En l’absence d’un plan d’action officiel en 90 jours, les entreprises dépenseront trop, signeront des contrats inappropriés et recevront un service inférieur aux normes.

Par David Wright, Gartner

Nos recherches ont montré que le surcoût pouvait atteindre 70 % ! Notamment parce que les coûts peuvent être difficiles à tracer et courir sur de nombreux comptes gérés séparément, leur contrôle n’étant pas forcément assuré par les seuls responsables de l’infrastructure et des opérations. Ces derniers doivent donc instaurer une initiative permettant, le cas échéant, de tirer la sonnette d’alarme (qu’il s’agisse de sousutilisation des services contractualisés, de difficulté à tracer les coûts, etc.), voire de lancer des mesures d’optimisation des coûts.

Semaine 1 – Obtenir l’autorité d’agir

La première étape est d’obtenir le support du DSI, du DAF et d’autres dirigeants vis-à-vis de l’initiative engagée. C’est aussi l’occasion d’évaluer le niveau d’économie ou d’efficience à atteindre pour justifier une initiative permanente de gestion de ces coûts. Cette première semaine sert aussi à identifier les différentes parties prenantes (personnels informatiques, ingénieurs produits, collaborateurs métiers, prestataires extérieurs intervenant dans l’administration des comptes…).

Semaine 2 – Constituer l’équipe d’action

Obtenir l’aide d’un analyste en finances facilitera la collecte des rapports de dépenses nécessaires. Un administrateur aguerri du cloud aura, lui, la capacité à mettre rapidement en place les changements de configuration et à générer de nouveaux rapports de dépenses.

Semaines 3 et 4 – Découverte des dépenses de base

Interroger les fournisseurs de services cloud permettra de recenser tous les comptes qui contiennent le nom de domaine de l’entreprise, ainsi que d’identifier les prestataires extérieurs qui utilisent de tels comptes de façon intermédiaire. Les rapports de dépenses, eux, identifieront les propriétaires de centres de coûts dont certaines équipes effectuent des dépenses de cloud public.

Semaines 5 à 6 – Analyse des coûts de base et de la traçabilité

Il convient à cette étape de travailler avec chaque propriétaire de compte pour disposer d’une vision pertinente des dépenses (par équipe, projet, activité…) et non de celle, basique, généralement livrée par les fournisseurs de services cloud (par région, heure…). Cette lisibilité peut être atteinte en utilisant les possibilités d’étiquetage des dépenses proposées par les fournisseurs, mais souvent sous-utilisées. L’administrateur de cloud devra éventuellement demander aux équipes concernées de travailler sur l’étiquetage d’un historique de leurs dépenses : un niveau d’allocation de 80 à 90 % est généralement considéré comme suffisant.

Semaines 7 et 8 – Revue opérationnelle des dépenses contractées

Un premier niveau d’analyse consiste à trier les coûts inventoriés en trois catégories. Ceux dits intraçables qui ne peuvent être reliés à une activité opérationnelle ou sont trop faibles. Ceux qui sont traçables. Et ceux, dits protégés, sur lesquels les propriétaires de comptes souhaitent garder le contrôle. La répartition et l’évolution de ces trois catégories détermineront le niveau de risque de surcoût.

Semaines 9 à 11 – Mise en oeuvre des techniques d’optimisation

Parmi les mesures à prendre éventuellement figurent certains mécanismes simples. Par exemple, la désactivation régulière de ressources non utilisées, la revue des options choisies sur les instances de calcul et de stockage selon le besoin réel, etc., sans oublier la mise en place d’un système d’alerte de consommation/ dépense au niveau des équipes.

Semaine 12 – Rapport de synthèse

Un rapport et une présentation à la direction confirmeront l’intérêt de l’initiative, et permettront de mettre à jour les possibilités d’optimisation, voire de justifier la mise en place d’un système de gestion permanente de ces coûts. En la matière, il est estimé qu’une gestion durable des coûts sur les contrats de cloud public permet de réaliser en moyenne 35 % d’économie.