Les cinq erreurs à éviter dans une présentation Powerpoint

Du discours soporifique aux transparents ringards, en passant par les graphiques surchargés et les interminables listes à puces, les occasions de rater une conférence sont nombreuses. Voici les principales chausse-trapes à éviter pour conserver l’attention de l’auditoire.

Par Arnaud Cassagne, directeur technique chez Nomios (performance et sécurité du SI).

Une conférence ratée fait autant parler d’elle qu’une autre réussie. Pour ne pas courir le risque de vous tailler une mauvaise réputation dans votre milieu professionnel, voici les cinq erreurs à ne plus commettre lorsque vous cherchez à convaincre un auditoire en vous aidant d’une présentation Powerpoint.

Erreur 1 : Se contenter de lire ses slides Powerpoint

Redire mot à mot ce qui s’affiche à l’écran est une très mauvaise idée : l’assistance lit votre texte plus vite que vous et arrête rapidement de vous écouter. En revanche, reprendre en ouverture un détail de l’actualité mobilise l’attention de la salle. Racontez une histoire, imagez vos propos avec des exemples décalés pour marquer les esprits.

Faire un parallèle avec les voitures, les avions ou les bus est une méthode qui fonctionne dans la plupart des cas, en particulier si vous devez expliquer les avantages techniques d’un produit. Avec des véhicules, il est possible de faire comprendre les notions de vitesse, d’embouteillage, de quantités transportées ou de parcours.

Sans regarder l’écran, vous redoutez peut-être de perdre le fil de votre conférence ? Munissez-vous d’une antisèche : des fiches, le plan de votre exposé ou bien un appareil mobile. Le logiciel i-Clickr, compatible avec toutes les tablettes et tous les smartphones, affiche dans votre main le rappel du transparent en cours ainsi que celui qui va suivre. Cependant, attention à ne pas garder les yeux rivés sur vos notes : si votre présentation est bien faite, le public ne jettera qu’un œil à l’écran et concentrera toute son attention sur vous.

En posant les questions dès le début, les plus réservés seront davantage incités à participer. Laisser vos prospects poser leurs questions au fur et à mesure permet, par ailleurs, de cerner leurs centres d’intérêt. Cette démarche sera, bien entendu, facilitée par la disposition de la salle : lorsque c’est possible, installez-vous à côté ou au milieu des personnes que vous souhaitez convaincre.

Erreur 3 : Surcharger ses diapositives

Abandonnez définitivement les graphiques surchargés et les listes à puces qui n’en finissent pas. Pendant que votre assistance se concentre pour lire tout ce texte, voire se pose des questions à son sujet, elle ne vous écoute pas. Résumez l’idée de votre slide en une phrase simple afin que les gens s’en souviennent.

Eventuellement, faites passer un message percutant en disposant du texte seul au beau milieu d’un transparent, et ralentissez le rythme de votre discours à ce moment-là. Pour le texte des slides plus classiques, utilisez une grosse police de caractères afin de mettre en exergue le point clé, même si cela paraît quelquefois choquant visuellement. Le secret du bon goût est de se limiter à deux polices de caractères pour l’ensemble du Powerpoint.

Votre auditoire consulte quotidiennement de nombreuses pages Web et sera, consciemment ou non, rassuré si votre présentation utilise les mêmes codes de couleurs. Optez pour des caractères “ bâton ” bleus sur fond blanc, comme sur les réseaux Facebook et Twitter, ou des typographies blanches à empattements sur fond noir, comme les présentations d’Apple.

Pour exprimer les données visuellement, adoptez la toute dernière mode des “ infographiques ”. Ces visuels, beaucoup plus percutants que le bon vieux camembert, sont à la fois jolis à regarder et synthétiques, et résument généralement en un clin d’œil à peu près n’importe quelle idée. Pour réaliser les vôtres gratuitement à partir de vos mots ou de vos tableaux, rendez-vous sur le site Infogr.am. Vous y trouverez de nombreux modèles, déjà construits par les internautes sur quasiment tous les sujets.

Enfin, inspirez-vous des Powerpoint que les internautes postent sur le site Slideshare.net afin de vous imprégner de l’air du temps. Cherchez en priorité les présentations des sociétés leaders dans votre domaine d’activité, elles sont souvent exemplaires.

Erreur 4 : Accélérer pour finir dans les temps

Il est primordial de bien connaître votre timing. Vous éviterez ainsi de vous apercevoir, au bout de vingt-cinq minutes, qu’il ne vous en reste plus que cinq pour la seconde moitié de votre présentation. Le bon rythme ? Un transparent par minute, avec un exposé découpé en quatre parties de même longueur.

Entraînez-vous à voix haute devant un miroir, enregistrez-vous ou filmez-vous afin d’apprendre à gérer votre débit de paroles. Parlez vite ou lentement, comme vous le sentez. Un discours très dynamique gardera l’assistance attentive, mais gênera la prise de notes. Trop lent, vous serez soporifique, notamment après le repas. Entraînez-vous devant des collègues très critiques, qui vous donneront un avis objectif sur votre prestation et le contenu du Powerpoint. Mieux vaut se faire critiquer en interne que d’être médiocre devant 50 prospects.

Erreur 5 : Se laisser piéger par un problème matériel

Si vous ne pouvez pas brancher votre Macbook sur le projecteur parce qu’il n’est pas compatible, vous devrez effectuer votre présentation par oral, sans support ! Il est donc impératif de tester le matériel au préalable. Arrivez sur le lieu de la conférence au moins trente minutes avant votre prestation pour pouvoir, en cas de problème, trouver sereinement une solution.

Ayez une copie de votre présentation sur clé USB pour la lancer depuis un ordinateur qu’on vous prête. Convertissez-la en PDF, pour le cas où cet ordinateur serait un PC incapable de relire un fichier Keynote créé sur Mac. Et si vraiment vous craignez la panne, rien ne vous empêche de garder en poche un vidéoprojecteur miniature ? un picoprojecteur ? avec sa batterie chargée. Au cas où…

Trois points primordiaux

Faites relire le support par une autre personne avant sa diffusion.

Ainsi, votre présentation pourra servir de référence plusieurs années après sa conception.

Souriez, articulez, parlez de vous le moins possible et impliquez souvent l’auditoire.