Data / IA
La Région Occitanie facilite le pilotage de ses activités
Par Thierry Parisot, publié le 16 août 2024
Pour améliorer ses capacités d’analyse sur ses activités et ses projets, la collectivité territoriale a ajouté une couche de visualisation à son système de business intelligence. Disposant d’un outil plus facile d’usage, les managers concernés peuvent peaufiner leurs analyses et prendre de meilleures décisions.
À l’occasion du découpage régional du territoire national en 2016, la Région Occitanie s’est équipée de la solution analytique SAP BusinessObjects pour améliorer le pilotage de ses activités. Connectée à l’outil ETL de Talend chargé de l’extraction, de la transformation et du chargement des données issues de quelque 250 applications métier, cette solution a été rapidement déployée auprès de 1 000 utilisateurs, principalement des gestionnaires de financement public, des opérationnels (formation, transports, etc.) et des managers.
Mais après quelques années, il s’est avéré que la solution, qui totalise aujourd’hui 55 000 connexions et environ 4 000 rapports consultés par an, ne convenait pas à tous les profils. « Une grande partie des managers la trouvaient trop complexe, y compris au niveau de sa couche de présentation graphique des données, importante pour les aider dans leurs analyses et leurs prises de décision », explique Bruno Stavy, directeur délégué au pilotage à la direction des finances et du conseil de la Région, en charge du projet.
En 2022, une réflexion est initiée pour compléter le système avec un outil spécialisé en datavisualisation (dataviz), afin de faciliter le suivi des activités et des projets, en particulier le pilotage des ressources : budget, subventions et ressources humaines. Une première solution se dessine alors. « Puisque Microsoft Office 365 avait été généralisé pour faciliter la collaboration à distance pendant la période du Covid, nous avons d’abord imaginé utiliser Power BI, l’outil de dataviz inclus dans le pack, indique Benoît Dehais, DSI de la Région. Mais cette piste s’est refermée lorsqu’il a fallu adopter une approche en faveur d’achats durables, avec notamment des objectifs de souveraineté préconisant un décommissionnement d’Office 365, renforcée par une politique tarifaire de plus en plus dissuasive chez Microsoft. »
La nouvelle Région Occitanie a choisi une solution de datavisualisation française pour permettre à ses managers de mieux suivre les indicateurs d’activité de leurs départements.
Microsoft écarté au profit de solutions européennes
Avec ce nouvel objectif, l’exploration est donc élargie, en visant également l’instauration d’une logique de « selfservice BI » pour permettre aux agents de concevoir leurs propres tableaux de bord en toute facilité.
Après une étude de marché davantage ouverte aux solutions françaises et européennes, puis un appel d’offres auprès de sept éditeurs, réalisé avec l’appui du cabinet Business & Decision, une shortlist de trois noms est établie. Sur la base d’un POC et des « analyses convergentes menées respectivement par la DSI, les utilisateurs cibles et la maîtrise d’ouvrage », DigDash l’emporte face à BiBoard et Suadeo.
Sur le plan technique, « la solution répondait à nos exigences en termes d’architecture, avec une bonne capacité d’évolutivité et d’intégration à l’existant grâce à de multiples connecteurs », explique Benoît Dehais. Côté utilisation, « en plus de la réponse fonctionnelle, les managers ont été séduits par sa simplicité et son ergonomie », poursuit Bruno Stavy. Le fait que les dirigeants de DigDash soient des anciens collaborateurs de Business Objects, qui connaissent donc bien ses modèles de données à manipuler, a aussi beaucoup compté, de même que la qualité des échanges lors des demandes d’informations et des soutenances. Enfin, « les références clients dans le secteur public ont fini de nous convaincre, poursuit le responsable du projet, à commencer par Santé publique France, mais aussi plusieurs collectivités que nous avons rencontrées comme la Ville de Marseille, Montpellier Méditerranée Métropole, ou les départements des Alpes-de-Haute- Provence, de la Gironde et des Yvelines. »
Bruno Stavy
Directeur délégué au pilotage à la direction des finances
et du conseil de la Région Occitanie
En plus des tableaux de bord et d’une batterie d’indicateurs clés, les managers utilisant DigDash peuvent demander des détails pour affiner leurs analyses et leurs prises de décision. »
Une solution branchée sur les résultats de SAP BusinessObjects
Dans la foulée, la conduite du projet pour la mise en oeuvre et le déploiement de DigDash se concentre sur son intégration à l’architecture et la mise en place de composants de sécurité, avec quelques adaptations des processus. « Puisque la solution ne remplace pas SAP BusinessObjects, mais s’exécute en récupérant ses résultats d’analyse, il n’y a pas eu de chantier de reprise de données », précise Benoît Dehais, préférant insister sur la conduite du changement, déclinée sous plusieurs angles : supports de communication pour annoncer et présenter la solution, intranet pour détailler son fonctionnement et répondre aux questions, formations « de base » et « de professionnels à professionnels », parcours d’accompagnement spécifique pour les nouveaux arrivants, etc.
En production depuis début 2024, la solution DigDash donnerait déjà pleinement satisfaction. « Les premiers retours des 150 managers concernés sont plutôt concluants, avec une prise en mains facilitée, assure Bruno Stavy. En plus des tableaux de bord et d’une batterie d’indicateurs clés, ils peuvent demander des détails pour affiner leurs analyses et leurs prises de décisions. »
Pour une efficience maximale en termes de maîtrise budgétaire, la Région entend maintenant adapter les modes de travail et développer les usages, avec déjà différentes réalisations en cours ou en projet. « Nous prévoyons aussi d’utiliser DigDash pour élaborer un Plan pluriannuel des investissements dynamique », annonce Bruno Stavy.
Sur le plan technique, au-delà de la logique self-service, la Région souhaite inscrire DigDash dans une approche d’automatisation plus généralisée, comme c’est déjà le cas avec UiPath (automatisation robotisée des saisies, copier-coller, etc.), avec TimeTonic (développement no-code) ou avec les technologies d’IA générative (production de contenus).
Le projet en Chiffres
25 directions concernées, représentant environ 200 services
150 managers, sur une population de 300, utilisent la dataviz de DigDash
L’Organisation
Activité : Secteur public (collectivité territoriale)Effectif : 6 600 agents, dont 1 800 dans les services généraux et 4 800 dans les lycéesBudget (2024) : 3,5 Md€, dont 1,2Md€ de dépenses d’investissement
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