Les outils sont là mais les pratiques de collaboration tardent à vraiment se moderniser. C’est un peu la conclusion du nouveau rapport Lecko qui montre que l’utilisation des nouveaux outils collaboratifs sans changement de culture conduit à une saturation d’informations et de réunions.

Teams, Slack, Office 365, Google G-Suite… La transformation numérique des entreprises est portée par de nouveaux outils collaboratifs qui révolutionnent l’approche du travail en équipe. Mais si ces outils sont importants, ils doivent d’abord servir un changement de culture et des pratiques au cœur même de l’entreprise.

Or, comme le montre la nouvelle étude menée conjointement par Lecko et YouGov auprès de collaborateurs d’entreprises de plus 5000 employés, si 91% des collaborateurs se déclarent de plus en plus à l’aise avec le digital seulement 5 à 15% des collaborateurs utilisent régulièrement les nouvelles solutions de collaboration.

Le mail reste l’outil de collaboration dominant, ce qui rappelle à tous que les vieilles habitudes sont tenaces et que le changement de pratiques ne dépend pas des outils mais de la culture de travail insufflée par les directions.

Selon cette étude, la transformation numérique dans le cadre de l’entreprise a, au cours des deux dernières années, avant tout :
– facilité l’accès à l’information utile (pour 76% des répondants),
– permis de coordonnée de façon plus fluide leurs activités (pour 70% des répondants),
– facilité les rapports avec leurs collègues (pour 65% des répondants),
– aidé à mieux travailler en situation de mobilité (pour 62% des répondants),
– généré plus de bien être au travail (pour 57% des répondants).

Ils sont 60% à être satisfaits des outils collaboratifs proposés par l’entreprise.

Mais, ils ne sont que 54% à estimer que ces outils leur ont permis d’être plus efficaces en réunion. Notamment chez les cadres qui déclarent que, saturés de sollicitations et d’informations, ils n’ont plus le temps de préparer lesdites réunions et de faire autre chose durant ces temps d’échange.

Ainsi, 32% des managers interrogés souhaitent réduire le nombre de réunions et 28% d’entre eux aimeraient également réduire le nombre de mails.

Plus inquiétant : les outils grand public trouvent une place croissante dans la collaboration. Si l’email professionnel reste le principal vecteur d’échanges, 40% des répondants utilisent aussi Facebook, 33% utilisent WhatsApp et 17% utilisent des espaces de stockage en ligne tels que GDrive, OneDrive, DropBox ou Box.

Seulement 7% des collaborateurs interrogés (15% chez les managers) déclarent utiliser régulièrement des solutions de collaboration autres que le mail : messageries d’équipe (Slack, Teams), RSE, Kanban (Trello, Planner)… Le plus inquiétant étant probablement que ce nombre est resté stable par rapport à la précédente enquête menée deux ans plus tôt !

Bref, les entreprises sont aujourd’hui confrontées à un paradoxe. D’un côté, elles ont conscience que leurs collaborateurs attendent toujours plus d’information (46% d’entre eux veulent que l’information soit mieux partagée) et de collaboration au quotidien. De l’autre, malgré les nouveaux outils mis en œuvre (comme Slack ou Teams), elles ne remettent pas en cause leurs pratiques managériales ni leur organisation. Or il n’y a pas de transformation numérique réelle sans transformation des pratiques. Sinon quoi les nouveaux outils ne fluidifient rien et n’entraînent au final que davantage de messages, de réunions improductives et de chaos documentaires.

Pour en savoir plus :
Lecko : État de l’art de la transformation interne des organisations