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Les services d’impression sont à mettre au cœur de la stratégie IT
Par La rédaction, publié le 23 février 2026
Le parc d’imprimantes est souvent le dernier îlot non gouverné du SI. Longtemps cantonnés aux services généraux, les services d’impression deviennent un sujet de gouvernance IT à part entière. Supervision, politiques de sécurité, rationalisation du parc et indicateurs de performance structurent une trajectoire qui sert à la fois l’efficacité opérationnelle et la RSE. Explications…
De William Biotteau, Vice-président des ventes indirectes et du marketing chez Toshiba TFIS
Aligner les print services avec la stratégie IT, c’est transformer une fonction longtemps considérée comme accessoire en un véritable levier de performance, de sécurité et de durabilité.
En intégrant les services d’impression dans la gouvernance IT, en adoptant des modèles serviciels adaptés et en impliquant les utilisateurs, les DSI peuvent changer un poste de coût en un catalyseur de la transformation numérique.
De la gestion traditionnelle à l’intelligence servicielle
Traditionnellement, les DSI s’occupaient de leurs infrastructures, les services généraux géraient les copieurs, et les métiers imprimaient à volonté. Ce fonctionnement en silo entraînait des gaspillages et une absence de vision stratégique. Selon IDC, un employé de bureau imprime en moyenne près de 8 000 pages par an, pour un coût annuel estimé entre 1 % et 3 % du budget total d’une entreprise de taille moyenne.
Aujourd’hui, l’impression doit au contraire s’inscrire dans une logique globale. Cette transformation peut s’appuyer sur une gestion centralisée et automatisée des environnements dédiés à cette impression. Les usages et les coûts sont désormais suivis avec précision, pour une visibilité accrue et un pilotage optimisé. Outre la modernisation technique, une telle démarche sert aussi la RSE des entreprises, en réduisant le gaspillage de papier et d’énergie, et en favorisant la transition vers des pratiques plus durables.
Par ailleurs, la sécurité des données s’en trouve renforcée, grâce à l’intégration de standards IT et à la supervision des flux documentaires. Enfin, les print services s’adaptent aux nouveaux modes de travail, qu’il s’agisse de télétravail ou de mobilité, en proposant des solutions flexibles et accessibles à distance. L’impression n’est plus une simple commodité de bureau, elle se met au service de la performance et de la conformité.
Un impératif pour la sécurité, la performance et l’expérience utilisateur
Sur le plan de la sécurité et de la conformité, l’impression demeure un vecteur de risques, qu’il s’agisse de documents sensibles oubliés dans des imprimantes, d’accès non autorisés aux machines ou de potentielles fuites de données. En intégrant pleinement les print services à la stratégie IT, il est possible d’appliquer les politiques de sécurité. Par exemple, l’authentification des utilisateurs et le chiffrement des flux permettent de suivre précisément les accès et les impressions, tout en garantissant une conformité au RGPD ou avec la norme ISO 27001.
L’optimisation des coûts constitue également un bénéfice clé de cette démarche. L’alignement avec l’IT favorise la rationalisation du parc d’imprimantes, l’automatisation des commandes de consommables et la réduction des impressions superflues. Grâce aux solutions de print management, les entreprises disposent de tableaux de bord détaillés pour piloter leurs dépenses et identifier de nouveaux leviers d’optimisation.
Par ailleurs, les services d’impression peuvent également jouer un rôle de support à la transformation digitale. Ils évoluent vers la gestion documentaire, s’intègrent aux workflows métiers et aux solutions de dématérialisation, devenant ainsi un maillon essentiel de la chaîne de valeur numérique. Cette évolution facilite la collaboration et l’accès à l’information au sein de l’organisation.
L’expérience utilisateur s’en trouve améliorée. En effet, un service d’impression aligné avec l’IT garantit une expérience fluide, quel que soit le terminal utilisé ou le lieu de travail. Les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités avancées (impression mobile, sécurisée, ou encore le scan vers le cloud), tout en profitant d’un support unifié et cohérent avec l’ensemble des outils numériques de l’entreprise.
Gouvernance, formation, performance : les piliers d’un alignement réussi
Pour réussir cette transition, il est essentiel d’impliquer tous les membres de l’équipe IT dès la définition des besoins et des attentes, pour garantir des choix technologiques et organisationnels en phase avec les priorités de l’entreprise. Il est également indispensable d’intégrer les print services dans la gouvernance IT, afin qu’ils bénéficient du même niveau de pilotage, de sécurité et de suivi que les autres composantes du système d’information.
Le choix des solutions devra se porter sur des outils compatibles avec l’écosystème IT existant – qu’il s’agisse du cloud, des exigences de sécurité ou des besoins liés à la mobilité des collaborateurs. Par ailleurs, la formation et la sensibilisation des utilisateurs aux bonnes pratiques d’impression et de gestion documentaire sont des leviers incontournables pour garantir l’efficacité et la sécurité des usages. Enfin, en mesurant régulièrement la performance des print services et leur adéquation aux objectifs IT, grâce à des indicateurs précis, il sera plus facile de déterminer si les actions mises en place fonctionnent ou si des axes d’amélioration sont à envisager.
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