Pour fluidifier ses relations avec l’éditeur, accélérer l’innovation et consolider la multitude de ses systèmes SAP afin d’optimiser les coûts opérationnels, Engie a créé son propre « Centre d’Excellence SAP ». Hasard des calendriers, ce projet a démarré alors que le monde se confinait pour cause de pandémie…

Ex d’Accenture où il a œuvré sur de grands projets de transformation IT, Antoine Garnier a rejoint Engie il y a environ un an, juste avant les premiers confinements, pour piloter le nouveau centre d’excellence SAP que le groupe souhaitait créer. « Ce centre d’excellence regroupe chez Engie IT, les compétences SAP de l’entreprise, explique-t-il. Engie IT est le centre de services partagé entre toutes les BU (Business Unit) sur les composantes IT au sein du groupe. ».

La genèse d’une telle initiative est née d’une demande de la direction générale d’Engie qui souhaitait internaliser ses ressources SAP éparpillées un peu partout, les regrouper au sein d’un centre d’excellence et les compléter si besoin. « SAP est bien évidemment une solution stratégique pour le groupe, rappelle Antoine Garnier. Mais, historiquement, nous dépendions beaucoup de prestataires externes. Avoir la maîtrise sur cette solution et pouvoir opérer les systèmes SAP de manière indépendante et autonome, sans dépendre uniquement de nos prestataires, s’est imposé comme une volonté forte de la direction du groupe ».

Ce centre d’excellence regroupe aujourd’hui plus de 40 experts SAP internes, qui ont en moyenne plus de 10 ans d’expérience et sont essentiellement répartis entre la France et la Belgique. « Sa création a débuté par une évaluation complète des compétences existantes au sein du groupe tout en cartographiant quels modules et quelles solutions SAP celles-ci couvraient, explique Antoine Garnier. Cette première sélection a ensuite été complétée par du recrutement externe pour enrichir les savoirs qui manquaient autour de certaines fonctions SAP. Un an après, nous demeurons sur une stratégie de croissance avec une volonté claire du groupe de continuer à internaliser les compétences clés. Une dizaine de personnes devraient ainsi nous rejoindre au cours de l’année 2021. »

Servir les besoins de rationalisation

Antoine Garnier
Directeur du Centre d’Excellence SAP d’Engie

Le centre opère pour la plupart des BU du groupe, en France comme à l’étranger (y compris en Polynésie ou en Amériques). Même si l’ERP est évidemment au cœur du projet, « l’objectif du centre d’excellence est bien de rayonner sur l’ensemble des solutions SAP et notamment les solutions Ariba (processus d’achat/e-procurement), Concur (gestion des notes de frais) et autres modules type Fieldglass (solution SaaS de gestion des workforces externes) » confirme Antoine Garnier.

Un rayonnement large spectre sur les solutions comme sur les sujets et domaines : « Nous intervenons sur des tâches de maintenance, sur de l’accompagnement de projets, sur du consulting lorsqu’une BU a besoin d’une expertise sur une problématique donnée… détaille Antoine Garnier. Autrement dit, nous adressons l’ensemble des projets et interventions autour de l’ERP ». Le centre d’Excellence regroupe cependant essentiellement des compétences fonctionnelles et métiers et n’embarque pas pour l’instant de véritable pôle de développement. « En la matière, on continue surtout à faire appel à des équipes externes » ajoute Antoine Garnier.

Engie est un groupe assez décentralisé. Le centre d’excellence n’est pas imposé de façon systématique aux BU même s’il est destiné à intervenir à terme sur tous les projets s’appuyant sur des solutions SAP. En outre, il se montre lui-même très flexible et se contente parfois d’accompagner des partenaires privilégiés de certaines entités lorsque ces dernières préfèrent dans un premier temps s’appuyer sur des prestataires qu’elles connaissent de longues dates.

Outre l’accompagnement des projets, la vocation même du Centre d’Excellence est d’accélérer la consolidation des différents ERP en place dans les différentes entités afin d’optimiser les coûts opérationnels et d’améliorer la cohérence d’ensemble en limitant les silos.
Le Centre d’Excellence SAP est ainsi le chef d’orchestre de l’un des projets IT les plus ambitieux du groupe, à savoir le projet Vesta lancé par le DSI du groupe, Yves Le Gélard, et visant à créer un « core model » autour de S4/HANA. Comme l’explique Antoine Garnier, « l’objectif est de rationaliser d’ici 5 ans les différents systèmes ERP SAP du groupe sur un socle commun de référence et de passer ainsi de plus de 100 systèmes ERP actuellement à 25 systèmes, en sachant qu’il n’est pas dans notre objectif de n’aboutir qu’à un seul ERP unifié, les entités ayant des tailles très disparates ».

