Gouvernance

HEF devient son propre intégrateur IFS

Par Alain Clapaud, publié le 03 janvier 2024

Industriel engagé dans une stratégie de croissance rapide, HEF Groupe s’est doté d’un centre de compétence interne IFS afin de booster le déploiement de son ERP. Ce centre travaille à la migration de la France vers IFS Cloud, avant que 35 autres pays lui emboîtent le pas à un rythme effréné.

Détenu à 66 % par ses salariés, HEF est le leader mondial de l’ingénierie des matériaux de surface. L’entreprise a multiplié les acquisitions ces dernières années avec un objectif : doubler son chiffre d’affaires d’ici 2030 par croissance interne et externe. Pour porter ce projet d’entreprise, l’industriel va consolider l’ensemble des systèmes informatiques dans un ERP unique, IFS Cloud. « Ce projet doit nous permettre de porter notre ambition, résume Romain Grimault, directeur de projet ERP chez HEF Groupe. Nous déploierons IFS Cloud à l’échelle mondiale dans un délai de deux à trois ans de manière à piloter et accompagner la croissance de l’entreprise. »

La France exploite IFS 10 depuis deux ans maintenant et a d’ores et déjà engagé son projet de migration vers IFS Cloud depuis mars 2023. L’objectif est d’opérer le basculement vers la version cloud en ce mois de novembre, le 6, date qui correspond au début du prochain exercice fiscal de l’entreprise. « Nous menons cette migration car il nous paraît plus simple de migrer en priorité le périmètre France, un périmètre relativement restreint aujourd’hui. De cette manière, nous pourrons aborder l’international plus sereinement, car la version cloud nous affranchira de l’obligation de gestion d’une release majeure qui serait à déployer avant le basculement. Comparé à IFS 10 en mode on-premise, s’appuyer sur IFS Cloud va nous apporter une bien plus grande facilité à réaliser les mises à jour intermédiaires, ce qui va aussi nous permettre de migrer vite et fort tout de suite. »

Une cellule interne sur IFS

Plutôt que de s’appuyer sur un intégrateur spécialisé, la particularité de HEF Groupe est d’avoir créé il y a un an un centre de compétence interne IFS. Celui-ci compte aujourd’hui cinq personnes « Quatre de ses membres sont des chefs de projet qui maîtrisent bien IFS, mais qui sont surtout des experts de notre organisation et des métiers de HEF. Ils sont capables de traduire nos process métiers dans une logique ERP de manière à apporter une solution informatique la plus efficace possible en restant dans le standard IFS. »
Le centre d’expertise compte aussi un développeur qui travaille exclusivement avec les solutions Armony de l’éditeur Ootary, une solution qui offre à la PME la capacité de développer en interne les éditions de son ERP, mais aussi d’ajouter une couche plus ergonomique pour masquer la complexité des écrans IFS. La suite Armony Solution donne aussi la capacité au développeur de créer des workflows et d’automatiser certaines tâches : « Nous pouvons ainsi automatiser certaines transactions, ce qui nous permet d’être performants tout en gagnant en qualité des traitements puisque nous nous appuyons sur les processus d’IFS Cloud. »

HEF achève la migration de l’activité de la France depuis son ERP IFS 10 vers sa version cloud, avant de rapidement lui rattacher
l’ensemble de ses activités européennes puis mondiales. Une migration entièrement menée par le centre d’expertise interne.

La constitution d’un tel centre de compétence dans une PMI de la taille d’HEF Groupe n’est pas commune. Sa montée en puissance s’appuie notamment sur le programme IFS Academy de l’éditeur. L’équipe fait appel au support éditeur lorsque les développements sont bloqués par un bug logiciel, mais aussi à ses équipes conseil afin d’exploiter au mieux l’ERP.

Hormis le recours à la suite Armony Solution, l’objectif de Romain Grimault est clair : « Nous nous appuyons aujourd’hui uniquement sur la version standard et sur ses API pour mettre en place des automatisations. Nous comptons bien rester dans ce cadre et ne pas nous lancer dans des développements spécifiques. De tels développements nous conduiraient dans certaines impasses et cela introduirait des difficultés à mettre à jour l’ERP, à devoir faire des retours en arrière en cas d’incompatibilité, etc. Nous attendons donc de l’éditeur un soutien pour utiliser au mieux l’ERP et rester dans ce standard. »

Pour le directeur de projet, s’appuyer sur cette organisation va permettre de déployer très vite, et d’être extrêmement agile. « Nous avons 21 pays à déployer dans les deux à trois années qui viennent. Nous devons être très compétents pour pouvoir aller vite. Il est particulièrement important de pouvoir connecter à notre ERP les entreprises achetées le plus rapidement possible dans le cadre de notre croissance externe. Le seul moyen de le faire de manière rapide et agile est de le faire nous-mêmes. »

Des niveaux de maturité IT très hétérogènes au sein des filiales

En effet, le plan de déploiement d’IFS Cloud est très ambitieux : dès que la France aura été basculée, le centre de compétence migrera le reste de l’Europe en 2024, puis passera à l’Asie, l’Amérique du Nord, l’Amérique du Sud en 2025 et 2026. « Aucun des pays concernés n’utilise IFS à ce jour, précise Romain Grimault. Les projets de reprise de données seront tous différents, par contre nous faisons tous le même métier. De ce fait, la logique métier qui sera déployée dans les autres pays ne sera pas différente de celle qui est en production en France. »

Romain Grimault

Directeur de projet ERP chez HEF Groupe

« Il est important de pouvoir connecter rapidement à notre ERP les entreprises rachetées dans le cadre de notre croissance externe. Le meilleur moyen de le faire vite et de manière agile est de le faire nous-mêmes. »

Par contre, outre une législation et des normes comptables différentes, chaque usine à l’étranger présente un niveau de maturité IT qui lui est propre. Peu disposent déjà d’un ERP ; certaines travaillent exclusivement sous Excel, d’autres ont développé leurs propres outils métiers sur la base Microsoft Access, s’appuyant sur un cabinet comptable pour traiter le volet gestion comptable et finance. D’autres usines exploitent SAP. « Notre volonté est de faire converger l’ensemble de ces structures sur une instance IFS commune à tout le monde. Ce dont nous ne pouvons pas véritablement présumer à ce jour, c’est l’évolution future des législations, notamment américaines. Permettront-elles à l’avenir d’avoir un ERP non basé aux États-Unis pour une entreprise américaine ? La réponse risque d’être non, alors nous serons obligés de créer une instance dédiée pour chaque pays où cela sera imposé. »

Être son propre intégrateur ne signifie pas que HEF Groupe ne fera pas intervenir des compétences externes sur ces déploiements. « Nous serons notre propre intégrateur sur tout ce qui concerne l’utilisation d’IFS par nos métiers. En revanche, nous ne maîtrisons pas les législations locales et nous n’avons pas vocation à le faire. Des compétence IFS viendront nous épauler sur ces domaines précis où nous aurons besoin d’une expertise spécifique. Néanmoins, nous resterons bien les intégrateurs et c’est bien nous qui pilotons l’ensemble des compétence IFS », conclut Romain Grimault.