Faciles à utiliser pour une PME, les solutions en ligne servent de coffre-fort numérique à tous vos documents comptables.

Par Martin Mathieu, directeur marketing d’In Extenso (expertise comptable).

Dirigeants de petites structures ou professions libérales, sachez qu’il existe de nombreux services en ligne pour vous aider à gérer votre comptabilité. Inspirées des logiciels classiques (Sage, Ciel Compta…), ces solutions se présentent comme des sites Web faciles à utiliser. Aucune installation n’est requise, un PC suffit pour les faire fonctionner, et l’abonnement mensuel coûte de 10 à 60 euros, selon la quantité de fonctions employées ou le chiffre d’affaires de votre activité.

Nombreux sont les acteurs sur ce secteur, les plus connus étant Macompta.fr, Divalto Idylis, Zefyr.net, ou encore In Extenso. Afin d’identifier la solution la plus adaptée à vos besoins, vous pouvez tester tous ces services gratuitement pendant un mois, sans engagement pour la suite.

1. Simplifiez vos déclarations et vos relances

Sur ces sites, après avoir saisi un identifiant et un mot de passe, vous accédez au tableau de bord de votre activité. Dans la section Clients, vous entrez la liste de vos clients en leur associant des devis et des factures. D’un clic, vous précisez si la facture est payée. Tant qu’elle ne l’est pas, les clients concernés s’affichent dans une liste Relances, laquelle permet d’envoyer un courriel de rappel automatique aux retardataires. La section Fournisseurs fonctionne de la même manière. Une liste de sociétés apparaît, auxquelles vous associez des factures, avec le montant et la date d’échéance.

La gestion de la TVA est automatisée. Les taxes perçues sont calculées sur la base de vos factures, et le service en ligne se met en relation avec l’administration fiscale pour effectuer à votre place les déclarations mensuelles CA3 et annuelles CA12. Enfin, la section Moyens de paiement dresse la liste de vos comptes bancaires. Après saisie d’un RIB complet, vous consulterez votre solde et effectuerez les prélèvements ou les virements depuis le service de comptabilité en ligne.

2. Automatisez la gestion des fiches de paie

Ces outils en ligne gèrent également l’activité de vos collaborateurs. Dans la section Paie, le bouton Ajouter un salarié sert à renseigner la fiche de chacun de vos employés. Vous y indiquez leur rémunération de base et leur type de contrat. Vous saisirez ensuite chaque mois la partie variable de leur salaire (heures supplémentaires…) dans une section subalterne, nommée par exemple Navette Paie sur le site d’In Extenso. En fin de mois, dans la section Mes documents, vous disposerez d’un fichier PDF rassemblant toutes les fiches de paie, actualisées avec les taux et cotisations en vigueur. Vous pouvez ensuite les imprimer afin de les remettre à vos employés. Sinon, moyennant de 3 à 5 euros par bulletin de salaire, le site se chargera de les expédier par La Poste.

3. Sauvegardez vos documents comptables

Enfin, ces services en ligne servent d’armoire numérique pour vos documents juridiques et comptables. La fonction Envoi de doc stocke et indexe sur le site statuts, actes de propriété, contrats… que vous aurez scannés au préalable. Le site reconnaît ce qui est écrit dans ces documents ? pour peu qu’ils ne soient pas manuscrits ? afin de référencer vos clients et fournisseurs, voire les montants de leurs factures. Vous alimentez ainsi vos journaux de comptabilité et archivez vos pièces dans le cloud sans limite de stockage.