De la prise de rendez-vous à la consultation en ligne, le portail du groupement hospitalier de Territoire du Vaucluse propose une gamme de services à la fois sécurisés via l’Identifiant national de santé et complètement automatisés grâce à l’intégration de la solution d’InterSystems à son existant.

Prise de rendez-vous, consultations à distance… la crise sanitaire a provoqué un engouement certain pour Doctolib. Mais pas pour le Groupement Hospitalier de Territoire du Vaucluse (GHT) qui réunit dix hôpitaux, dont celui d’Avignon.

Fort d’une expérience avec un service en ligne, le GHT a préféré déployer son propre portail intégré à son système d’information afin de fiabiliser, sécuriser et aussi fluidifier le parcours patient. « Depuis 2021, nous sommes confrontés au sujet de l’identitovigilance. Seul un portail parfaitement intégré à notre dossier patient et à notre système de gestion administrative du patient permettait de fiabiliser, d’automatiser et plus globalement d’enclencher un processus d’échange de documents médicaux que nous n’aurions pas tenté en aveugle avec d’autres solutions n’offrant pas les mêmes garanties », explique Michaël De Block, DSI du Groupement Hospitalier de Territoire du Vaucluse.

Profitant du financement du plan d’action stratégique pour les systèmes d’information hospitaliers HOP’EN (Hôpital numérique ouvert sur son environnement), le GHT s’est tourné vers InterSystems, éditeur avec lequel le regroupement avait déjà mis en place le dossier patient (TrakCare) et la gestion administrative du patient (Clinicom). « Aussi intuitives et pratiques que soient les solutions de portail de santé existantes, elles ne gèrent pas la problématique de l’identitovigilance. C’est pourquoi elles sont limitées à des services simples comme la prise de rendez-vous ou la consultation à distance. Nous voulions proposer un service complet qui intègre l’échange de données de santé, basé sur l’INS (NDLR : Identifiant national de santé) afin d’éviter tout risque d’erreur sur l’identité du patient. Outre l’évidente simplicité d’intégration entre logiciels provenant d’un même éditeur, InterSystems venait d’obtenir la certification INS, ce qui a également pesé dans la balance », souligne le DSI du GHT.

Numérisation de la Relation Patient

Michaël de Block
DSI du GHT
« Mes expériences passées ont démontré que sans intégration et automatisation, le portail patient génère tellement de ressaisies qu’il est très difficile de faire adhérer le personnel médical et administratif au projet »

Pour valider son choix, le GHT a débuté le projet en janvier 2021 par le service d’oncologie. « Le service était l’un des plus numérisés, explique Michaël De Block. De plus, c’est un secteur particulièrement sensible avec des procédures d’accès aux informations et d’accompagnement des annonces aux patients très encadrées. Nous sommes donc partis du principe que si nous arrivons à formaliser et mettre en place une méthodologie pour ce service sensible, nous y arriverions pour tous les autres. »

Pour le DSI du GHT, l’intégralité des processus devait être automatisée, faute de quoi les ressaisies d’informations auraient généré un surcroît de travail pour le personnel administratif qu’il n’était pas en mesure de gérer. Dit autrement, en saisissant ses informations sur le portail ou en demandant un rendez- vous, le patient dialogue directement avec le SI de l’hôpital, l’information étant ensuite remontée automatiquement dans l’agenda des médecins. De la même façon, les comptes-rendus médicaux sont automatiquement publiés en ligne et accessibles par les patients. On comprend dès lors aisément que le GHT ait préféré roder ses développements sur un seul service avant de le généraliser à tout l’hôpital.

Disposant des certifications adaptées à l’hébergement des données de santé, le GHT a déployé la solution en interne. « Pour des raisons de réactivité, nous avons jugé qu’avoir la solution “à portée de main” faciliterait la mise en œuvre. D’autant que nous étions déjà en pleine crise sanitaire et avoir les équipements dans nos locaux a facilité la démarche », explique Michaël De Block.

Avant de se lancer dans l’installation technique, le GHT a travaillé avec le corps médical et administratif afin d’établir une liste de prérequis et mettre en place une méthodologie d’approche du patient. Typiquement, la DSI s’est appuyée sur le personnel soignant pour présenter le portail aux patients lors d’un premier rendez-vous et les engager à l’utiliser. Au passage, ce premier rendez-vous physique permet aussi de vérifier l’identité du patient. Le GHT a ensuite listé tous les motifs de consultation pouvant être numérisés, les documents nécessaires au processus de préadmission en ligne ou encore tous les sujets pouvant faire l’objet d’échanges entre l’hôpital et le patient via le portail.

Numérisation de la relation patient : Les chiffres clés du projetDans un second temps, il a interfacé le portail à TrakCare (dossier patient) et à Clinicom (gestion administrative). « InterSystems bénéficiant de la certification INS, autrement dit de la capacité à interroger les bases nationales, la mise en œuvre d’une solution respectueuse du principe d’identitovigilance a été grandement simplifiée », note Michaël De Block.
Pour offrir un service complet et pouvoir, par exemple, pousser les résultats d’un examen vers le patient sur le portail, le GHT a dû l’interfacer avec ses logiciels tiers (imagerie médicale, laboratoire, etc.), ce qui a demandé un peu de travail. « D’autant qu’il nous manquait quelques couches techniques, telles que la capacité à envoyer des SMS ou à recevoir des e-mails des patients, ajoute le DSI du GHT. Nous avons aussi dû retravailler ‒ en collaboration avec InterSystems ‒ l’ergonomie, le langage ou encore les codes couleurs du portail pour l’adapter à la culture française, puisqu’il s’agissait d’une première mise en œuvre de la solution en France. »

Six mois plus tard, en juin 2021, le service oncologie était opérationnel. Après ce premier déploiement réussi, le GHT s’est attaqué aux patients du service dermatologie.
Grâce à sa méthodologie complètement maîtrisée, il prévoit d’ajouter un nouveau service par mois à son portail. « Pour réussir ce type de projet, il faut une adhésion forte du corps médical. Beaucoup de nos soignants se déplacent dans des centres de la région pour pallier le déficit de médecins sur le territoire et ils ont tout de suite compris l’intérêt de cette solution qui facilite le suivi à distance en rendant l’information plus accessible. Intégré au SI et sécurisé par l’INS, ce portail constitue aussi un excellent levier pour combattre les déserts médicaux », conclut Michaël De Block.

L’ENTREPRISE

ACTIVITÉ > Regroupement hospitalier de territoire
NOMBRE D’HÔPITAUX > 11 établissements
NOMBRE DE LITS ET PLACES > 3 159

 


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