Après une phase pilote de sept mois, l’entreprise de services IT a mis ses postes de travail en libre-service. Objectif : réduire ses coûts et faciliter le travail collaboratif.

Ranger la pile de dossiers, retirer les Post-it de l’écran, jeter les gobelets de café vides … Comme tous les soirs à cette heure-là, les salariés d’Axa Group Solutions se livrent à un grand ménage. Non qu’ils soient des monomaniaques du rangement. S’ils laissent leur bureau impeccable en partant, c’est parce que leur employeur a supprimé les postes de travail nominatifs. Chaque matin, ils choisissent donc leur bureau en fonction de leur humeur et de leur programme. Comme Karine Vimart, chef de projet Web, qui travaille ce jour-là aux côtés d’un collègue designer pour définir la mise en page HTML d’un projet, mais qui se rapprochera la semaine suivante d’un autre collaborateur pour attaquer la prochaine étape.

Dans cette entreprise de services informatiques du Groupe Axa (un des premiers groupes d’assurance et de gestion d’actifs avec 90,1 milliards d’euros de chiffres d’affaires en 2012 et 160 000 collaborateurs, dont plus de 113 000 en CDI), on a commencé à réfléchir à cette nouvelle façon de travailler, baptisée Flex’Work en 2011. Objectif ? Profiter du déménagement prévu alors pour optimiser son organisation.

Dossier sensible. “ Nos collaborateurs ne sont jamais tous présents en même temps puisqu’ils prennent des congés, sont en déplacement, en réunion… A l’époque, nous disposions donc en permanence d’espace et d’équipements momentanément inutilisés. Nous cherchions un moyen de réduire ces coûts superflus ”, explique Karim Bouchema, président d’Axa Group Solutions. Les équipes étant le plus souvent constituées autour de projets précis (le fameux “ mode projet ”), elles sont constamment recomposées à mesure que ces derniers se créent, avancent et s’achèvent. “ Avec des bureaux nominatifs, cela devenait un vrai casse-tête car dès qu’un groupe de travail grossissait, il fallait ajouter des postes ou déplacer l’équipe voisine ”, explique Benjamin Ducos, en charge du projet Flex’Work.

Sujet sensible, le projet de suppression des bureaux personnels a dû être mené avec doigté. Le groupe y a associé tous les métiers concernés (RH, logistique, informatique, communication…) et a conduit une expérimentation de sept mois sur 100 collaborateurs avant de l’étendre progressivement à tout le personnel français (650 personnes dont 350 salariés). “ Le test s’est très bien passé : nous menions des réunions d’information régulières et rencontrions des interlocuteurs très à l’écoute de nos problématiques ”, raconte un des anciens participants, Jean-Jacques Kopp, chef de projet IT. Tout le personnel a été mis à contribution : les managers sont logés à la même enseigne que les autres salariés ; quant aux directeurs, seuls à disposer encore de leur propre bureau, ils sont tenus de le laisser à disposition des employés lorsqu’ils sont absents.

L’entreprise a dû se doter d’équipements adéquats, par exemple des casiers personnels afin que chaque employé puisse ranger ses affaires lorsqu’il libère son poste. “ Le Wi-Fi et des PC portables pour tous étaient également indispensables, précise Benjamin Ducos. Ainsi, les salariés ne sont pas contraints de travailler à leur bureau et peuvent utiliser les salles de réunion ou des espaces plus calmes que nous avons aménagés. ”

Des logiciels de téléphonie (softphone) et des casques leur permettent de se déplacer en conservant leur numéro de téléphone. Et la mise en place des logiciels de visioconférence Webex et Skype offrent à ceux qui travaillent à domicile la possibilité de dialoguer avec leurs collègues comme s’ils étaient présents. Car après un test mené en 2010, la société a aussi autorisé le télétravail. Les salariés peuvent plancher jusqu’à deux jours par semaine à domicile, sous certaines conditions (que leur activité soit compatible avec ce mode de fonctionnement et que leur travail ait reçu une appréciation positive, par exemple).

Gains à tous les étages. Ces équipements représentent un surcoût par poste d’environ 5 %. “ Les deux comptages quotidiens effectués durant la phase pilote nous ont montré qu’à tout instant, près de 20 % de nos salariés se trouvaient à l’extérieur, en déplacement ou en congés. Nous avons donc pu réduire d’autant le nombre de postes ”, explique Benjamin Ducos. In fine, les dépenses liées à l’achat d’équipements ont diminué de 16 %. Quant aux coûts immobiliers, ils ont été rognés de 15 %, une partie de la surface gagnée étant réutilisée pour aérer l’espace.

Chez Axa Group Solutions, salariés et managers s’accordent à vanter le gain de productivité permis par ce dispositif. “ Etre assis à côté de ses équipiers facilite la discussion, explique Jean-Christophe Rieu, expert digital. Avant, parvenir à les réunir au même endroit prenait parfois plus d’un mois ! ” Assumant alors un rôle de manager, Jean-Jacques Kopp a aussi apprécié de s’installer à côté d’un collaborateur différent chaque jour : “ Cela m’a aidé à m’immerger dans l’équipe, à dialoguer plus aisément avec mes collègues sur les difficultés rencontrées et à coacher ceux qui en avaient besoin. ” Le sondage réalisé par la direction sur les 100 testeurs est du reste encourageant : 85 % se déclarent satisfaits du Flex’Work. En mettant fin à l’éternelle guéguerre pour le meilleur bureau, cette organisation a également permis, selon Jean-Christophe Rieu, d’apaiser les relations internes.

Manager par la confiance. Le Flex’Work n’a cependant pas que des avantages. “ Devoir ranger nos affaires matin et soir nous fait perdre près d’une demi-heure par jour, confie une salariée. Ne plus disposer d’un espace personnel s’est révélé pénible, d’autant que nous travaillons dans un environnement stressant. ” Pour Brigitte Zouari, coordinatrice syndicale nationale de la CGT au sein du groupe Axa – signataire de l’accord sur le télétravail avec les autres syndicats – le plus inquiétant reste cependant l’impact sur les conditions de travail : “ Certes, cela aide à mieux concilier vie privée et vie professionnelle. Mais il y a le risque que les employés travaillant à domicile soient moins reconnus, moins entourés et moins promus. ”

Les responsables doivent donc se doter d’une compétence délicate, celle de manager des collaborateurs plus mobiles. “ Cela implique de faire confiance à ses équipes ”, fait valoir Jean-Christophe Rieu. A l’entreprise également de s’assurer que les salariés sur place et à domicile sont logés à la même enseigne. Ce n’est pas parce que le grand réaménagement est achevé et les dossiers rangés dans des casiers que le travail est fini…

Crédit photo : Haworth

Pierre Mainguet, Direction (Générale Stratorg) : “ La flexibilité des locaux, un atout pour recruter ”

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