Cinq conseils pour se prémunir contre les hausses inopinées des licences logicielles

Les changements de mode de calculs des redevances logicielles sont de plus en plus fréquents. Voici quelques recommandations du cabinet Gartner pour éviter les mauvaises surprises.

La gestion des licences logicielles est devenue un véritable casse-tête. Les géants de l’édition peuvent désormais facilement prendre en défaut les entreprises, tant les critères de calcul de la redevance sont devenus abscons pour les utilisateurs ou les acheteurs. Et ils ne s’en privent pas ! Les campagnes d’audit sont devenues pour eux un business à part entière.

Les choses étaient simples auparavant. Les critères de calcul reposaient sur le nombre de serveurs physiques et de salariés concernés. Désormais, les paramètres pour établir le montant de la redevance se sont multipliés : machines virtuelles, nombre de processeurs, taille de la mémoire, profil des utilisateurs, flux transactionnels entrants ou sortants, volumes de transactions…

Rien que pour la prise en compte du nombre d’utilisateurs, les appellations se bousculent : utilisateurs concurrents, nommés, nommés +… Surtout, ces critères de calcul peuvent évoluer d’une version logicielle à l’autre sans que l’utilisateur soit alerté. Certaines évolutions sont même à caractère rétroactif : de nouvelles modalités de calcul peuvent s’appliquer à des logiciels précédemment achetés.

Officiellement, il s’agit souvent de prendre en compte les évolutions technologiques. Exemple typique : la facturation à la puissance machine. L’unité de référence des professionnels évolue souvent du processeur vers le « cœur » (unités de calcul) ou encore vers la notion de machine virtuelle sous prétexte de prendre en compte l’augmentation de la capacité des processeurs et la consolidation des serveurs. Mais la facture, elle, monte du même coup en flèche. Les entreprises ont trop rarement le réflexe de négocier les contrats de licences. Elles devraient demander des garanties de stabilité portant sur les critères de fixation des prix et sur les conditions d’utilisation.

1^er conseil : négocier une continuité des critères de calcul de la redevance pour toute augmentation de périmètre. Gartner conseille de demander à l’éditeur une stabilité des critères de calcul de la redevance, c’est-à-dire ceux convenus lors de l’achat du logiciel, pour prévenir tout besoin de nouvelles licences dans le futur. L’idéal étant de négocier cette clause pour une durée indéfinie. Le cabinet de conseil précise néanmoins qu’il est plus probable que l’éditeur accepte un tel dispositif pour une durée déterminée (généralement trois à cinq ans) en cas d’ajout de capacité informatique.

2^e conseil : inciter l’éditeur à mieux décrire la signification des paramètres de calcul. Le conseil est valable, par exemple, dans le cas des terminologies employées pour faire référence à un utilisateur de la solution. L’utilisation d’un terme vague tel que celui de « utilisateur autorisé » permet à l’éditeur de changer facilement les paramètres de calcul en présentant, par exemple, une nouvelle terminologie telle que « utilisateur nommé autorisé » lors d’une version ultérieure de la solution. Sa tâche sera plus compliquée si l’entreprise inclut dans le contrat la description de ce que sous-entend l’expression « utilisateur autorisé » en termes de tâches spécifiques qu’une personne accomplit dans le logiciel et une définition pour illustrer le terme autorisé.

3^e conseil : bien connaître ses conditions d’utilisation pour négocier la bonne métrologie. C’est une règle générale importante : un négociateur qui comprend mieux comment le logiciel est utilisé et le sera à l’avenir aura un avantage dans la négociation d’un critère de calcul de licences optimal. Les éditeurs offrent généralement le choix entre plusieurs modes de calculs. Ainsi, IBM propose pour son outil d’administration Tivoli Storage Manager deux modèles de licences : l’un basé sur l’unité de valeur « processeur », l’autre sur le « nombre de téraoctets ». Le second modèle s’avérant souvent plus onéreux pour les entreprises qui ont tendance à archiver de plus en plus de documents. En revanche, pour une entreprise qui a prévu de réduire le volume de stockage des données, un modèle basé sur la capacité de stockage peut être pertinent. Microsoft sur SQL Server propose également depuis 2012 deux modèles : l’un basé sur le nombre de cœurs où le paiement est défini par la puissance de calcul. L’autre selon l’accès client-serveur où la facturation est définie par le nombre de serveurs et d’utilisateurs connectés. 

4^e conseil : veiller à ce que l’éditeur procure des outils pour inventorier les licences consommées. Si l’éditeur veut imposer une nouveau modèle de calcul, l’entreprise doit s’assurer qu’elle pourra inventorier facilement, de façon automatisée, les logiciels utilisés. Ce sans engager des ressources démesurées en interne pour contrôler l’utilisation des logiciels. Elle doit ainsi veiller à négocier que les rapports puissent s’établir au moyen d’outils que l’éditeur fournit sans frais. Problème : les éditeurs ne proposent pas tous un tel outil. Et il n’existe encore aucun logiciel qui puisse faire un inventaire complet du nombre de licences utilisées quel que soit le type de fournisseur. Par ailleurs, la virtualisation a induit un mode de facturation plus complexe qui nécessite de mettre en place des outils de mesures fournis par les éditeurs mais pas toujours très au point.

5^e conseil : être à l’écoute des évolutions des critères de calcul des licences. Trop souvent les éditeurs omettent volontairement de fournir des informations concernant les changements apportés aux calculs de licences. Le plus souvent le contrat standard précise que les conditions d’utilisation pourront faire l’objet d’évolutions au fil de l’eau et que le client devra se reporter au portail internet pour les connaître ! Le moyen le plus sûr pour se prémunir de ce genre de désagrément est selon Gartner de négocier une clause contractuelle stipulant que toute modification du contrat doit se faire par écrit et être signée entre les deux parties. A défaut d’y parvenir, il faut mette en place des processus de veille pour suivre les éventuels changements notamment pour les plus grands fournisseurs de l’entreprise. Beaucoup d’éditeurs apportent des changements de tarification juste avant ou après la clôture de leur exercice financier ou lors du rachat des produits d’un autre éditeur.