Gouvernance et collaboration

L’évocation de ce « Core-Model » est l’occasion de rebondir sur deux réalités de toute entreprise moderne : la nécessité de mettre en œuvre non seulement une gouvernance de la donnée mais aussi celle de la cybersécurité. Des besoins qui ne sont pas directement la responsabilité de ce Centre d’Excellence mais qui s’entremêlent d’une manière ou d’une autre à toutes ses activités. « Forcément, il ne peut exister de projets SAP sans parler Data ou Cybersécurité, reconnaît Antoine Garnier. Chez Engie IT, il existe d’autres centres de compétence et notamment un sur la data et un sur la cybersécurité. Nous travaillons donc main dans la main avec eux pour faire intervenir sur nos projets leurs ressources spécialistes de ces sujets. Mais il est aussi important que chaque expert du centre d’excellence SAP soit au fait des problématiques Data et Cybersécurité. Donc, en amont, nous avons défini des synergies entre les centres d’excellence où les experts des centres Data et Cybersécurité viennent nous former et nous mettre régulièrement à niveau sur les règles de gouvernance, les évolutions des législations, les évolutions des menaces et des risques. L’objectif est d’imprégner de ces cultures chaque ingénieur du centre d’excellence SAP ».

Fluidifier les relations avec l’éditeur

On le sait, les relations entre les grandes DSI et l’éditeur SAP ont parfois été tendues et sont encore bien souvent compliquées. Ces dernières années, le CIGREF ou encore l’USF n’ont pas toujours été très tendres avec l’éditeur et ses politiques de licences pas toujours limpides.

Consolider, optimiser, et rationaliser sont au cœur des missions du Centre d’Excellence SAP. « Ça fait aussi partie de l’ADN des différents centres d’excellence d’Engie d’être plus efficients sur les dépenses IT » confirme le responsable du centre.

Avoir un tel centre dédié permet également à Engie de fluidifier ses rapports avec l’éditeur. « Nous avons construit le centre d’excellence en partenariat avec SAP » témoigne Antoine Garnier. « Dès le début, on les a impliqués dans sa construction. Aujourd’hui, nous travaillons main dans la main avec l’éditeur : nous intervenons sur les missions ensemble et nous collaborons en amont avec eux pour tout ce qui est innovations. Nous avons même accès à leurs Labs ».

Par ailleurs, SAP participe aussi activement à la certification des ressources internes du groupe ce qui permet de valoriser les compétences et affirme la crédibilité du centre de compétence auprès des différentes entités.

Une aventure humaine

Un an à peine après les premiers pas du Centre d’Excellence SAP d’Engie, il est trop tôt pour tirer un bilan même si l’équipe a mis en place plusieurs métriques pour mesurer notamment son acceptation au sein du groupe. « On a essayé de mettre en place à plusieurs niveaux quelques mesures pour vérifier et démontrer les impacts positifs du centre d’excellence au sein d’Engie précise Antoine Garnier. On peut déjà mesurer le succès du centre sur le niveau de sollicitation au quotidien en provenance des BU. Et l’ensemble des experts du centre travaillent à 100% sur les projets du groupe, ce qui confirme une forte demande des entités pour travailler avec nous. Elle est telle que l’on s’inscrit clairement aujourd’hui dans une démarche de recrutement.

Un autre KPI important suivi attentivement par Antoine Garnie n’est autre que celui de la certification des collaborateurs. Il rappelle au passage que « le cœur du centre d’excellence, ce sont les personnes. Il est important pour elles de valoriser leurs compétences et de les enrichir. On avait défini avec SAP un objectif ambitieux sur la formation et la certification de nos ressources. La crise pandémique avec ses contraintes distancielles n’est certes pas la meilleure période pour les certifications, mais nous comptons néanmoins une demi-douzaine de nouveaux certifiés dans nos rangs en 2020 et la moitié des collaborateurs du centre le seront d’ici fin 2021 ».

Une façon de rappeler que la création d’un tel centre d’excellence au cœur même de la tempête Covid est avant tout une aventure humaine. Toutefois, la pandémie n’a pas eu que des effets négatifs. Antoine Garnier confirme que ces équipes sont passées quasiment toutes en télétravail et qu’aucun projet n’a été stoppé depuis les premières mesures de confinement. Il avoue même que « le télétravail imposé et la généralisation des réunions virtuelles ont probablement contribué à accélérer l’acceptation de ce centre d’excellence rendu opérationnel en pleine crise pandémique. Nos ressources étaient probablement plus habituées à ce genre de pratiques que les partenaires traditionnels des BU ».

 

Engie mise sur le Cloud

La volonté du groupe Engie est depuis quelques années d’arriver à être 100% cloud sur toutes ses solutions. L’entreprise a été l’un des tout premiers acteurs européens à opérer une migration cloud de SAP S4/HANA. Celle-ci s’est poursuivie comme le confirme Antoine Garnier : « 100% de nos systèmes SAP/HANA sont aujourd’hui hébergés dans le cloud soit sur AWS, soit sur Azure et le centre d’excellence s’inscrit totalement dans cette démarche ».

 

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