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Kokoon dématérialise ses circuits de signature de contrats
Par François Jeanne, publié le 19 décembre 2023
En intégrant la solution Dropbox Sign avec Dropbox Enterprise, déjà en place sur sa plateforme, la start-up spécialisée dans la prospection de logements Kokoon a pu accélérer, tout en la sécurisant, la signature des contrats de location. Au grand bénéfice de ses clients comme de ses collaborateurs freelances.
Se présentant comme le pionnier français de la chasse aux logements pour locataires pressés – une pratique plus répandue dans le monde anglo-saxon –, Kokoon joue un rôle d’intermédiaire entre l’offre et la demande. Ses 200 Kokooners sont autant de collaborateurs freelances qui se chargent de rechercher et de sélectionner les biens adaptés aux demandes des clients. À l’autre bout de la chaîne, ils s’attachent à convaincre le bailleur de préférer le dossier qu’ils leur présentent.
Une telle activité – jusqu’à 400 dossiers en cours par mois en été – génère beaucoup de contrats à signer, avec les clients comme avec les collaborateurs. Bien que fortement digitalisée, la start-up a commencé par recourir au cheminement classique, avec l’envoi au client des documents à valider par la Poste ou par e-mail, à charge pour lui de le renvoyer signé par la Poste.
Créée en 2019, Kokoon renouvelle le concept de l’agence immobilière pour les biens locatifs en s’appuyant sur un réseau de collaborateurs freelances.
Constatant que cette signature scripturale alourdissait ses processus et pouvait même lui faire perdre des clients, Kokoon a cherché une solution de signature électronique, qu’elle n’a pas trouvée bien loin : déjà utilisatrice en interne de Dropbox Enterprise pour la gestion des documents, elle a retenu au printemps 2022 la solution Dropbox Sign. « Notre choix a été rapide car il y avait les API disponibles pour nos développeurs, avec un support technique à la hauteur », explique Alexandre Robert, cofondateur de Kokoon. « De plus, l’éditeur propose une facturation au nombre de documents envoyés, sans forfait de base, ce qui correspond bien à notre activité marquée par une forte saisonnalité. »
Cette solution Dropbox Sign présente une sécurité de niveau 2, avec confirmation de l’identité du signataire par simple envoi de SMS ou de mail. Dans le cas présent, elle s’avère suffisante et surtout permet d’éviter les fastidieuses vérifications de pièces d’identité à distance, requises pour le niveau 3. « L’utilisateur peut signer avec sa souris ou un stylet. C’est suffisamment simple. Nous n’avons d’ailleurs jamais essuyé de refus, ni constaté d’échec lors de la procédure. »
Alexandre Robert
Cofondateur de Kokoon
« Dropbox Sign propose une facturation au nombre de documents envoyés, sans forfait de base, ce qui correspond bien à notre activité marquée par une forte saisonnalité. »
L’intégration avec Dropbox Enterprise permet aussi de proposer un accès simple aux contrats signés, que ce soit en interne ou pour les signataires eux-mêmes, sur leur espace personnel. Enfin, sur le plan de l’intégrité des documents, ces derniers sont stockés sur des serveurs appartenant à l’entreprise, ce qui constitue bien évidemment une garantie.
Avec un coût à la signature d’environ 1 euro, la solution a atteint son ROI en quelques semaines, en partie grâce aux économies sur les coûts postaux. La productivité des équipes administratives a également progressé, grâce à la création de modèles de documents réutilisables et préremplis. À se demander pourquoi elle n’avait pas été implémentée avant ? « Question de pratique, répond Alexandre Robert. Beaucoup de réticences sur les parcours clients entièrement dématérialisés sont tombées avec la pandémie. »
À toute chose, malheur est bon !
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