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Disponibilité de Microsoft 365 Copilot : ce que les DSI doivent savoir
Par Laurent Delattre, publié le 02 novembre 2023
Comme prévu, au 1er novembre, Microsoft a étendu l’accès à son Intelligence Artificielle (IA) générative, Microsoft 365 Copilot, intégrée au cœur de sa suite collaborative. Cependant, le terme “étendu” mérite quelques clarifications.
En mars dernier, Microsoft annonçait son intention d’intégrer de l’IA générative au cœur de sa bureautique collaborative. Une IA connue sous le nom de Microsoft 365 Copilot et accessible en preview privée depuis le mois de mai à des entreprises triées sur le volet.
Cet été, l’éditeur annonçait enfin une date et un prix : Microsoft 365 Copilot serait disponible au 1er novembre pour 30$ par mois et par utilisateurs.
Promesse tenue… Depuis le 1er novembre, l’IA générative est bien disponible.
Mais au lendemain de cette disponibilité officielle, faite sans fanfare, le terme « disponibilité » mérite quelques explications. En effet, si votre entreprise compte moins de 300 utilisateurs et n’a pas au minimum 9.000 dollars à investir dans l’IA de Microsoft, elle n’y aura pas accès. Car l’accès à Microsoft 365 Copilot n’est ouvert qu’aux entreprises détentrices d’une licence Microsoft 365 « Plan E3 ou E5 » (si votre entreprise est restée sur les anciens plan Office 365 E3/E5 elle devra migrer vers les plans Microsoft 365). Et le processus n’est pas trivial. Microsoft a tout un site pour expliquer comment faire la demande : Documentation Microsoft 365 Copilot. Le plus simple étant probablement d’appeler votre gestionnaire de comptes chez Microsoft France.
Signalons que Google a adopté une approche assez similaire pour son IA « Duet AI for Google Workspaces ». Disponible depuis la fin de l’été au même prix que Microsoft (30 $ par mois et par utilisateurs), elle nécessite une démarche préalable de demande d’accès de votre entreprise qui enclenche alors une démarque commerciale où la priorité semble être donnée aux grands clients.
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Qu’est-ce que Microsoft 365 Copilot ?
« Microsoft 365 Copilot » est une déclinaison enrichie et sécurisée du « Microsoft Copilot » de Windows 11 et Microsoft Edge. Elle s’en différencie essentiellement par un fonctionnement qui garantit la confidentialité et la sécurité des données échangées avec l’IA ainsi que l’assurance que les conversations et données ne seront pas exploitées par Microsoft pour l’apprentissage futur de ses IA actuelles et à venir.
Autre différence majeure, Microsoft 365 Copilot a accès aux contenus de votre espace « Microsoft 365 », autrement dit aux emails, conversations Teams, documents, et tout autre contenu analysé au sein du Microsoft 365 Graph.
Surtout, Microsoft 365 Copilot enrichit les outils de la suite bureautique de nouvelles fonctionnalités dopées à l’IA. Pour cette première génération, Microsoft s’est essentiellement focalisé sur les fonctions de « génération de contenu », de compréhension (générer un résumé, poser des questions pour comprendre le contenu d’un document et obtenir des explications), d’aide à l’utilisation des logiciels Microsoft 365, de suggestions proactives. À plus d’un titre, Microsoft 365 Copilot facilite l’accès par le biais du langage naturel à des fonctions déjà présentes dans la suite plus qu’il n’enrichit la suite.
Par exemple, sous Word, Copilot permet de créer en un clin d’œil le brouillon d’un document, de demander à l’IA de modifier ce brouillon de telle ou telle manière. Il permet aussi d’obtenir le résumé d’un document ou d’en extraire des informations clés ou des citations. Il permet de le raccourcir ou d’en améliorer la lisibilité. Il permet aussi de générer des tableaux très facilement ou de vous aider à maîtriser certaines fonctions avancées.
Sous Excel, l’IA peut analyser les données à votre place, identifier les insights et tendances, générer des visualisations en Python.
Sous PowerPoint, l’IA peut automatiquement générer une présentation dynamique et visuelle à partir d’un document Word. Elle peut aussi remplir automatiquement des slides ou générer des images illustratives.
Sous Outlook, Copilot résume automatiquement les emails un peu longs et vous permet d’y répondre en un clic en adoptant votre propre style d’écriture (fonction Sound like me).
Sous Teams, Copilot peut assister aux réunions à votre place, résumer les points discutés, repérer les actions qui vous sont attribuées, etc. L’IA peut aussi vous prévenir lorsque des enregistrements de réunions que vous avez manquées sont disponibles.
Microsoft 365 Copilot s’intègre également à Viva, OneDrive, Loop, Stream et Whiteboard.
En outre, Microsoft 365 Copilot offre un outil Microsoft 365 Chat qui permet d’entrer en discussion avec tout le contenu de votre tenant Microsoft 365 Graph sans lancer d’applications Office et intègre Bing Chat Entreprise (la version sécurisée de Bing Chat). Au passage, on notera que Bing Chat Entreprise est, lui, vraiment accessible à toutes les entreprises puisque gratuit et disponible y compris aux indépendants/TPE/PME avec abonnements « Microsoft 365 Business ».
Des accès encore limités
Microsoft va devoir éclaircir les choses avec le temps. Car derrière Microsoft 365 Copilot se cache de multiples outils à des états de disponibilité variés. Ainsi « Microsoft 365 Copilot pour Excel » n’est toujours qu’en « Preview ». Copilot for OneNote n’est accessible qu’avec la version Win32 de OneNote, mais pas avec la version UWP.
Par ailleurs, l’accès à Microsoft 365 Copilot depuis les versions Mac, Web et mobiles des outils bureautiques n’est pas attendu avant la seconde partie de 2024. Priorité est clairement donnée aux versions Windows pour l’instant.
En outre, l’éditeur a modifié ses licences d’utilisation pour y ajouter tout un chapitre sur l’IA. On y apprend notamment que l’usage est supervisé et que tout utilisateur en faisant un usage abusif peut se retrouver à tout moment automatiquement bridé : « L’utilisation excessive d’un service Microsoft Generative AI peut entraîner une limitation temporaire de l’accès du client au service Microsoft Generative AI » indique la licence.
Microsoft ne cache pas préparer des offres « Copilot » pour les TPE/PME et les abonnements « Microsoft 365 Business » ainsi que des accès à des fonctionnalités IA pour les utilisateurs des versions “Personnelle” et “Familiale” de Microsoft 365. Mais il faudra très probablement attendre 2024 pour en profiter.
Une IA aisément adoptée par les séniors
Dans un article de Blog, Microsoft révèle quelques conclusions tirées de sa phase expérimentale de Microsoft 365 Copilot. Jared Spataro, CVP Modern Work, note avec surprise que les utilisateurs séniors se sont avérés immédiatement plus agiles avec l’IA que “les digital natives”. L’explication avancée est que ces séniors, plus expérimentés dans la gestion des personnes, ont plus de facilité à utiliser Copilot car ils savent comment définir les attentes, évaluer le travail et prendre des décisions.
Une façon de reconnaître qu’au final, l’IA fait de tous des managers et qu’il y aura moins de place pour ceux qui refuseront de prendre cette casquette. Microsoft conseille ainsi de préparer l’organisation à l’ère de l’IA générative en formant les employés aux compétences de leadership et de management, et leur donnant des opportunités de diriger… leurs IA.
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