La collaboration à l’heure du travail hybride

Des espaces virtuels pour mieux collaborer

Pour compenser la distance et retrouver dans le numérique l’expérience vécue en présentiel, des acteurs misent sur le virtuel. Les premiers proposent de s’immerger dans un espace en réalité virtuelle, les seconds reprennent les codes des jeux 2D pour se bâtir tout un monde.

Après la visioconférence, la nécessité de se réunir à distance a déplacé les projecteurs sur la réalité virtuelle, suite notamment au lancement par Meta d’Horizon Workrooms, sa solution d’espace de travail en réalité virtuelle immersive, puis à l’annonce de Mesh pour Teams par Microsoft, trois mois plus tard. Depuis une petite dizaine d’années, plusieurs acteurs, comme Spatial, Engage, Glue, Immersed ou Interlink, jouent la carte de la réalité virtuelle pour faciliter la collaboration à distance. La pandémie a donné un coup de fouet au secteur. D’un usage confidentiel dans de très grandes entreprises, ces solutions commencent à intéresser plus largement.

Recréer la « vie » de bureau

Leur objectif est de faire retrouver, grâce à la réalité virtuelle, la dynamique du travail en présentiel. De ce point de vue, l’un des grands enjeux est de capter, via le casque de réalité virtuelle et les manettes de contrôle, les gestes et les expressions du visage des participants, afin de restituer la dimension communication non verbale. C’est ce que propose notamment le finlandais Glue. Sur le plan collaboratif, le périmètre fonctionnel varie beaucoup entre les solutions, mais les deux éléments de base sont le partage d’écran et le tableau blanc. Parmi les spécialistes, Glue se distingue encore en intégrant Microsoft 365, Google Workspace, Miro, Mural, Salesforce, Slack, Trello et Jira. Côté matériel, certaines solutions sont compatibles avec tous types de casque, d’autres seulement avec certains, à l’instar d’Immersed, réservé pour l’instant aux Oculus Quest et Quest 2.Horizon Workrooms, elle, ne fonctionne qu’avec l’Oculus Quest 2. Mais la solution de Meta permet aussi d’assister à une réunion virtuelle par appel vidéo. Les participants apparaissent alors sur un écran dans la salle de réunion. Dans cette dernière, on dispose d’un espace pour prendre des notes, lister des actions, partager des liens, des fichiers ou échanger par messagerie instantanée.Mesh pour Teams, attendue en version bêta en ce début d’année, donnera d’abord la possibilité de participer à une réunion Teams sous la forme d’un avatar. Celui-ci s’animera en fonction des signaux audio lorsque le participant parle. Mais l’éditeur va s’appuyer sur l’intelligence artificielle pour capter l’expression des visages via la webcam et les reproduire sur cet avatar. Côté espaces virtuels immersifs, des pré-construits (salle de réunion, de séminaire, machine à café…) seront proposés, puis les entreprises pourront créer les leurs. Dans ces espaces, les différentes fonctions de Teams (partage de document, messagerie instantanée, etc.) seront bien sûr disponibles. Pour Microsoft, l’enjeu de la réalité virtuelle va cependant au-delà de Teams, puisque l’éditeur va mettre à disposition des développeurs sa plateforme de réalité mixte Mesh, afin qu’ils conçoivent des solutions collaboratives à base de réalité virtuelle, d’holographie ou de réalité augmentée.Miser sur des espaces virtuels pour mieux collaborer, c’est aussi ce que propose une autre catégorie d’acteurs, parmi lesquels on trouve les américains Gather et TeamFlow, ou le Français WorkAdventure. Ici, pas de casque virtuel ni d’immersion. On reprend le principe des interfaces 2D des consoles des années 80, à base de maps, pour proposer des espaces dans lesquels chacun se déplace, incarné par un petit personnage. Quand on veut parler à un collègue, il suffit de se rendre à son bureau virtuel et d’entrer en contact avec lui.

Leur objectif est de faire retrouver, grâce à la réalité virtuelle, la dynamique du travail en présentiel. De ce point de vue, l’un des grands enjeux est de capter, via le casque de réalité virtuelle et les manettes de contrôle, les gestes et les expressions du visage des participants, afin de restituer la dimension communication non verbale. C’est ce que propose notamment le finlandais Glue. Sur le plan collaboratif, le périmètre fonctionnel varie beaucoup entre les solutions, mais les deux éléments de base sont le partage d’écran et le tableau blanc. Parmi les spécialistes, Glue se distingue encore en intégrant Microsoft 365, Google Workspace, Miro, Mural, Salesforce, Slack, Trello et Jira. Côté matériel, certaines solutions sont compatibles avec tous types de casque, d’autres seulement avec certains, à l’instar d’Immersed, réservé pour l’instant aux Oculus Quest et Quest 2.

Horizon Workrooms, elle, ne fonctionne qu’avec l’Oculus Quest 2. Mais la solution de Meta permet aussi d’assister à une réunion virtuelle par appel vidéo. Les participants apparaissent alors sur un écran dans la salle de réunion. Dans cette dernière, on dispose d’un espace pour prendre des notes, lister des actions, partager des liens, des fichiers ou échanger par messagerie instantanée.

