Gouvernance
Changement express d’ERP pour Fast Retailing
Par Thierry Parisot, publié le 21 juillet 2023
Quatorze mois ont suffi au groupe de distribution d’habillement japonais Fast Retailing pour changer d’ERP sur le périmètre de ses activités européennes, avec l’appui du cabinet Citwell. Les clés du succès : un processus de décision rapide et une méthodologie rigoureuse, notamment lors de la reprise de données et de la recette.
Si un projet ERP s’étale en général sur plusieurs années, celui mené par le distributeur textile Fast Retailing (Uniqlo, Comptoir des Cotonniers, Princesse tam.tam, Theory) a été plus expéditif. « J’avais demandé entre dix-huit et vingt mois à ma direction, qui m’en a accordé seulement quatorze pour basculer avant le Black Friday de l’année suivante », se rappelle ainsi Serge Lengagne, le DSI Europe du groupe.
La justification du projet, à mener sur le périmètre européen et baptisé « Sky », était claire : un retard accumulé dans la modernisation des systèmes, avec une version « vieillissante » de l’ERP Dynamics AX installée dix ans plus tôt, dépassée et peu documentée malgré les multiples développements spécifiques. « Non seulement cet environnement générait de nombreux dysfonctionnements et erreurs, mais il couvrait mal les nouveaux enjeux du e-commerce et n’offrait pas un suivi efficace des indicateurs de performance », détaille le responsable.
La qualité des données (ventes, stocks, coûts, etc.) laissait elle-même à désirer, et la consolidation dans Excel ne facilitait ni leur exploitation ni leur partage.
Le Black Friday pour horizon
Pour toutes ces raisons, le déploiement d’un nouvel ERP s’imposait donc. Juste avant l’été 2021, au terme d’une phase de cadrage « complet et détaillé » menée par le cabinet Citwell, avec lequel Serge Lengagne avait déjà collaboré, un appel d’offres est lancé auprès de huit intégrateurs SAP. La solution S/4Hana avait en effet été préalablement choisie, pour sa réponse globale et son module CAR (Customer Activity Repository) offrant une base commune et un modèle de données de transaction harmonisé, crucial pour gérer les stocks en temps réel, ainsi que pour les facilités de récupération de l’existant. « Rien ne nous a été imposé et nous avions carte blanche. Mais nous savions que SAP était la solution financière de la maison mère en Asie, avec laquelle nous devions nous synchroniser », précise le CIO Europe.
Le nouvel ERP assure un meilleur suivi de l’activité des magasins, permettant d’optimiser les flux logistiques et de fiabiliser les stocks en temps réel
À partir de septembre 2021, les quatre premiers mois sont consacrés à la conception et au design du futur système avec les équipes de Viseo, l’intégrateur retenu. Puis environ cinq mois à sa réalisation, en séparant la création des données de référence et celle des flux transactionnels, et en restant au maximum dans les standards. Enfin cinq autres mois à la recette et au déploiement, jusqu’au « go live » en novembre 2022 après un « Big Bang », en tous cas vécu comme tel par les équipes, sur deux semaines.
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Un projet qui va au delà du seul déploiement de l’ERP
Dans ce déroulé, « le projet ne s’est pas limité à la mise en œuvre du nouvel ERP, insiste Serge Lengagne. Il incluait aussi les systèmes connexes (points de ventes, site e-commerce, commandes, etc.) qui devaient être remplacés ou remis à niveau, avec comme ambition de tout démarrer au même moment. Nous en avons profité pour revoir les interfaçages en nous appuyant sur la plateforme d’intégration Mulesoft, avec l’appui de Devoteam. »
En outre, deux phases ont fait l’objet d’une attention renforcée : la reprise des données et la recette. Elles ont d’ailleurs conduit Fast Retailing à faire appel à des spécialistes, et à mettre en place deux « rangers », c’est-à-dire des profils de terrain chargés du suivi des opérations, à temps plein. « La reprise des données dans près de 180 sources différentes, complétée par leur nettoyage, nous a évité ‘l’effet tunnel’ en nous permettant de travailler sur les processus à partir de bases saines, explique Serge Lengagne. Quant aux tests, ils ont été menés avec B/Acceptance selon une méthode rigoureuse de tri des anomalies, d’affectation des corrections à effectuer et de suivi draconien des actions. »
Serge Lengagne,
DSI Europe de Fast Retailing
« En plus de respecter le budget et le calendrier prévus, nous avons répondu aux attentes et dépassé nos objectifs. »
La conduite du changement, elle, n’a pas suivi une méthodologie « formelle ». « Avec 150 à 200 utilisateurs concernés, il n’était pas nécessaire de désigner des “key users” pour enclencher et accompagner le mouvement, explique Serge Lengagne. Nous avons simplement organisé en amont des ateliers de formation aux fondamentaux de SAP, puis communiqué de façon régulière à travers un comité de coordination, pendant que les équipes de Citwell assuraient le lien entre l’informatique, l’intégrateur et les métiers. »
Des moyens renforcés pour compenser les délais serrés
Avec aujourd’hui six mois de recul, Serge Lengagne se félicite d’avoir atteint et même dépassé les objectifs fixés dans le timing imposé. « Il faut dire que la direction du groupe, consciente du défi, nous a donné les moyens et toute la latitude dont nous avions besoin, reconnaît- il. Nous avons ainsi pu adopter une approche “best-of-breed”, avec les meilleurs outils et les meilleures équipes, ce qui imposait toutefois un pilotage rigoureux ».
En termes de résultats, le nouveau système hébergé dans le cloud a permis d’améliorer la transparence financière, par une meilleure communication avec la maison mère et une plus grande maîtrise des indicateurs de performance, et d’optimiser la supply chain en fiabilisant les stocks et en optimisant les flux. Pour effectuer ces suivis, quasiment en temps réel, Excel a quasiment disparu.
Surtout, « nous avons posé les bases de l’omnicanalité, qui fait désormais partie des principaux axes d’évolution dans les mois à venir », conclut Serge Lengagne.
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La pandémie de Covid, un frein devenu accélérateur
La réussite du projet de Fast Retailing, sur un temps aussi court, est d’autant plus remarquable que le chantier s’est déroulé en pleine pandémie de Covid-19. D’abord perçue comme un handicap, du fait de la dispersion des équipes et de l’isolement, la situation a finalement été salutaire. « Indirectement, les changements de mentalité et des outils induits par cette crise nous ont beaucoup aidés, en facilitant et accélérant les prises de décision », explique Serge Lengagne.
Les entreprises ont en effet découvert que les laptops et les réseaux d’aujourd’hui permettaient de tenir une réunion, de travailler sur un même document, de partager du contenu, etc., depuis n’importe où, ou presque. Cela, de manière rapide et sécurisée, à travers des outils collaboratifs et de visioconférence matures et fonctionnels (Teams, Zoom, etc.) longtemps perçus comme des « futurs prometteurs », mais qui n’arrivaient pas.
LE PROJET EN CHIFFRES
300 magasins concernés par le projet (Europe), sur 3 000
25 pays à travers le monde
60 personnes (ETP) impliquées dans le projet, dont 80 % d’intervenants externes
6 000 étapes de test avec correction de plus de 3 000 bugs
L’ENTREPRISE FAST RETAILING
Activité : Distribution d’articles d’habillement
Effectif : 57 000 collaborateurs
CA : 16,7 Md€ (2022)
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