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La collaboration à l’heure du travail hybride
Par La rédaction, publié le 17 août 2022
De l’effervescence technologique, mais des pratiques à transformer
Le développement du travail hybride donne un véritable coup de fouet au marché de la collaboration, qui fourmille de solutions pour répondre à ce nouvel enjeu. Les organisations, elles, s’équipent. Mais, pour vraiment tirer parti de leurs outils collaboratifs, il leur reste encore à vraiment ouvrir le chantier pour repenser leurs pratiques de travail.
Après avoir massivement adopté des outils de collaboration temps réel – visioconférence, messagerie instantanée – et de partage de fichiers ces deux dernières années, les organisations continuent de faire de l’environnement numérique de travail un chantier urgent. Dans les grandes entreprises et les ETI françaises, le sujet figure ainsi dans le top 3 des priorités, derrière la cybersécurité et la valorisation des données, montrait une enquête Les Échos Études-Alliancy réalisée en octobre dernier. Une dynamique tirée par la montée en puissance du télétravail, qu’elles étaient 72 % à déclarer vouloir généraliser, avec la nécessité corollaire de basculer dans un mode de fonctionnement hybride, facilitant le mix travail à distance et en présentiel.
Dans ce contexte, le marché des solutions de collaboration connaît une effervescence inédite. Parmi les faits marquants, même s’il ne s’agit encore que d’un signal faible, l’arrivée sur ce terrain de spécialistes de l’affichage numérique dynamique (digital signage) mérite d’être signalée. Dans cette catégorie, on trouve notamment les américains Appspace et FWI. Leur ambition est de devenir le cœur de l’environnement numérique de travail. Ils disposent de trois atouts pour réussir. D’abord, leurs plateformes savent communiquer en tout point de l’entreprise via écrans interposés, connectant salariés de bureau comme de terrain. Ensuite, elles proposent des outils de gestion du lieu de travail (réservation de salles, gestion des visiteurs, etc.), une dimension qui devient plus cruciale dans un contexte de fonctionnement hybride. Enfin, elles ont désormais la capacité d’intégrer le flux de travail. Appspace, dont la solution se connectait déjà à de nombreux outils collaboratifs, s’est renforcé en la matière, l’année passée, avec le rachat de Beezy. La solution de ce dernier permet de bâtir une digital workplace sur Microsoft 365 et se distingue notamment par ses capacités d’automatisation, facilitant entre autres la collaboration autour des processus métier. Quant à FWI, il a fusionné en mars dernier avec l’irlandais Poppulo, dont la plateforme offre des fonctions d’e-mail et d’intranet, tout en sachant également se connecter à Microsoft 365, Google Workspace ou Slack.
Outil de visioconférence, gestion de tâche ou de projet, messagerie d’équipe, réseau social d’entreprise, digital workplace… Du côté des solutions déjà installées sur le marché de la collaboration, l’effervescence s’illustre sur le terrain fonctionnel, qui s’enrichit pour répondre aux nouveaux enjeux. Ici, on muscle ses capacités de messagerie instantanée ou de visioconférence, là celles de co-édition en ligne. Ailleurs, on se dote d’un outil de gestion de tâches, ou encore d’une brique intranet. Dès que le moindre impératif ou irritant lié au mode de travail hybride surgit, une solution technologique y répond.
La vidéo asynchrone pointe
L’exemple de la vidéo asynchrone illustre bien le phénomène. Elle vient à la rescousse face à la multiplication des visioconférences. Plutôt que de perdre du temps dans une réunion en ligne pour transmettre une information à des collègues, il suffit de leur communiquer via une courte vidéo, dans laquelle on aura aussi pu leur partager son écran. C’est ce que propose la gestion de projet Asana, avec sa fonction Video Messaging, qui s’appuie sur une intégration avec la plateforme Vimeo. Elle effectue aussi automatiquement la transcription du message enregistré, en intégrant des métadonnées liées au contenu et au contexte de travail dans lequel il a été partagé, promettant de facilement le retrouver.
De son côté, Trello se connecte à l’application de messagerie vidéo Loom pour offrir la même possibilité. Les vidéos réalisées peuvent notamment être partagées dans une carte d’un tableau Trello, sous forme de commentaire ou de carte liée. De quoi éviter les réunions d’avancement de projet. Chacun peut partager ses mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires par ce moyen et apporter ses commentaires à celles de ses collègues.
