La collaboration à l’heure du travail hybride

La visioconférence se branche sur les conversations

Face au nouveau rôle d’importance qu’elles jouent avec le télétravail, les solutions de visioconférence se sont beaucoup enrichies sur le plan fonctionnel. Elles se sont notamment dotées de capacités de transcription, pour capitaliser et partager les échanges.

C’est sans conteste l’application collaborative star de la crise sanitaire. La visioconférence s’est invitée massivement dans le quotidien des organisations. La fulgurance de son adoption est inédite. En 2019, Zoom comptait parmi ses abonnés payants 66 300 organisations d’au moins 10 salariés. Aujourd’hui, elles sont 512 000. Dans le même laps de temps, Teams a vu le nombre de ses utilisateurs quotidiens passer de 13 millions à 145 millions.

Après s’être imposée comme une solution d’urgence pour se réunir à distance, conserver le lien avec ses collègues, la visioconférence s’installe durablement dans le fonctionnement normal des entreprises. En octobre dernier, par exemple, 71 % des cadres avaient assisté à au moins une visioconférence les sept derniers jours, soit dix points de plus que huit mois plus tôt, montre une étude Ifop-Speechi.

Des évolutions fonctionnelles

Pour être à la hauteur de leur nouveau statut, les solutions ont beaucoup progressé sur le plan fonctionnel. C’est notamment le cas en termes de capacités à capitaliser et partager les échanges. Dans l’application de bureau Teams, il est ainsi désormais possible de retranscrire en direct les conversations. Cette fonction s’appuie sur l’outil de reconnaissance automatique du langage de Microsoft (ASR). Pour améliorer la précision de la transcription, notamment pour identifier le vocabulaire métier, l’intelligence artificielle (IA) analyse l’invitation à la réunion, les documents qui y sont joints, ou encore les récents e-mails des participants. La conversation s’affiche dans une colonne, avec les avatars des personnes prenant la parole. La retranscription est ensuite téléchargeable depuis la réunion Teams ou le calendrier dans laquelle celle-ci était programmée.

Chez Zoom, pour offrir les mêmes capacités, on s’appuie sur la solution de transcription Otter.ai. Outre le texte, celle-ci génère aussi automatiquement des mots-clés pour identifier les participants ou les sujets abordés, facilitant les recherches ultérieures dans les retanscriptions. Durant la réunion, les moments clés peuvent être marqués d’un signal de la voix, pour être rapidement consultés par la suite. Par ailleurs, une fonction permet de mettre en forme les transcriptions, leur ajouter des images, par exemple des captures d’écran prises au cours de la réunion. Otter.ai propose également un assistant destiné à Zoom. Une fois synchronisé à un agenda, il suffit de lui indiquer les réunions auquel on veut qu’il participe, par exemple celles auxquelles on ne peut être présent. Il en réalisera la transcription.

Du côté de Cisco Webex, l’assistant virtuel qui prend en charge la transcription sait désormais marquer les points clés qu’on lui signale de la voix au cours de la réunion. Il les liste pour constituer un résumé de cette dernière, qui pourra être partagé. Depuis chaque point clé, on accède au moment correspondant sur l’enregistrement de la visioconférence. L’organisateur de la réunion peut aussi adapter le résumé au destinataire, en ne lui partageant que certains points clés, et donc en l’empêchant d’accéder à d’autres moments de l’enregistrement.

Mais des limites techniques

En matière de transcription, il faut cependant aussi faire avec les limites techniques, la précision dépendant des bruits de fond, de la clarté de l’élocution de l’intervenant, du fait que d’autres personnes ne parlent pas en même temps. Des contraintes qui peuvent peser sur la spontanéité des échanges. Enfin, toutes les langues ne sont pas encore prises en charge. Teams en propose 28 et Google Meet 5 (anglais, français, allemand, espagnol et portugais). Cisco Webex et Zoom se cantonnent à l’anglais, mais d’autres langues devraient être reconnues au cours de l’année. Dans Teams, la transcription de la visioconférence s’affiche en temps réel dans une colonne où le texte des prises de parole est accompagné de l’avatar de l’intervenant.

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