Mesh pour Teams, attendue en version bêta en ce début d’année, donnera d’abord la possibilité de participer à une réunion Teams sous la forme d’un avatar. Celui-ci s’animera en fonction des signaux audio lorsque le participant parle. Mais l’éditeur va s’appuyer sur l’intelligence artificielle pour capter l’expression des visages via la webcam et les reproduire sur cet avatar. Côté espaces virtuels immersifs, des pré-construits (salle de réunion, de séminaire, machine à café…) seront proposés, puis les entreprises pourront créer les leurs. Dans ces espaces, les différentes fonctions de Teams (partage de document, messagerie instantanée, etc.) seront bien sûr disponibles. Pour Microsoft, l’enjeu de la réalité virtuelle va cependant au-delà de Teams, puisque l’éditeur va mettre à disposition des développeurs sa plateforme de réalité mixte Mesh, afin qu’ils conçoivent des solutions collaboratives à base de réalité virtuelle, d’holographie ou de réalité augmentée.

Miser sur des espaces virtuels pour mieux collaborer, c’est aussi ce que propose une autre catégorie d’acteurs, parmi lesquels on trouve les américains Gather et TeamFlow, ou le Français WorkAdventure. Ici, pas de casque virtuel ni d’immersion. On reprend le principe des interfaces 2D des consoles des années 80, à base de maps, pour proposer des espaces dans lesquels chacun se déplace, incarné par un petit personnage. Quand on veut parler à un collègue, il suffit de se rendre à son bureau virtuel et d’entrer en contact avec lui.

Dans WorkAdventure, par exemple, lorsque deux personnages sont proches, une bulle d’interaction se crée leur permettant immédiatement d’échanger par visioconférence ou messagerie instantanée. Jusqu’à quatre personnes peuvent interagir de la sorte. Pour aller au-delà, dans un usage de réunion ou de conférence, il faut créer une zone de partage. Dans ce cas, WorkAdventure s’appuie sur l’outil de visioconférence Jitsi. Dans une zone de partage, on peut aussi collaborer autour de documents bureautiques ou d’autres applications (tableau blanc, gestion de tâches, etc.), à partir du moment où celles-ci fonctionnent par iFrame. Le partage s’effectue simplement en copiant l’adresse de la page web concernée. Via la messagerie instantanée, on peut désormais connaître les personnes connectées à l’espace, identifier celles présentes dans un rayon donné et se créer un groupe de relations. Côté Gather, les modes d’interaction sont un peu différents. En sélectionnant avec le curseur un personnage, on peut choisir de créer une bulle d’interaction avec lui, ouvrir une conversation par tchat, se déplacer à lui, ou encore le suivre, afin de se laisser guider s’il se déplace dans l’espace. Outre la visioconférence, Gather propose une fonction de tableau blanc attachée à l’espace et permet de collaborer autour de documents.

Un mini-monde virtuel pour recréer de l’échange

Bouygues Bâtiment International (BBI) s’est par exemple créé un mini-monde virtuel sur WorkAdventure. Il a entre autres déjà accueilli un comité de management, qui réunissait une cinquantaine de personnes d’une dizaine de pays pendant deux jours. Il comporte une salle de conférence plénière, un espace de type salon, avec ses stands destinés aux exposants, d’un cinéma avec plusieurs salles, ainsi que d’une taverne, où on peut se rassembler par groupe de deux ou trois pour discuter en marge des différentes activités.

« L’appropriation s’est faite très rapidement, raconte Lizzie Laurenti, chargée de communication chez BBI. Contrairement à une réunion dans Teams, un monde virtuel permet des temps de spontanéité et de convivialité. Lors du comité de management, par exemple, beaucoup d’échanges informels se sont déroulés dans la taverne », souligne-t-elle.

La solution devrait bientôt être intégrée au système d’information de Bouygues Construction, dont BBI est une filiale. « La phase suivante sera d’étendre le nombre de types d’événements organisés. Mais nous avons aussi des demandes de certains pays ou métiers qui souhaitent l’adopter pour leurs réunions internes », précise Lizzie Laurenti. Également client de la start-up, le e-commerçant Veepee a déployé la solution pour toutes ses filiales (Pologne, Pays-Bas, Belgique…), permettant de se déplacer entre les unes et les autres pour mieux collaborer.

En route pour le métavers

À travers le principe de métavers, des acteurs misant sur le virtuel cherchent aujourd’hui à proposer une solution de monde virtuel persistant au sein duquel les entreprises interagissent. C’est le cas de Meta, par exemple. Certains sont plus avancés. Interlink a déjà lancé ConnectWorld, un campus virtuel pour PME, où elles peuvent établir leur bureau, collaborer, accueillir des visiteurs, etc. Engage lancera cette année Oasis, un monde virtuel où les entreprises pourront vendre leurs produits, leurs services et organiser des événements. Mais en matière de métavers, les grands chantiers ne font que commencer, surtout pour la réalité virtuelle. Les choses devraient être plus simples pour les Gather ou WorkAdventure, où il suffira de connecter des maps entre elles pour que leurs occupants puissent interagir entre eux.

De l’agitation dans la gestion de projets

Après deux ans de crise sanitaire, où elles ont paré à l’urgence en s’équipant à tout-va, les organisations profiteront-elles de l’année 2022 pour ouvrir ce chantier des pratiques de travail ? Plusieurs études montrent qu’elles sont une proportion importante à avoir mis dans la liste de leurs bonnes résolutions prioritaires l’acculturation de leurs managers au mode de travail hybride. Reste à savoir si elles en profiteront pour passer dans le même élan aux travaux pratiques.

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