Depuis la fin de l’année dernière, la messagerie d’équipe Slack propose sa fonction Clips, pour réaliser de courts enregistrements audio ou vidéo, avec partage d’écran. Leur lecture peut ensuite se faire en mode ralenti ou accéléré. Une transcription automatique est également fournie et un système d’archivage permet d’accéder aux enregistrements. Enfin, avec son nouvel outil de messagerie vidéo Capture, Dropbox offre les mêmes capacités que les solutions précédentes pour créer un contenu vidéo. Mais il se distingue avec un autre outil, Replay, un format de lecture qui permet de visionner la vidéo à plusieurs et de la commenter en même temps.
Des pratiques de travail à repenser
Dans cette offre foisonnante, les organisations et leurs DSI sont assurées de trouver une solution pour répondre aux enjeux du mode de travail hybride. Mais elles peuvent tout aussi bien ne rien résoudre, voire se créer un nouveau problème. Car, si elles se démènent pour s’outiller face au nouveau contexte, dans leur grande majorité, elles n’ont pas encore vraiment ouvert le chantier pour repenser leurs pratiques de travail. La nature des usages collaboratifs en fournit un bon symptôme. Une enquête réalisée en 2021 par Yougov montrait que l’e-mail restait le principal moyen de communication et de collaboration pour 71 % des interrogés, devant la visioconférence (51 %). Seuls 33 % plaçaient en tête une messagerie d’équipe ou un réseau social d’entreprise et 29 % une digital workplace. Le cabinet Lecko, qui analyse les usages sur les plateformes collaboratives de ses clients, principalement des grands comptes, constate, lui, que la place de l’e-mail continue même de prendre de l’ampleur. Dans une de ces entreprises, comptant plus de 10 000 salariés et pourtant dotée de Teams, le nombre d’e-mails internes a doublé de manière régulière en deux ans, les périodes de confinement ayant encore accentué le phénomène. L’analyse des échanges au sein d’une équipe montrait, quant à elle, que les messages publiés sur Teams restaient environ de 3 à 5 fois moins nombreux que les e-mails. « Teams est devenu l’outil dominant dans les grandes entreprises pour la visioconférence, mais la dimension espace d’équipe n’est pas utilisée comme elle le devrait, commente Arnaud Rayrole, le dirigeant de Lecko. Elle sert encore surtout à partager de l’information froide. Pour converser librement, le canal principal reste l’e-mail », souligne-t-il.
La collaboration à l’heure du travail hybride
Même si elles ne rivalisent pas en la matière avec la visioconférence, les solutions de projet et de management visuel rencontrent elles aussi le succès. Pour la seconde année consécutive, Asana voit par exemple son chiffre d’affaires progresser de 70 %. En 2021, Monday a vu le sien croître de 90 %. Du côté de ClickUp, le nombre d’équipes utilisatrices a été multiplié par quatre, passant à 800 000. Toutes ces solutions ont profité de la période pour lever des fonds avec, pour résultat, un bond de leurs valorisations, qui s’expriment en milliards de dollars, alors que leurs chiffres d’affaires est de l’ordre de 100 M$. Le signe qu’elles sont promises à un bel avenir ? L’intérêt du secteur s’est aussi illustré, l’année dernière, avec le rachat de la gestion de projet Wrike par Citrix. Intègrant une messagerie instantanée, des fonctions poussées de workflow, et offrant plus de 400 connecteurs à des applications, elle vient renforcer Citrix Workspace, qui disposait déjà d’un outil de partage et synchronisation de fichiers en ligne.
Comme d’autres, Slack mise sur le format vidéo asynchrone pour faciliter la communication entre collègues. Plutôt que de les réunir pour leur apporter une information, l’utilisateur réalise une courte vidéo de lui ou de son écran et leur transmet.
Gérer la présence pour mieux collaborer
Desk.ly, Coworklib, Jooxter, Flydesk… Avec le mode de travail hybride, de nouveaux acteurs apparaissent pour gérer l’espace de travail. Leurs solutions disposent de fonctions de réservation de poste, salle de réunion, parfois parking, généralement via une carte. Dans Jouxter, celle-ci affiche aussi les collègues qui seront présents et on peut effectuer une recherche en filtrant par lieu de travail. Un manager, par exemple, peut ainsi visualiser la présence de son équipe et trouver le meilleur moment pour organiser une réunion. Ces solutions proposent aussi une fonction d’agenda collaboratif, permettant de planifier sa présence au bureau selon celle de ses collègues ou des personnes pertinentes à rencontrer. Enfin, certaines, comme Flydesk, fournissent des métriques sur les habitudes de travail, pour aider une équipe à mieux comprendre comment elle travaille. Jouxter, lui, dispose aussi d’une offre avec capteurs de présence, pour connaître le taux d’occupation et les périodes affluence.
