Gouvernance
Vinci Energies centralise ses flux de factures et de commandes
Par Thierry Parisot, publié le 04 juin 2024
Pour améliorer l’efficacité, la productivité et la visibilité sur ses processus d’échanges de factures et de commandes avec ses clients et fournisseurs, la filiale du groupe Vinci a déployé une plateforme unique centralisant les flux à l’échelle mondiale.
Lors de la dernière décennie, Vinci Energies a connu une croissance soutenue, intensifiée par plus de 200 acquisitions, entraînant une décentralisation et une multiplication des outils informatiques utilisés.
Pour maintenir et même accroître l’efficacité, la productivité et la visibilité sur ses activités, l’entreprise a initié un projet de rationalisation et d’optimisation des processus. Objectif : déployer un ERP par pays basé sur un même socle, SAP S/4Hana, ainsi qu’une plateforme pour centraliser les flux de factures et de commandes clients et fournisseurs dans le monde.
Pour le second projet, porté par la DSI et la direction financière, avec l’implication des opérationnels des achats et du commerce, « deux raisons ont accéléré son lancement, en 2016, dans l’Hexagone, indique Samuel Tickner, invoice digitalisation manager au sein de la DSI de Vinci Energies en France. Une raison règlementaire, puisqu’en tant que fournisseur de l’État, l’entreprise allait être obligée, à compter du 1er janvier 2017, d’envoyer ses factures par voie électronique via le portail Chorus Pro. Mais aussi une raison technique, liée au décommissionnement de la solution que l’entreprise utilisait alors pour dématérialiser une partie de ses factures sortantes », suite à l’annonce par son éditeur d’un arrêt définitif fin 2017.
Fin 2023, plus de 5,5 millions de documents entrants et sortants dématérialisés étaient gérés à travers la nouvelle plateforme, dans 29 pays.
Un catalyseur nommé Chorus Pro
À l’époque, du fait de ces contraintes et des gains à attendre d’une réduction des délais d’envoi, et donc de traitement et d’encaissement, il est décidé de commencer par la problématique de la facturation sortante. « Sur le plan technique, c’était aussi le volet le plus lourd à gérer, notamment pour reconstruire les flux avec nos plus importants clients historiques », complète Samuel Tickner. « Après un appel d’offres, rythmé par plusieurs “rounds” de présentation et d’entretien, Basware s’est détaché, grâce notamment à sa présence internationale et à la couverture fonctionnelle des solutions proposées, pour traiter aussi bien les documents entrants et sortants au format électronique, dans différents formats, que ceux à numériser, détaille Christophe Appercé, coordinateur de division chez Vinci Energies en France. La facilité d’interfaçage avec SAP était aussi un aspect primordial, poursuit- il. Tout comme le modèle économique, “indolore” pour nos fournisseurs, afin de faciliter leur adhésion. »
En 2017, la première phase du projet porte sur le remplacement de la solution existante, avec les premières activations durant l’été pour Chorus Pro, puis quelques clients en flux EDI ou PDF par mail. Progressivement, le projet est étendu aux factures intra-groupe, entre Vinci Energies et les autres entreprises du groupe Vinci, puis aux factures entre les différentes entités de Vinci Energies, et enfin aux factures entrantes, en France. Cela, pour tous les formats potentiels de factures, y compris la saisie via un portail et la numérisation.
En 2018, le déploiement à l’international est initié, d’abord en Allemagne, en Belgique, aux Pays- Bas, en Espagne et au Portugal, avec, à l’échelle mondiale, des volumes potentiellement concernés impressionnants : 5,2 millions de factures fournisseurs et 1,9 million de factures clients par an.
Samuel Tickner
Invoice digitalisation manager au sein de la DSI de Vinci Energies
« La nouvelle plateforme a permis d’optimiser les flux de facturation et de commandes, avec les clients et les fournisseurs, et de renforcer la conformité aux réglementations internationales en vigueur. »
Dans la foulée, le processus de numérisation des 2,1 millions de commandes fournisseurs annuels est lancé. Mais pas celui des commandes clients. « Non seulement nous n’avions pas d’attente particulière sur le plan opérationnel, mais les quelques clients que nous avons contactés pour activer le flux n’étaient pas prêts pour les émettre via notre nouveau dispositif », explique Samuel Tickner.
Depuis, le déploiement de Basware se poursuit, au rythme des démarrages de SAP dans une trentaine de pays cibles, en tenant compte aussi des nouvelles acquisitions et des volumes en jeu. Les entités plus petites, qui continueront d’utiliser d’autres ERP encore présents dans l’entreprise, ne sont pas concernées.
Fin 2023, plus de 5,5 millions de documents entrants et sortants dématérialisés étaient gérés à travers la nouvelle plateforme, dans 29 pays, couvrant près de 40 % des factures sortantes, avec 18 000 clients, et 90 % des factures entrantes, avec 150 000 fournisseurs. « Sur le périmètre des commandes fournisseurs, nous avançons moins rapidement car l’objectif était surtout de dématérialiser les factures, avec la réduction des délais de paiement comme priorité », explique Samuel Tickner.
Les bénéfices du nouveau dispositif, qui mobilise aujourd’hui une trentaine d’experts métiers en France et une vingtaine de collaborateurs au sein de la DSI, sont multiples.
Le projet a d’abord conduit à une normalisation des processus techniques de facturation et de commande, en centralisant les flux et en traitant tous les formats. Tous les opérationnels peuvent désormais accéder facilement et rapidement aux documents, et agir sur les flux de validation et de mise en paiement. « Le dispositif a permis de réduire le temps de traitement et théoriquement les coûts associés, tout en sécurisant des opérations », assure Christophe Appercé. À la clé, une maîtrise des délais de paiement des fournisseurs, et de règlement par les clients.
La nouvelle plateforme garantit enfin la conformité des processus, pour respecter les réglementations internationales en vigueur dans les différents pays concernés, en particulier en France dans la perspective de la généralisation de la facturation électronique à horizon 2026.
Une phase pilote avant le déploiement de l’e-facturation
Malgré le report de la généralisation de la facturation électronique en France, initialement prévue pour la mi-2024, Vinci Energies n’a pas modifié son calendrier. Mieux, l’entreprise a choisi de participer avec Basware à la phase pilote, en 2025, en amont des deux nouvelles échéances de mise en place : septembre 2026 pour l’obligation de recevoir pour tous et l’obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI, et septembre 2027 pour l’obligation d’émission pour les PME et TPE. « Nous avons pris cette décision pour être en avance de phase sur le dispositif et tester notre système en conditions réelles », argumente Samuel Tickner.
Du côté de Basware, dont la demande d’accréditation en tant que Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est en cours d’instruction, ce pilote permettra de « monitorer l’ensemble des flux avec le Portail public de facturation (PPF) et le processus d’interopérabilité avec les autres plateformes », dans le cadre du dispositif « en Y » défini par le ministère de l’Economie et des Finances.
Le projet en chiffres
1 900 unités commerciales (1 000 entités légales) concernées dans 65 pays
135 000 clients, avec au moins une facture en 2023
182 000 fournisseurs, avec au moins une facture en 2023
L’entreprise
Activité : Infrastructures d’énergie, de transport et urbainesEffectif : 90 000 collaborateursCA (2022): 16,7 Md€
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