Afin de soulager ses équipes et de limiter les risques d’erreurs, l’assureur est passé au vote électronique pour les élections de ses représentants du personnel.

Ceux qui ont déjà passé des heures à dépouiller un scrutin savent à quel point c’est fastidieux. Aujourd’hui, grâce au vote électronique, la direction et les salariés de la Maif peuvent souffler. Fini l’attente devant une feuille d’émargement. Terminé les sueurs froides dues aux risques d’erreurs de comptage. L’“ assureur militant ”, qui compte près de 7 000 salariés répartis au sein de 170 entités sur tout l’Hexagone, a décidé de dématérialiser ses élections professionnelles en 2010. Et il a renouvelé l’expérience en mai 2012.

Pour cette mutuelle, qui a réalisé un chiffre d’affaires de 3,1 milliards d’euros en 2012, l’enjeu de la démarche était simple : s’affranchir des contraintes liées à l’organisation d’élections à l’ancienne. En plus d’installer un bureau de vote dans chaque centre, il fallait trouver des volontaires pour participer à la tenue du scrutin et assigner des managers à la supervision de l’élection. En tout, plus de 300 personnes se retrouvaient mobilisées à chaque fois. Désormais, la seule chose à faire est de se connecter à une plate-forme depuis un navigateur Web. Plus d’urnes, ni d’isoloir, un simple PC suffit.

Avant, le matériel de vote de tous les sites était rapatrié au siège, à Niort, et conservé dans un coffre. Le lendemain des élections, une trentaine de salariés, souvent issus des organisations syndicales, s’attelaient au comptage des bulletins. Ce qui représentait environ deux jours de travail. Aujourd’hui, le résultat est connu dans la seconde qui suit la clôture du vote. Enfin, côté administratif, il fallait rédiger un procès-verbal par élection (soit autant qu’il existe d’entités) et le transmettre à l’inspection du travail. “ Cela prenait plusieurs jours et monopolisait au moins deux personnes. Désormais, les 170 procès-verbaux sont édités automatiquement par la plate-forme. Délégués syndicaux et direction ne consacrent plus que trois heures à les signer ”, se réjouit Fanchon Ribano, responsable aux ressources humaines de la Maif. L’impact sur l’organisation de l’entreprise est conséquent et, même si l’assureur ne l’a pas chiffré précisément, il estime avoir largement amorti les 14 000 euros investis dans son dispositif de vote électronique auprès de la société Gedicom.

Sujet sensible. Avant d’opter pour la solution de cet éditeur, la mutuelle a dû respecter les exigences du code du travail. Celui-ci impose en effet la rédaction d’un accord d’entreprise précisant que la direction et les délégués syndicaux renoncent au papier. Cet accord doit obtenir une majorité relative de 30 % et ne pas avoir été l’objet d’une opposition de plus de 50 % des intéressés. Lors de l’appel d’offres, la Maif s’est tournée vers les trois prestataires dont les solutions étaient expertisées et conformes aux recommandations de la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) : Gedicom, Docapost (une filiale du groupe La Poste) et Voxaly.

“ Notre choix s’est porté sur Gedicom essentiellement pour la qualité de l’accompagnement qu’ils proposaient et leur capacité à réagir en cas d’incident. Les élections professionnelles sont un sujet trop sensible pour risquer de devoir tout recommencer à cause d’une erreur de procédure. L’impact sur le climat social est très important ”, explique Fanchon Ribano. Une mésaventure que risque de vivre le groupe Total, épinglé par la Cnil pour le non-respect des recommandations de confidentialité. Notamment parce qu’il a envoyé leur identifiant et leur code personnel aux salariés par messagerie électronique, et non par courrier papier. Cet avertissement pourrait conduire à l’annulation des élections si l’affaire était portée en justice, comme ce fut le cas, en juin, pour l’association caritative bretonne Don Bosco.

Sceaux virtuels. Techniquement, la plate-forme de vote est hébergée chez Gedicom, qui se charge de tout paramétrer : le fichier des électeurs, l’intégration des listes et les photos de candidats, les professions de foi des organisations syndicales, etc. Cette phase de réglage achevée, la direction de la Maif et les représentants du personnel procèdent à un scrutin à blanc. Cette étape, obligatoire, sert à vérifier le respect des demandes du client ainsi que le bon fonctionnement du logiciel. “ Lors du scrutin de 2012, nous avons eu des surprises, raconte Fanchon Ribano. L’application s’est révélée inaccessible… ”

Le problème technique réglé, la plate-forme a été “ scellée ”, conformément à la loi : les paramétrages techniques sont alors verrouillés et à l’issue des élections, les organisateurs vérifient qu’ils n’ont pas été modifiés. Afin de garantir la confidentialité du vote, les bulletins sont cryptés depuis le poste de l’électeur jusqu’aux serveurs du prestataire. Seuls les membres du bureau de vote détiennent les clés confidentielles servant à les déchiffrer pour procéder au dépouillement.

“ Le prestataire a été très présent durant la période électorale. Nous avons eu à gérer quelques impondérables, notamment le cas de personnes qui, ayant changé de nom (mariage, divorce) ou d’adresse, s’étaient vues attribuer deux identifiants au lieu d’un. Gedicom a tout pris en charge ” , raconte Fanchon Ribano. Au final, la Maif se dit globalement satisfaite. “ Nous n’avons reçu aucune contestation ”, se réjouit la responsable.

Effet secondaire. Seul point noir, une baisse inexpliquée du taux de participation. Historiquement toujours au-dessus des 70 %, ce pourcentage a chuté de près de 20 points en 2010 et de 30 points l’an dernier – malgré un scrutin étalé sur vingt jours en 2012 au lieu de cinq jours deux ans plus tôt –, obligeant l’assureur à procéder à un deuxième tour. Les organisations syndicales et les membres de la direction peinent à expliquer cet effet secondaire. “ Chez Maaf Assurances, c’est l’inverse qui s’est produit, précise Alain Proust, secrétaire général de Force ouvrière à la Maif. Ce n’est donc pas propre au secteur de l’assurance, mais à notre mutuelle. L’explication réside peut-être dans le manque de confiance de la part des salariés en la confidentialité du processus. Autre hypothèse : voter physiquement entraînait une émulation entre les collaborateurs, qui a disparu avec la procédure sur Internet. ”

Aujourd’hui, la Maif étudie, entre autres, la mise en place d’une urne électronique : “ Les personnes se déplaceront à nouveau pour voter, mais nous ne perdrons pas les avantages liés au dépouillement ou aux tâches administratives ”, résume Alain Proust. Pour préparer les scrutins de 2014, les représentants réfléchissent à une façon d’inverser cette tendance à la baisse du taux de participation. Et sur un sujet pareil, pas un ne s’abstient.

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