Le groupe Vitamine T adopte la solution SIRH de PeopleSpheres

RH

Vitamine T homogénéise ses pratiques et ses flux de données RH

Par Laurent Delattre, publié le 30 mars 2023

Dans un contexte RH très diversifié, tant sur le plan des caractéristiques des métiers que des logiciels qui les gèrent, la plateforme PeopleSpheres a permis à l’entreprise d’insertion Vitamine T d’homogénéiser et d’optimiser ses pratiques. Le tout sans passer par la case complexe et coûteuse d’un SIRH.

Créé il y a plus de 40 ans, le groupe Vitamine T est spécialisé dans l’insertion par l’activité économique. Il contribue à faciliter l’accès à l’emploi à des populations fragiles, peu ou mal formées, en leur faisant signer des contrats aidés (CDD d’insertion), correspondant à de réelles missions, et subventionnés en partie par l’État.

Les 200 métiers concernés par ces contrats sont réunis en quatre pôles d’activité (recyclage & industrie, services, solutions RH, alimentation saine & durable) et 29 filiales. À la clé, des conventions collectives différentes qui s’appliquent à pas moins de 5 500 personnes à un instant t. Celui-ci est de surcroît limité puisque les contrats de travail ont une durée plafonnée à deux ans, sauf pour les 1 100 permanents parmi lesquels figurent une quarantaine de CISP (Conseillers en insertion sociale et professionnelle) et 40 autres personnes spécialisées en « Gestion des Richesses Humaines ».

Une lourde charge administrative

« La charge administrative est importante », explique Fabrice Denoual, le DSI nommé en 2019 chez Vitamine T, notamment pour mener à bien le projet d’entreprise Cap 22 élaboré « pour mieux gérer l’humain ». « Chaque personne accompagnée doit être enregistrée au départ, sortie à la fin, et peut faire l’objet de plusieurs renouvellements de contrat. Elle est suivie dans ses formations, mesurée en compétences et, entre-temps, accompagnée dans de nombreux actes de la vie quotidienne connexes au contrat de travail, par exemple la recherche d’un logement. »

Jusqu’en 2019, ces opérations étaient réalisées avec quatre logiciels de paye et trois solutions de gestion des temps hétérogènes. Les autres activités RH étaient menées de manière artisanale et Cap 22 avait pour objectif de dématérialiser les domaines du recrutement, de la formation et des entretiens d’évaluation et de développement…

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La question de l’unification, de l’accessibilité et de la fiabilité des données multisectorielles était importante, d’autant que l’activité subventionnée nécessite un respect scrupuleux du cadre légal. Il était aussi primordial de disposer d’accès sécurisés et différenciés aux informations RH selon les interlocuteurs, avec un focus sur les salariés aidés, souvent mal à l’aise avec l’outil numérique. « Nous ne voulions pas nous lancer dans un projet trop structurant, avec une solution centrale pour gérer les dossiers, de type SIRH. PeopleSpheres a été choisie pour cela, sur la base d’un appel d’offres comprenant pas moins de 500 questions. »

La plateforme RH en mode SaaS propose en effet une unification des accès aux différents logiciels et données RH en place dans les entreprises, éventuellement complétée par des modules manquants. Ici, la base de données de référence contient des informations basiques pour chaque salarié, enregistrées à la signature de son contrat, et enrichies ensuite au niveau de chaque intervenant du groupe en fonction de ses besoins RH spécifiques. « La base a trois sources d’alimentation : un flux lié au recrutement, les formulaires remplis par les salariés ou les personnels RH, et enfin les contrats de travail. Mais pour chaque salarié, chaque information n’est saisie qu’une seule fois, contre jusqu’à 18 fois dans la situation antérieure ! »

En avance sur le planning

La solution, mise en production à l’automne 2021 dans une première entreprise, a été généralisée dans les 28 autres en un an, en avance sur le planning prévu. Elle a été connectée aux sept progiciels en place, grâce à des interfaces développées par les équipes de l’éditeur.

Six autres logiciels RH ont ensuite été reliés, parmi lesquels Agrume, pour le juridique et la gestion des contrats, et Cornerstone pour la gestion des talents (permanents et personnes en parcours d’insertion).

Fabrice Denoual,
DSI du Groupe Vitamine T


« La solution est très modulaire. De type no-code, elle se construit comme un Lego. Les équipes terrain ont pu concevoir elles-mêmes les écrans qui leur correspondaient. »

« Par rapport à un SIRH, très contraignant sur les process à suivre, nous avons la possibilité de respecter les différentes manières de travailler dans le groupe, tout en rationalisant la circulation des données utiles à partager, par exemple lorsqu’on veut faire des statistiques sur l’ensemble des personnels, malgré des statuts, et des logiciels qui les gèrent, très différents. »

La clé de ce succès, selon Fabrice Denoual, réside dans la simplicité de réalisation des interfaces de saisie, adaptées à chaque métier. Et pour cause, ce sont eux qui les ont imaginées. « La solution est très modulaire. De type no-code, elle se compose comme un Lego. Les équipes terrain ont pu concevoir elles-mêmes les écrans qui leur correspondaient. Et nous avons malgré tout pu dégager un processus standard, avec des déclinaisons sur mesure. Sa trame centrale est un écran dynamique qui se déploie en fonction du contexte métier. »

Le soutien des dix référents métiers, ravis d’avoir participé au projet et de mettre en valeur leur savoir-faire, a également été déterminant. Et le projet continue sa route, sans préjudices liés aux mises à jour régulières des logiciels installés : « Grâce aux API développées par PeopleSpheres, il n’y a pas d’effets de bord, le hub de données reste stable. »
Des API qui ont été de plus développées pour un coût global assez modique. « Les frais sont restés dans le budget initialement prévu. Y compris les frais d’utilisation de la plateforme, que nous avons négociés sur la base de 4 500 licences pour trois ans. »
Et si le budget total reste confidentiel, il est très largement inférieur à celui d’un SIRH et de son intégration.


Unifier les flux et les solutions RH

Qu’il s’agisse de multinationales ‒ avec des droits du travail différents selon les pays et des instanciations de logiciels multiples ‒, de sociétés qui grandissent par croissance externe et doivent intégrer des solutions RH existantes, ou encore, comme chez Vitamine T, d’organisations longtemps dépourvues de DSI et dont le SI s’est constitué de façon hétérogène au gré des initiatives des métiers, toutes finissent par avoir un besoin d’homogénéisation de leurs processus et de leurs données, à la fois pour disposer d’une vision globale de leurs ressources humaines et pour optimiser les processus, côté DRH comme pour les salariés.

Si la réponse apportée par les SIRH a eu le vent en poupe pendant 20 ans, l’approche best of breed séduit de plus en plus d’entreprises, aidées en cela par la multiplication des solutions métiers disponibles en mode SaaS et, surtout, la simplicité apportée par les approches de type portail.


Le projet en quelques chiffres

15 actes de saisie qui disparaissent sur 18
42 flux de données
13 progiciels métiers interfacés


L’ENTREPRISE

Activité : Entreprise d’insertion sociale
Effectif : 5 500 collaborateurs
CA       : NC

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