Afin de mieux maitriser le contenu présent dans son historique de 70 000 contrats, le spécialiste de la géolocalisation a utilisé la solution Contract Life Cycle Management d’Icertis. Complètement automatisée, elle a permis à la société de se constituer une base d’information sur laquelle elle peut s’appuyer pour optimiser ses opérations commerciales.

Acteur majeur de la géolocalisation néerlandais, Here Technologies est présent dans 56 pays, dont la France, avec plus de 10 000 collaborateurs. Concurrente de Google Maps, sa technologie Here a été rachetée en 2015 à Nokia par un consortium de constructeurs automobiles allemands incluant Daimler, BMW, Audi. Ils ont depuis été rejoints par Toyota, NTT, Mitsubishi ou encore Intel et bénéficient également du soutien de deux fonds chinois et d’un fonds singapourien.
Spécialisée à l’origine dans la gestion de données de géolocalisation pour le secteur automobile uniquement, la société s’est diversifiée depuis un an avec la monétisation de données via sa marketplace et le développement d’applications à destination des télécoms (optimisation de l’implantation d’antenne 5G à l’aide de données cartographiques). Elle évolue également vers les domaines de la logistique, des transports et plus globalement des smartcities avec des services permettant, par exemple, d’identifier les véhicules, vélos, piétons et divers obstacles rencontrés sur le parcours depuis un mobile embarqué…ou une voiture autonome.

Explosion des documents juridiques

Très dynamique, la société multiplie les initiatives, les partenariats et compte aujourd’hui plus de 200 entreprises clientes de sa marketplace. Résultat, le nombre de contrats a explosé. Avec plus de 70 000 contrats stockés dans une base Stellant (Oracle), elle avait de plus en plus de mal à exploiter les données contenues dans ses documents juridiques, qu’il s’agisse de partage des informations entre collaborateurs, de gestion du risque ou tout simplement de consultation. « Les contrats étaient déjà numérisés au format PDF, précise Simon Anolick, Directeur, Conseiller juridique de Here Technologies. Mais les métadonnées associées par Stellant aux documents étaient trop rudimentaires et manquaient de cohérence. Dès lors, nos recherches étaient relativement limitées. Or, pour gagner en efficacité et permettre, par exemple, à nos collaborateurs de prendre des décisions proactives sur le renouvellement d’un contrat, sur des ventes incitatives ou croisées, nous avions besoin d’une meilleure indexation du contenu de nos documents juridiques ».

Une indexation automatisée et boostée à l’IA

Simon Anolick, Directeur, Conseiller juridique de Here Technologies

Avec des contrats qui font parfois une page mais d’autres qui en contiennent des centaines, Here Technologies a très rapidement abandonné l’idée d’une indexation manuelle du contenu de ses documents. « Les investissements en temps et en argent pour analyser et catégoriser le contenu auraient été prohibitifs, souligne Simon Anolick. C’est pourquoi nous avons décidé de nous appuyer sur la solution d’Icertis pour automatiser le processus ».

Leader selon le dernier Magic Quadrant de Gartner et la Forrester Wave portant sur les solutions de CLM (Contract Life Cycle Management), Icertis se distingue notamment de ses concurrents d’après les analystes par la variété des contrats gérés.

Capable d’identifier et d’extraire les métadonnées, les attributs et les clauses des contrats à grande échelle, son application ICI DiscoverAI s’appuie sur les services de Microsoft Azure pour transformer des contrats présentés sous forme de blocs de texte non structurés en ressources numériques analysables environ 75 % plus vite qu’avec des processus manuels.

Principaux acteurs CLM – Magic Quadrant Gartner

Son secret ? Des algorithmes boostés à l’Intelligence Artificielle et un OCR (reconnaissance optique de caractères) très performant. Ensemble, ils ont permis à Here Technologie de traiter les données contractuelles contenues dans le texte, les images, les tableaux ainsi que les PDF basse résolution des 70 000 contrats existants de la société. Ou, dit autrement, d’avoir une vision bien plus exhaustive des informations contenues dans ses contrats que ce que permettait la simpliste indexation réalisée par la base de données Stellant.

Un vivier de données pour optimiser la prise de décision

En pratique, la solution d’Icertis travaille aussi à partir de sa base de contrats annotés et des informations saisies par le client (type de contrats existant dans l’entreprise, correspondances sémantiques, etc.) pour identifier des attributs et des clauses à des fins d’analyse.

Le projet de Here Technologies a été d’autant plus simplifié que la société stockait déjà tous ses contrats dans une base unique : « Nous nous sommes contentés de ‘brancher’ ICI DiscoverAI sur Stellant, se souvient le conseiller juridique. Pendant la phase pilote, nous avons vérifié l’exactitude du travail effectué par l’IA. Mais par la suite, l’ensemble des 70 000 contrats a été traité de façon complètement automatisée, sans intervention humaine.
Au-delà de la justesse de traitement, la solution s’est également avérée particulièrement performante : nous avons terminé le projet quatre mois avant la date prévue, ce qui en informatique est une prouesse plutôt rare.
Et plus important encore, aujourd’hui nous disposons d’une source d’information unique, centralisée et cohérente qui permet à nos collaborateurs d’être plus efficaces dans leur travail. Typiquement, les équipes commerciales en savent plus sur les anciens contrats passés avec les clients, ce qui leur permet d’être plus proactifs dans la relation, qu’il s’agisse de renouveler un contrat ou d’effectuer des ventes croisées. À terme, cet accès à cette mine d’informations consultables facilement devrait non seulement nous permettre d’être plus efficaces dans nos actions, avec une augmentation du chiffre d’affaires de la société à la clef, mais aussi accroitre notre productivité avec des délais de gestion des contrats réduits 
».