenu pour réaliser les Colissimo, la corvée des employés de Coliposte débutait. L’un des deux agents responsables des approvisionnements prenait la fiche du prestataire et entrait ses références dans la base de données de l’entreprise. Rien de moins qu’une trentaine de cases à remplir dans SAP… Ce travail durait chaque fois une bonne dizaine de minutes. Mais les copistes ne sont pas infaillibles. Et les fautes, rares mais inévitables, avaient de pénibles conséquences. Les bons de commande étaient parfois envoyés au mauvais endroit. Et la livraison des emballages aux bureaux de poste prenait immédiatement du retard.

Besoin vital. Ce genre d’incident est aujourd’hui rarissime. Depuis septembre dernier, Coliposte, spécialisé dans le transport de colis en quarante-huit heures, s’est équipé d’un logiciel pour mettre à jour automatiquement la liste de ses fournisseurs. Le programme a été conçu par Stepbistep en collaboration avec Altares, acteur du recueil d’informations sur les entreprises.

Pour Coliposte, il s’agissait d’un besoin crucial. Il a, en effet, recours à plusieurs milliers de fournisseurs : des transporteurs, bien sûr, mais aussi des fabricants d’emballages, de machines de tri, de chariots ou des sociétés de prestations intellectuelles. Difficile d’actualiser manuellement une telle base de données. Rendre les informations plus fiables, c’était aussi se donner l’assurance de pouvoir les réutiliser pour bâtir des tableaux de bord précis.

Auparavant, les doublons, les erreurs de saisie dans les codes NAF (codes de nomenclature) ou la raison sociale mal définie d’un fournisseur nécessitaient, de la part des équipes d’approvisionnement, un travail de retraitement des données. Il devenait, par exemple, difficile de calculer le nombre de commandes passées auprès d’un même partenaire lorsque celui-ci était répertorié sous différentes dénominations.

Mais plus que tout, Stéphane Gontard, le directeur des achats de Coliposte, voulait disposer d’informations financières sur ses prestataires stratégiques. Histoire d’anticiper les mauvaises surprises éventuelles comme un dépôt de bilan. “ Depuis la crise de 2009, entre 1 000 et 1 500 acteurs du transport mettent la clé sous la porte chaque année. Un chiffre qui n’a rien d’anodin ”, souligne le responsable.

Lorsque le directeur des achats a appris, fin 2011, qu’Altares préparait une nouvelle solution avec Stepbistep, il n’a donc pas hésité longtemps. Il s’est rapproché des deux sociétés, et Coliposte a servi d’entreprise pilote pour le développement du logiciel. L’atout de ce qui allait devenir Business Add-on ? Sa simplicité d’utilisation.

Coup de balai. Il se présente comme un module intégré au progiciel SAP. Pour l’acheteur, peu de changement : lorsqu’il veut consulter les données d’un fournisseur, il clique sur la nouvelle icône apparaissant dans son application SAP. Elle donne accès aux informations sur les entreprises de la base d’Altares. Dès que l’acheteur commence à saisir le nom du prestataire, les références de ce dernier (adresse, codes Siret, Siren, etc.) lui sont automatiquement proposées. Il ne lui reste alors plus qu’à valider les données.

L’installation du logiciel Business Add-on, dont le coût est de l’ordre de 40 000 euros (hors abonnement à Altares), s’est effectuée en quelques jours. En revanche, deux mois de préparation ont été nécessaires. Car un grand nettoyage s’imposait au sein de la base de fournisseurs de Coliposte : près de 3 000 comptes ont été jugés obsolètes sur les 11 000 référencés ! “ Il s’agissait d’acteurs avec lesquelles nous n’avions plus d’opérations financières ou qui avaient mis la clé sous la porte, mais qui figuraient toujours dans nos listes ”, révèle Stéphane Gontard.

Grâce à cette solution, les responsables des approvisionnements ont divisé par trois le temps de saisie d’un nouveau prestataire. Fini également l’entretien régulier de la base : toutes les informations sont désormais mises à jour quotidiennement. Auparavant, des intervenants spécialisés effectuaient un nettoyage trimestriel du référentiel et cela coûtait à la société plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. “ Les données sont désormais fiables, et les tâches administratives des acheteurs considérablement allégées ”, résume Stéphane Gontard.

Mine d’informations. Ces derniers profitent également d’une information beaucoup plus riche sur les prestataires : les caractéristiques disponibles sont au nombre de 80. Mieux, les acheteurs de Coliposte disposent d’une fiche signalétique pour chacune des 1 000 références stratégiques de l’organisation (dont 30 à 40 % sont des transporteurs). Cette fiche combine les informations financières fournies par Altares, comme les éventuels plans sociaux en cours, ainsi que la notation financière de la structure. Elle comporte aussi des informations remontées depuis l’application SAP, telles que le montant des commandes déjà passées avec elle, le top 10 des articles les plus achetés et l’historique de la relation avec ce partenaire.

Ces données combinées aident à cerner, entre autres, le taux de dépendance d’un fournisseur vis-à-vis de Coliposte. Autant d’informations essentielles au moment de la négociation d’un accord-cadre, notamment. Dans leurs tableaux de bord, les acheteurs peuvent également lancer des recherches élaborées. Et trouver, par exemple, pour tout un panel de prestataires donné, ceux qui présentent un risque financier ou sont en cessation de paiement.

Ce type de requête a d’abord été mis en place pour une population à risque : celle des transporteurs. “ Beaucoup disparaissent du jour au lendemain. Nous voulons être plus vigilants à l’avenir et anticiper les problèmes éventuels ”, explique Stéphane Gontard. Plus question d’apprendre à la dernière minute la liquidation judiciaire de l’un d’eux. Et Coliposte dispose de toute façon désormais de solutions alternatives. L’assurance de livrer en temps et en heure leurs précieux colis aux clients.

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