Souhaitant se doter d’une solution globale pour améliorer la gestion des activités dans ses différents services, le producteur d’énergie verte a opté pour un développement open source, en partenariat avec l’éditeur Axelor. Au-delà des aspects économiques, ce choix lui permet de gagner en flexibilité.

Les énergies renouvelables ont aujourd’hui la cote, et la plupart des acteurs du secteur connaissent une forte croissance depuis quelques années. Face à la multiplication des projets, le producteur montpelliérain Apex Energies, qui se présente comme « pionnier du solaire photovoltaïque », a décidé de lancer une remise à niveau de son système d’information pour améliorer le pilotage de ses activités allant du développement de centrales jusqu’à la vente d’électricité, en passant par l’ingénierie, le financement, la construction, la supervision, l’exploitation et la maintenance des équipements.

L’existant informatique atteignait en effet ses limites, chaque service fonctionnant avec ses propres outils et fichiers : suite bureautique Office, logiciel de gestion de projet Trello, solution de gestion financière Sage et diverses applications développées en interne, dont la gestion commerciale. « Dans ces conditions, l’accès aux données et leur partage dans toute l’entreprise s’avéraient compliqués », explique Goulven Jorand, DSI du groupe.
Certes, « les limites de cet environnement n’avaient pas d’impact sur l’activité de l’entreprise, précise-t-il. Mais ce parc était vieillissant, avec un enjeu de maintenabilité pour les applications internes du fait du départ de certains collaborateurs et de l’absence de documentation ».

En 2018, avec la multiplication des projets, le groupe a pris conscience de l’urgence de la situation et de la nécessité de « muscler » son système d’information. Si le choix du développement d’un ERP s’est rapidement imposé, celui de l’open source remonte à 2016 : à l’époque, Apex Energies s’était mis à la recherche d’un outil de reporting pour compléter sa gestion commerciale, sur le périmètre de son activité de construction. « La recherche d’une solution par mon prédécesseur s’est faite en deux étapes, raconte Goulven Jorand. D’abord sur le marché des progiciels propriétaires, notamment Sage, puis du côté du monde open source, avec des solutions plus “malléables”, en particulier Axelor et Odoo ».
Au-delà de sa couverture fonctionnelle et de sa souplesse, la suite Axelor avait fait la différence sur le plan économique. « Il n’y a pas eu de calcul de retour sur investissement de manière classique, en amont, mais les premiers devis des deux autres éditeurs étaient plus élevés », explique-t-il.

Dans le prolongement de la gestion commerciale, beaucoup d’autres besoins sont apparus au cours des deux années suivantes. D’où la décision d’une remise à niveau de l’ensemble du système d’information, en déployant un ERP, pour industrialiser les processus grâce à des workflows assurant le lien entre les différents services et à des outils permettant d’automatiser davantage les traitements administratifs.

Au moment de sélectionner une solution, Goulven Jorand s’est contenté de valider le choix de son prédécesseur. D’abord parce que « notre métier est si spécifique que nous avions besoin de pouvoir développer une solution “sur mesure”, pour l’adapter à nos process, explique-t-il. Par ailleurs, par mon parcours dans le monde des infrastructures et des systèmes, le monde du libre est une voie que je connaissais déjà et que j’apprécie. Je n’y vois que des avantages, même si j’ai préféré privilégier un partenariat avec un éditeur spécialisé pour assurer un suivi technique et règlementaire, les développements et un accompagnement. »

La mise en œuvre de la solution s’est déroulée en trois phases.

La première s’est focalisée sur la gestion commerciale, pour la partie historique, mais aussi sur les activités métiers de construction et de développement, la comptabilité et l’informatique, pour la gestion des dépenses et le suivi budgétaire. « Les travaux ont été menés en mode Agile, avec des itérations pour effectuer les tests, les modifications, la validation et la livraison, ce qui nous permet d’aller plus loin dans les développements », précise Goulven Jorand.

Cette approche reste appliquée lors de la deuxième phase, en cours, qui concerne la gestion de projet, pour piloter l’ensemble des processus opérationnels des activités métiers. Cette phase doit aussi aboutir, en cette fin d’année, à la livraison d’une base de données unique servant de référentiel métier.

Enfin, la troisième phase verra la création d’une interface entre l’ERP et SharePoint. « De l’aveu même d’Axelor, la GED intégrée à sa suite n’est pas assez poussée pour répondre à nos besoins, justifie le DSI. En revanche, la plateforme low code avec son BPM intégré, que nous n’avions pas envisagée au début pour le suivi des processus, risque finalement d’être déployée ».Pour l’heure, elle permet surtout à l’équipe de l’éditeur de mettre en place des processus très spécifiques avec le minimum de développements.

Lors du projet, il n’y a pas eu et il n’y aura pas de transfert de connaissances, en tout cas en ce qui concerne le moteur de la suite open source. « Mais nous échangeons beaucoup avec Axelor, notamment dans le cadre de la maintenance de la solution, pour en comprendre le fonctionnement et pouvoir intervenir sur certaines briques, explique Goulven Jorand. Nous pouvons reprendre la main quand nous le voulons, nous sommes propriétaires du code, et tous les développements ont été précisément décrits ».

Au final, même s’il pense qu’il aurait pu mieux faire, avec davantage de maîtrise dans le calendrier, le DSI assure qu’il referait aujourd’hui le même choix. « C’est d’autant plus vrai que l’enveloppe budgétaire que nous imaginions est pour l’instant largement respectée, ce qui nous permet d’avancer sereinement pour mettre en place toutes les idées que nous avons », explique-t-il.
En lien avec la GED, Apex Energies travaille ainsi sur un prototype qui permettrait aux équipes de déposer directement leurs documents. L’intelligence artificielle fait aussi partie des voies explorées, pour anticiper les activités et établir un planning prévisionnel.
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Propos recueillis par Thierry Parisot

L’ENTREPRISE

ACTIVITÉ : Producteur indépendant d’énergie renouvelable
EFFECTIF : Plus de 90 personnes
CA : 30 M€ (2019)

CHIFFRES CLES :
> 3 phases ont rythmé le projet
> 7 000 clients, pour plus de 1 000 centrales développées
> 480 MWc (MégaWatts crête) de projets développés en France

OPEN SOURCE OU PROPRIÉTAIRE ?

Dans le monde des ERP, les solutions open source concurrencent aujourd’hui les solutions propriétaires avec une couverture fonctionnelle souvent proche et des capacités d’adaptation plus importantes. Compiere, Odoo, ADempiere, Achipelia, Axelor, Dolibarr, ERP5, Neogia, OFBiz, OpenBravo, OpenConcerto ou OpenInfo3W ne manquent pas d’arguments : flexibilité, coût réduit, interopérabilité…
Côté face, disposer d’une équipe technique « solide » s’impose.