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La Sacem harmonise ses achats de prestations IT
Par Thierry Parisot, publié le 27 août 2026
Pour digitaliser la gestion de ses achats de prestations informatiques, son premier poste de dépenses, la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique a fait le choix d’une application co-construite avec une start-up, plutôt que d’une solution standard du marché.
Mi-2022, en même temps qu’elle structurait sa direction des achats, la Sacem a initié un projet de digitalisation ciblé sur les prestations intellectuelles informatiques (P2I). « Lorsque j’ai pris la tête de cette direction, il existait déjà une petite équipe et des procédures établies, raconte la directrice des achats Sonia Khelil. Mais pour travailler avec notre principal client interne, la DSI, dont le budget d’environ 60 M€ d’achats par an est largement consacré aux prestations, Excel, Word et la messagerie étaient les seuls outils utilisés. Aucun logiciel métier ne permettait d’organiser et d’orchestrer les processus et les informations, ce qui générait d’importantes pertes de temps et d’efficacité. »
Pour renforcer le pilotage budgétaire et réduire les tâches manuelles, il est alors décidé de déployer rapidement un outil « bout en bout », baptisé eProc. « Nous voulions digitaliser pour acheter mieux, de façon plus fluide et avec des référentiels partagés. Mais sans repartir de zéro, puisque la chaîne d’exécution existait déjà. Il fallait surtout la rendre visible et traçable, limiter les ressaisies et partager l’information en lien avec l’ERP Microsoft Dynamics. »
La consultation lancée fin 2022 confronte des éditeurs de solutions connues, robustes mais très standardisées, à des acteurs plus agiles. Le choix se porte sur la start-up toulonnaise Weproc, malgré sa jeunesse et son équipe réduite. « Les éditeurs établis ne présentaient pas de difficulté particulière, mais ne correspondaient pas à l’ADN de la Sacem, et notamment de la DSI, qui privilégie l’agilité. Nous avions besoin de customisation pour rester alignés avec nos objectifs de sécurité, de qualité et de productivité », explique Sonia Khelil, précisant que dans un modèle à but non lucratif, l’évaluation des fournisseurs privilégie la qualité plutôt que le « cost killing ». « Il nous fallait un outil qui permette aux prescripteurs d’analyser les offres sur le fond, plus que sur les seuls coûts, en s’appuyant sur nos référentiels (panel, grilles tarifaires, etc.) construits en amont. »
Co-construite avec Weproc et interfacée à Microsoft Dynamics, la plateforme eProc donne à la Sacem une vision de bout en bout des achats de prestations informatiques, de la consultation au pilotage budgétaire.
Dès sa première rencontre avec Weproc, sur le salon Solutions e-Achats 2022, la Sacem avait apprécié la qualité des échanges. Si la solution n’était pas vraiment un outil de gestion de ressources externes (consultants, développeurs, chefs de projet, architectes, etc.), « les fonctionnalités et le mode de fonctionnement pouvaient correspondre », précise Sonia Khelil, indiquant que trois critères ont alors fait la différence : une interface pensée pour des non-acheteurs, la capacité à comparer un panel de prestataires, et surtout la possibilité d’une co-construction. « C’était un défi pour nous, mais aussi pour Weproc, plutôt habitué à des déploiements “standards”. Même si nous voulions une solution adaptée à notre logique, un développement complet n’était pas envisageable : nous devions avancer très vite », souligne-t-elle.
Au démarrage du projet, en mars 2023, une équipe mixte Sacem-Weproc est mise en place, pilotée par une acheteuse appelée à devenir « super user » et administratrice. La méthode privilégie une approche agile, rythmée par des points quotidiens. « Cette approche nous a permis de valider en continu les évolutions, d’identifier rapidement les points bloquants et de maintenir l’engagement des équipes, en lien étroit avec la DSI », explique Sonia Khelil. Le socle fonctionnel d’eProc se concentre sur le référencement, la consultation, la comparaison des offres (dont les TJM), la contractualisation et le reporting, en interaction avec Dynamics pour la gestion de la demande d’achat et la réservation budgétaire en amont, puis pour la formalisation de la commande (engagement) et la facture en aval.
Un travail est également mené sur la donnée, « surtout pour adapter notre typologie des prestations informatiques », tandis que le nettoyage du référentiel fournisseurs s’effectue déjà chaque année. Quant à l’interfaçage avec l’ERP, « cela a été la bonne surprise ».
Sonia Khelil
Directrice des achats de la Sacem
« En donnant plus d’autonomie aux prescripteurs, tout en sécurisant le cadre achats, nous avons transformé la façon dont nous pilotons les prestations informatiques. »
Après plusieurs mois de travaux et malgré un léger glissement dans le calendrier, la plateforme eProc est entrée en production en septembre 2023, sans difficulté de déploiement. « Grâce à une conduite du changement simple et relativement rapide, basée sur des actions de communication, des formations individualisées et un accompagnement dans la prise en main, elle a été facilement adoptée par les utilisateurs », note Sonia Khelil.
Aujourd’hui, alors qu’une quinzaine de dossiers P2I sont traités chaque mois, les prescripteurs ont gagné en autonomie sur la recherche et la sélection, sans la « pollution administrative » des échanges par mail et des multiples versions de fichiers. De leur côté, les quatre personnes de la direction des achats se recentrent sur la sécurisation et la performance, tandis que les indicateurs et comparatifs automatisés renforcent la visibilité budgétaire et la maîtrise des engagements. « Nous travaillons mieux », résume-t-elle.
Considéré comme un « proof of concept » pour la suite, eProc devrait maintenant être étendu à d’autres familles, à commencer par les logiciels, ou encore les achats de services généraux ou de voyages. « Nous avons beaucoup d’autres idées, notamment autour de l’IA. Mais ces évolutions n’interviendront pas avant 2027, car nous sommes actuellement mobilisés sur la facturation électronique », conclut Sonia Khelil.
Prestations intellectuelles : un écosystème diversifié pour des achats spécifiques
La gestion des achats de prestations intellectuelles, notamment dans le domaine informatique, s’appuie aujourd’hui sur une palette d’outils variés pour piloter fournisseurs, contrats, missions et coûts. Les VMS (Vendor Management System), spécialisés dans la gestion des ressources externes, apportent une visibilité complète et facilitent le suivi d’exécution, la facturation et l’évaluation des performances.
Parmi eux, des plateformes comme SAP Fieldglass, Beeline, Magnit ou Vanta proposent des fonctionnalités avancées de conformité, de reporting et d’optimisation des engagements.
En France, des solutions dédiées telles qu’Opase ou Weproc se concentrent davantage sur le pilotage opérationnel des prestations et la maîtrise des coûts. Certaines plateformes achats comme Ivalua ou Coupa complètent également le paysage avec des modules orientés services. Cet écosystème illustre la diversité des profils et des couvertures fonctionnelles, offrant aux organisations des solutions adaptées à leur contexte et à leurs enjeux.
Le Projet en Chiffres
240 000 membres (auteurs, compositeurs, éditeurs de musique), et 13 400 nouveaux par an
6,8 millions d’oeuvres déposées chaque année
50 prescripteurs environ utilisent la solution eProc
Activité : Gestion collective du droit d’auteur lié à la création musicale
Effectif : 1 320 collaborateurs
CA : 1,7 Md€ collectés / 1,4 Md€ reversés aux auteurs
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