Gouvernance
Apex Energies fait toute la lumière sur ses projets d’installations solaires
Par Stéphane Moracchini, publié le 17 février 2025
Le spécialiste du photovoltaïque Apex Energies s’est doté de l’outil Monday pour la gestion de ses chantiers. Placée au coeur de son système d’information, la solution fournit une vision globale de l’avancement des travaux et facilite la collaboration entre les différents services concernés. Elle automatise aussi certains processus trop répétitifs.
Toitures solaires, hangars photovoltaïques, centrales au sol… En quelques années, l’activité d’Apex Energies s’est envolée, portée par la volonté d’un nombre croissant d’entreprises et de collectivités de renforcer leur performance et leur autonomie énergétiques.
En 2023, le spécialiste du solaire a ainsi réalisé quelque 800 projets, contre seulement 100 quatre ans plus tôt. Et la dynamique s’est poursuivie en 2024, avec plus de 1 300 projets. Une hyper-croissance à laquelle l’entreprise a dû faire face en remettant à plat son système d’information.
Entre la prospection, le bureau d’études, les développements projets, l’urbanisme, la construction, le raccordement, l’exploitation, Apex Energies compte une vingtaine de services opérationnels, un périmètre qui lui permet de réaliser toutes les étapes d’un projet solaire, depuis l’identification des sites jusqu’à l’exploitation et la maintenance d’une centrale.
Mais en 2023, alors que l’activité accélère, il ne dispose pas d’outil global pour conduire ces projets d’installation. Des développements spécifiques ont bien été effectués sur l’ERP open source en place, Axelor, afin d’assurer cette fonction, mais les métiers n’adhèrent pas. Résultat, chacun travaille en vase clos, gérant ses projets sur son propre outil, plus ou moins vraiment adapté à cette mission : Excel, Trello, Planner, OneNote, voire même Outlook.
« C’était catastrophique, se souvient Benoît Biache, responsable du service informatique. Avec la montée en puissance de l’activité, les équipes se sont vite retrouvées confrontées à un grand nombre de données éparpillées dans les différents outils, avec en particulier des difficultés à partager l’information entre services. »
En mars 2023, Apex Energies se lance donc en quête d’une solution capable de fournir à l’ensemble des collaborateurs une vision globale et claire des milliers d’informations concernant les projets, de faciliter la collaboration interservices, mais aussi d’automatiser un certain nombre de processus répétitifs, afin de supprimer les tâches manuelles chronophages qu’ils imposent.
En 2024, le spécialiste du photovoltaïque Apex Energies a mené 1 300 projets solaires, soit une progression de 60 % par rapport à 2023. Le tout, dans des conditions et des configurations de plus en plus variées.
Suite à un appel d’offres, quatre solutions sont examinées : Wrike, Notion, Asana et Monday. La première sera éliminée, faute de se conformer aux exigences du droit européen et français en matière de RGPD. Jugée pas assez orientée gestion de projet, la deuxième subira le même sort. Les deux solutions restantes seront invitées à une soutenance, que seul Monday décidera finalement d’effectuer. « Les métiers ont néanmoins évalué les deux solutions et plébiscité Monday pour sa facilité d’utilisation, avec sa logique low-code la mettant à la portée de chaque service dans la mise en place de ses processus et automatisations, et par sa capacité à briser les silos entre services », indique Benoît Biache.
Aujourd’hui, Monday figure au cœur du système d’information, connecté à une base documentaire sur Docuware et à une base de données. L’ensemble des informations relatives aux projets sont stockées dans une master data de Monday, une table comportant 6 000 lignes et 200 colonnes, offrant à chacun la possibilité d’avoir une vision globale de chaque projet (rentabilité, faisabilité technique, normes en vigueur, avancée, respects des objectifs et délais, etc.) et aux différentes équipes de mieux se coordonner et collaborer. « Nous avons adopté une stratégie data centric, plus que process centric, complète le RSI. Cela nous permet d’être plus agiles dans un domaine où les réglementations peuvent changer du jour au lendemain », précise- t-il. Monday est, entre autres, aussi connecté à l’ERP Axelor, via une API alimentant directement les tableaux du premier de ses données, alors qu’auparavant leur exploitation par les métiers exigeait de la DSI qu’elle réalise des imports-exports depuis Axelor.
Benoît Biache
Responsable du service informatique d’Apex Energies
« L’un des points forts de Monday, c’est la mise à jour en temps réel des diagrammes de Gantt. Lorsqu’un délai n’est pas respecté, tous ceux du projet sont recalculés automatiquement. »
Des besoins recensés auprès des responsables
Côté déploiement, les choses se sont faites progressivement, service par service, en rencontrant chacun de leurs responsables pour recenser les besoins. Les métiers ont ensuite reçu une courte formation sur Monday, puis, de l’automne 2023 à l’été suivant, ont pu prendre en main la solution et mettre en place leurs process. Pour cette phase, Apex Energies s’est fait accompagner par le cabinet de conseil Synolia. « Monday est un produit simple, mais ambitieux. Il nécessite de bien se faire accompagner, les six premiers mois, par des experts de la solution, pour connaître toutes les petites astuces en termes d’intégration et de mise en oeuvre, savoir choisir les bonnes extensions dans la marketplace très riche du produit », commente Benoît Biache. Pour accompagner les métiers, chaque service a également été doté d’un référent Monday ayant obtenu une certification sur la solution.
Afin de bien enclencher le déploiement et d’entraîner l’adhésion, la décision a été prise de le démarrer avec un cas d’usage susceptible de constituer un quick win, en l’occurrence au service achats, où l’on était débordé par les 100 à 150 demandes de matériel par e-mail parvenant chaque jour de la trentaine de chefs de projet construction. « En dix jours, nous avons pu mettre en place un système de préparation de demande d’achats qui a permis de faciliter leur traitement et supprimer des centaines d’e-mails,» indique le RSI. « Les demandes sont dorénavant centralisées, via un formulaire, dans un tableau Monday. Lorsque les acheteurs effectuent leurs demandes, le système vérifie que toutes les informations nécessaires sont renseignées, avant de transmettre la demande au service achat. Nous disposons d’un suivi précis, d’un workflow, avec toute la documentation », détaille-t-il.
Depuis le déploiement à l’ensemble des services opérationnels, quelque 24 500 automatisations et 17 000 intégrations ont été mises en place. Pour piloter leur mise en oeuvre, une gouvernance a d’ailleurs été instaurée, à travers une réunion mensuelle avec les responsables de service pour faire le point sur le sujet. « La très grande facilité à mettre en place des automatisations constitue un point fort de Monday, mais elle implique aussi de contrôler que cela ne parte pas dans tous les sens », pointe Benoît Biache.
Cet usage aujourd’hui maîtrisé et les process interservices désormais en place, s’ouvre néanmoins un nouveau chantier pour Apex Energies. « Nous allons maintenant pouvoir nous attaquer à l’amélioration de la gestion globale d’un projet photovoltaïque, en concevant avec Monday les bons tableaux de bord pour synthétiser l’information entre services », conclut le RSI.
LE PROJET EN CHIFFRES
182 utilisateurs actifs sur 250 salariés
24 000 automatisations mises en place
17 000 intégrations avec des bases de données ou applications externes
L’entreprise Apex Energies
Activité : Développement de projets photovoltaïques
Effectif : 250 collaborateurs
CA : 125 M€ (2023)
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