Selon la dernière étude Mitel, les entreprises françaises pourraient économiser chaque année plus de 6 200 € par salarié en modernisant leurs outils de communications et de collaboration.

Menée conjointement par le cabinet Vanson Bourne, KelCor et Mitel, auprès de 2500 professionnels dans 5 pays dont la France, le rapport « Enquête productivité au travail et technologies De communication » examine les dernières tendances dans le domaine des communications d’entreprise et leur impact sur la productivité et la rentabilité des entreprises.

Selon l’étude, 49% des employés français interrogés (c’est un peu moins que les 54% à l’international) passent plus de la moitié de leur temps à communiquer et à collaborer.
Mais ils estiment qu’en moyenne 11% du temps total de leur journée est perdu en raison d’inefficacités dans les communications. Soit un coût estimé à 6200 € par salarié français.
D’ailleurs, 19% des collaborateurs français interrogés jugent « médiocres » les fonctionnalités des technologies de communication mises à leur disposition.

Pas étonnant quand on voit que l’email, le téléphone, et le face-à-face restent les trois modes de communication les plus fréquemment utilisés pour plus de 96 % des personnes interrogées.

Comparaison entre les méthodes de communication les plus utilisées et celles perçues comme les plus efficaces (au niveau international)

L’email et le téléphone, toujours plébiscités

Annoncé comme « mort » il y a quelques années, l’email reste même le moyen de communication le plus souvent utilisé pour 30% des collaborateurs français. Et seuls 8% des Français pensent que son utilisation va diminuer dans les 5 ans à venir alors qu’ils sont 50% à être persuadés de l’utiliser davantage à l’avenir.
Le « Face-à-Face » est, en revanche, le moyen jugé le plus efficace par 61% des Français interrogés. Mais les utilisateurs le conçoivent avant tout sous forme de rencontre physique. Car seulement 32% des interviewés français ont classé la vidéoconférence/visiophonie comme l’une des 5 méthodes de communication les plus efficaces.
Reste que les méthodes préférées ne sont pas nécessairement les plus employées. Et les taux d’usage de la vidéo restent extrêmement faibles (aux alentours de 1%) dans les 5 pays surveillés par l’étude.

La méthode de communication LA plus utilisée selon les pays.

 

Tchat et vidéo, une implantation encore difficile

On s’étonnera également du manque de popularité d’outils comme le Tchat, les espaces coopératifs en ligne, la vidéo ou encore les réseaux sociaux d’entreprise. Ce manque de popularité est à rapprocher d’une autre statistique fournie par l’étude. Seule une petite fraction des personnes interrogées met en cause la qualité ou les fonctionnalités médiocres des technologies de communication dont elles disposent. Pour la plupart des répondants (47% des utilisateurs français interrogés), s’ils jugent certains outils de communication inefficaces c’est par un manque de planification, de leadership, de formation !
Une statistique qui confirme largement que l’introduction des nouveaux outils de communication comme Slack ou Teams impose au préalable une vraie préparation, un vrai changement de culture collaborative au sein de l’entreprise. D’autant que 25% des responsables interviewés considèrent que cette sensation d’inefficacité des nouveaux médias de communication est liée à l’inévitable résistance au changement.
Le rapport rappelle que « pour éviter cet écueil, les organisations doivent définir correctement leurs objectifs, planifier les déploiements, motiver et former les collaborateurs. Dans la plupart des organisations, si les personnes comprennent le ‘pourquoi’, elles adoptent généralement avec enthousiasme le ‘comment’ ».

Les raisons de l’inefficacité des communications

Des raisons de rester optimistes

La bonne nouvelle, c’est que si l’entreprise fait les efforts de formation et d’organisation nécessaires, elle a toutes les chances de tirer profit de ces nouveaux outils de communication. Car 69 % des collaborateurs en France pensent que de meilleurs outils de communication et de collaboration permettraient d’améliorer leur productivité personnelle.
Par ailleurs, les employés sont tout à fait conscients du fait que l’inefficacité des communications a un impact négatif sur l’entreprise. 84 % des Français interrogés peuvent citer au moins une conséquence préjudiciable à l’entreprise liée à de mauvaises pratiques de communication.

Problèmes engendrés par des communications inefficaces

Le rapport note également que « près de la moitié des personnes interrogées souhaitent moins de réunions et de conférences audio. Et lorsqu’elles ont lieu, elles souhaitent que ces réunions soient mieux organisées et gérées. Avec des réunions moins fréquentes mais plus efficaces, 17% des Français interrogés s’attendent à voir une augmentation de leur propre productivité.
La cohérence et l’homogénéité des outils de communication dans l’ensemble de l’organisation sont des éléments fondamentaux pour profiter pleinement du potentiel de ces outils : en France comme au niveau international, 40 % des personnes interrogées déclarent qu’un ensemble plus cohérent d’outils de communication leur permettrait d’atteindre une augmentation de 18 % dans leur productivité personnelle.

Les différentes façons d’améliorer l’efficacité de la collaboration en entreprise avec une estimation des gains en productivité engendrés

La différence générationnelle n’est pas si marquée

Les DSI considèrent souvent que les nouveaux outils de communication sont adoptés plus facilement et plus rapidement par les jeunes générations. Si l’enquête confirme effectivement une appétence supérieure des jeunes pour les tchats et espaces collaboratifs, celle-ci n’est pas aussi marquée ni remarquable qu’on ne le croit. Les différences existent mais les similitudes sont finalement plus remarquables.

Différences de perception des outils de communication les plus utilisés selon les générations

Au final, le rapport rappelle quand même une évidence : la productivité au travail est profondément affectée par les pratiques et les technologies de communication et de collaboration d’une entreprise.
On regrettera cependant que l’étude ne s’intéresse pas davantage aux nombreuses innovations qui devraient considérablement impacter non seulement les outils mais aussi les pratiques de communications en 2020 et au-delà : les assistants vocaux, les technologies de réalité mixte et les avatars en hologramme (des fonctionnalités déjà présentes dans Dynamics 365 via les Hololens par exemple), le rôle croissant des « knowledge graphs » et de la géolocalisation dans les outils collaboratifs…

Source:
Mitel – Rapport sur la Productivité au travail et les technologies de communication