Confier la gestion de la paie à un service en ligne simplifie nombre de démarches. A condition que la prestation demandée ait été bien définie au préalable, et que vos salariés soient rassurés.

Vous en avez assez d’attendre plusieurs jours que votre expert-comptable produise tel historique des salaires, tel solde de tous comptes ou encore telle prime exceptionnelle ? Passez au service de paie dans le cloud ! Vous obtiendrez tout cela en deux clics de souris. Sauf que ce type d’application en ligne (ou mode Saas) n’est pas comme les autres. C’est un service de proximité, pour laquelle un conseiller attitré viendra configurer le logiciel selon vos conventions collectives et les dernières réglementations en cours. En voici les clés.

D’abord, vous avez l’obligation de choisir votre prestataire de paie en ligne parmi les acteurs français. Ils disposent tous d’une offre dont les tarifs s’élèvent de 10 à 20 euros par mois et par bulletin de salaire, selon le nombre de collaborateurs dans l’entreprise, de conventions collectives et d’options auxquelles vous vous abonnez (gestion des congés, des formations, des recrutements). Mieux vaut rencontrer entre trois et cinq prestataires lors de votre appel d’offres, les plus connus sur le marché des PME étant ADP, Meilleure Gestion et E-Paye.

Organisez le changement jusque dans les détails

Comparez leur capacité à personnaliser le logiciel selon vos besoins. Vos managers utilisent un tableau Excel pour tenir à jour l’historique des primes qu’ils accordent à leurs équipes ? Demandez l’intégration de ce tableau dans l’interface de l’application. Vous devez aussi pouvoir décider si vous voulez comptabiliser le treizième mois dans les primes, et avoir la possibilité de sélectionner vos propres critères pour produire un bilan social (photographie de votre personnel d’après les salaires et l’absentéisme). Enfin, demandez au prestataire de gérer les Chèque-Déjeuner de vos salariés.

Lorsque vous basculez vers une solution de paie en mode Saas, vous devez faire face à deux problèmes : votre ancien expert-comptable ne vous transmettra plus aucune pièce, et la nouvelle solution ne sera pas opérationnelle avant trois mois. Commencez donc à chercher votre prestataire à partir de septembre, signez chez lui en octobre et basculez sur son offre de paie en ligne en janvier. Ainsi, vous n’aurez pas à rafistoler deux bouts d’années pour produire votre déclaration annuelle des salaires (DADS) en décembre.

Expliquez le logiciel à vos collaborateurs

Le bulletin de salaire est un document sensible pour les salariés. Confier son édition à un service cloud risque de provoquer une levée de boucliers de leur part, par crainte de voir les fiches de paie produites de manière robotisée, sans tenir compte des particularités. Montrer à vos collaborateurs comment consulter le logiciel (l’historique de leurs bulletins, notamment) ne suffira pas à les convaincre. Alors, pour entretenir la paix sociale, demandez à votre prestataire qu’il vienne expliquer à vos employés le mode d’emploi des nouveaux bulletins de salaire. Toutes les mises en page étant permises, ils pourront être personnalisés pour votre entreprise.

Une fois ces étapes franchies, vous n’aurez plus qu’à entrer dans le logiciel les notes de frais, les congés et les autres primes au fil de l’eau. Tout le reste la vérification du dernier taux de la CSG, la mise à jour du remboursement des titres de transport ou encore l’envoi des fiches de paie sera désormais pris en charge par le prestataire.