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Michelin revisite son système de gestion des déplacements
Par Thierry Parisot, publié le 09 octobre 2024
Depuis deux ans, le groupe Michelin déploie un nouveau système de gestion des déplacements et des notes de frais basé sur SAP Concur. Objectifs : standardiser et simplifier le processus, améliorer l’expérience utilisateur, renforcer la conformité, réduire les coûts de traitement, et maîtriser les dépenses.
Après une décennie d’utilisation d’iExpense, le module dédié de son ERP Oracle, Michelin a engagé en 2021 une réflexion pour moderniser son système de gestion des déplacements professionnels, de la réservation à la note de frais (Travel & Expense, T&E). Cette évolution, en lien avec la maturité croissante des collaborateurs vis-à-vis des pratiques d’achats en ligne, notamment en situation de mobilité, était attendue depuis plusieurs années, tant iExpense pêchait par son manque d’ergonomie et de souplesse. « Les utilisateurs manifestaient de plus en plus leur mécontentement, se souvient Laurent Louis, responsable groupe Travel & Expense chez Michelin, en charge du projet. Sur le plan technique, les mises à jour légales étaient également complexes à réaliser, avec un support insuffisant de la part de l’éditeur. »
En 2021, le « business case très complet quantitativement et qualitativement » construit pour justifier un changement de système auprès de la direction, mais aussi les échanges avec l’administration française qui demande de pouvoir assurer des « circonstances de fait » (relier une dépense à un voyage, et un voyage à une approbation), ont permis d’acter le lancement du projet.
Objectif principal : harmoniser le processus et améliorer l’expérience utilisateur dans les 20 pays couvrant environ 97 % du total des dépenses liées aux déplacements. Des objectifs plus opérationnels sont aussi fixés, notamment l’amélioration de la conformité règlementaire et la réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation. Ou encore le renforcement du contrôle des dépenses, sachant que le système couvre les frais associés aux déplacements, mais également les « petits » achats ponctuels inférieurs à 5 000 €.
Un logiciel de SAP pour une réponse best-of-breed
Au lancement du projet, Michelin décide de se focaliser sur le volet Expense. Mais le périmètre prend rapidement une autre dimension. « Nous avons souhaité profiter de la migration pour envisager un système T&E global couvrant le processus de bout en bout, de la discussion entre l’employé et son manager sur l’opportunité de se déplacer, en amont, jusqu’aux vérifications comptables et en termes de conformité, en aval », raconte Laurent Louis.
Il justifie aussi le choix de s’orienter vers une solution best-of-breed : « Alors que la conformité dans chacun des pays où nous opérons était un enjeu central, opter pour un éditeur au fait des problématiques métiers nous garantissait une maîtrise de ces aspects. »
Les déplacements, une catégorie d’achats à part
Recours à une solution achats généraliste au sein d’un ERP par exemple ou à un outil spécialisé comme SAP-Concur ? Les déplacements professionnels et les frais associés présentent tant de spécificités que la question se pose. De fait, ces achats se distinguent des autres catégories sur de nombreux points.
D’abord des volumes très importants de bons de commandes et de factures, avec de fréquents écarts entre l’achat prévu et finalement réalisé.
Ensuite la complexité de leur processus de gestion, basé sur de nombreuses règles en termes de fournisseurs, de produits, de prix, etc., et l’unicité de chaque ordre de mission (destination, durée, services associés, etc.).
Enfin le caractère dynamique du marché, avec une offre et des tarifs en perpétuel mouvement, en fonction de la demande, des disponibilités ou des caractéristiques du déplacement.
Michelin regarde donc à la fois vers des solutions gérant uniquement les notes de frais et d’autres couvrant tout le processus T&E. « La décision finale dépendrait de la capacité de chaque éditeur à nous convaincre que son offre correspondait le mieux à nos attentes et à nos ambitions pour les années à venir », explique le responsable.
Au terme d’un appel d’offres auprès de cinq éditeurs, sur la base de la connaissance du marché et de retours d’expérience de sociétés comparables, puis d’une shortlist de trois solutions, l’américain Concur [racheté depuis par SAP et rebaptisé SAP-Concur, NDLR] est retenu. D’abord pour sa réponse fonctionnelle, avec ses briques Concur Travel et Concur Expense, et sa couverture géographique démontrée via des clients établis dans l’ensemble des pays du déploiement. Mais aussi pour ses capacités d’interfaçage avec les solutions connexes, notamment les modules financiers (AP, GL) d’Oracle, et son adaptabilité aux évolutions des différentes législations locales. « Son outil complémentaire Concur Detect de vérification automatique de la conformité règlementaire des notes de frais grâce à l’IA était aussi un vrai différenciateur, pour nous soulager d’une tâche fastidieuse et coûteuse », complète Laurent Louis.
Son nouveau système de gestion des déplacements et des notes de frais doit permettre à Michelin de réaliser des économies sur les dépenses liées aux déplacements, et de réduire significativement le coût du back-office de contrôle et de traitement associé.
Après environ une année de mise en œuvre, avec l’appui de l’éditeur et du cabinet Areka Consulting, la première mise en production a eu lieu en septembre 2022, en France. « Notre agence partenaire CWT pour la partie Travel de gestion des réservations a joué un rôle clé dans le déploiement de l’outil, en nous accompagnant notamment dans la reprise des données, pour migrer les profils de son système vers SAP Concur », complète Laurent Louis.
Laurent Louis
Responsable groupe Travel & Expense chez Michelin, en charge du déploiement mondial de SAP Concur
« En optant pour une solution best-of-breed et un éditeur spécialisé, nous avions la garantie d’une totale maîtrise de la conformité légale dans chacun des pays où nous opérons. »
Depuis, onze autres pays ont été déployés, en Europe, et deux supplémentaires le seront avant la fin de l’année en Asie. En plus d’une expérience utilisateur améliorée et d’un gain de temps pour les collaborateurs, le nouveau système doit permettre des économies réelles et rapides : environ 5 % sur les dépenses liées aux déplacements, hors réservations (avion, hôtels, train), en encadrant et sécurisant davantage le processus, et de 30 à 50 % sur le coût du back-office de contrôle et de traitement, en limitant le nombre d’opérateurs affectés à ces tâches.
Pour l’heure, les gains sur les dépenses n’ont pas pu être mesurés. « Ils sont très complexes à quantifier, alors que la période post-Covid a fait bouger tous les curseurs : inflation, reprise progressive des voyages d’affaires, etc., explique Laurent Louis. Cela nécessite de normaliser et de comparer beaucoup de données des anciens et nouveaux systèmes, mais nous sommes en train d’y travailler. »
En ce qui concerne le back-office, le bilan est positif : la plupart des économies attendues ont été réalisées, et en termes de conformité, tous les engagements ont été tenus. Enfin, du côté des utilisateurs, Michelin assure avoir beaucoup de retours positifs.
Le projet en Chiffres
20 pays concernés par le projet, sur les 175 où le groupe est présent
5 % d’économies attendues sur les dépenses de déplacements, hors réservations
30 à 50 % d’économies attendues sur les coûts de traitement et de contrôle
L’entreprise Michelin
Activité : Fabrication de pneumatiques (activité principale)Effectif : 132 500 collaborateursCA : 28,3 Md€ (2023)
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