La collaboration à l’heure du travail hybride

La digital workplace, le centre de communication et collaboration

La digital workplace est toujours plus d’actualité dans les entreprises. Ces solutions se sont beaucoup renforcées pour répondre aux enjeux du travail à distance. Mais leur dimension intranet revient aussi sur le devant de la scène, avec la nécessité de pouvoir maintenir l’engagement dans toute l’organisation.

Dans la collaboration généraliste, la volonté des entreprises de déployer une digital workplace, autrement dit une plateforme répondant à la fois à des besoins de communication, opérationnels et serviciels, recentre l’offre sur des outils tout-en-un. Sur ce terrain, on distingue trois grands types d’acteurs.

La messagerie d’équipe au centre

Le premier conçoit la digital workplace autour de la messagerie d’équipe, comme Slack ou Teams. Les canaux de conversation servent à configurer des espaces de communication et de collaboration autour des flux de travail en s’appuyant sur des mécanismes d’automatisation et d’intégration à des applications tierces. Chez Doctolib, par exemple, qui fédère ses 1 700 salariés sur Slack depuis la pandémie, l’équipe RH tire notamment parti de sa connexion avec Asana. Les événements survenant dans cette dernière remontent dans un canal destiné aux projets, au sein duquel les membres de l’équipe peuvent ainsi s’informer en temps réel, interagir autour d’une tâche et en créer une dans Asana directement depuis le canal. « La messagerie d’équipe facilite les échanges et permet de nous recaler rapidement sur les actions à accomplir », constate Camille Nalin, employee engagement manager chez Doctolib.

Le deuxième type d’acteurs est Google, seul à faire de la messagerie, en l’occurrence Gmail, le point central de la digital workplace. Depuis cette interface, dans une logique de flux, l’utilisateur est en mesure d’interagir avec les autres briques de Google Workspace : calendrier, réunions, messagerie d’équipe, commentaires et tâches dans les documents, etc. Le troisième type d’acteurs de la digital workplace se divise en deux groupes. Les premiers proposent leur propre environnement unifié, comme Jalios, Jamespot, Talkspirit, Whaller, eXo Platform ou CEO-Vision. Les seconds viennent en surcouche à Google Workspace ou Microsoft 365 pour en offrir une expérience utilisateur unifiée et améliorée. Parmi eux, on trouve notamment Lumapps, Powell Software, Mozzaik 365 ou Beezy. Mais Jalios propose également une offre de digital workplace pouvant s’appuyer à la fois sur sa propre solution et celles des deux américains.

Avant la crise, les digital workplaces cherchaient à s’intégrer toujours plus au flux de travail, à travers leurs fonctions collaboratives. Avec elle, cette tendance s’est accentuée, mais la crise a aussi redonné du poids à la dimension intranet, qui redevient essentielle. Dans un contexte de travail hybride où les employés se voient moins souvent et n’ont plus les mêmes relations avec l’organisation, cette dernière cherche à maintenir la cohésion et l’engagement. Le lancement de Viva par Microsoft, l’année dernière, illustre cette tendance. S’intégrant à Teams, cette nouvelle plateforme dispose d’un module baptisé Connections qui n’est rien d’autre qu’un intranet, doté d’une dimension communautaire, grâce à l’intégration avec le réseau social d’entreprise Yammer.

La thématique du travail hybride donne aussi lieu à des fonctions innovantes. Sur sa solution pour Teams, Powell met à disposition une machine à café virtuelle et une fontaine à eau numérique. Leur vocation est de faciliter le partage de moments conviviaux entre équipes ne se rencontrant pas. Avec la première, on définit les jours et les heures des pauses café et l’application détermine de manière aléatoire, en fonction des calendriers des personnes, celles qui seront conviées à participer. Quant à la fontaine à eau, elle suggère des sujets de discussion aux participants qui ne sauraient pas de quoi parler.

Côté travail collaboratif et outils de productivité, les évolutions ont été nombreuses et se poursuivent. La priorité a été de renforcer les capacités de collaboration synchrone. Jalios, par exemple, s’est doté d’une messagerie d’équipe, Horizon, et a lancé JCall, un outil pour organiser et lancer des visioconférences sur Zoom, Jitsi, Glowbl et, bientôt, Teams. Du côté de Google, le tchat a été refondu pour offrir la possibilité de créer des salons d’équipe qui peuvent agréger documents, tâches, conversations, notes et événements de l’agenda.

La place de la co-édition

La deuxième évolution concerne la co-édition en ligne, que tous les acteurs proposent, pour certains via l’intégration de la solution OnlyOffice. Comme pour la gestion de projet, le contexte a facilité le développement de cet usage collaboratif avancé. « La co-édition apporte un énorme gain de temps », constate Patricia Mugnier, chef de projet informatique au conseil départemental de Haute-Savoie. Ce dernier a déployé la solution GoFast, entre autres pour faciliter la collaboration documentaire entre ses métiers. « Auparavant, un document était partagé par e-mail, chacun y apportait ses commentaires et modifications, puis il fallait tout consolider dans une bonne version », raconte Patricia Mugnier.

Chez Talkspirit, qui avait déjà renforcé ses capacités de communication instantanée et co-édition, on vient de lancer Projets, un outil de gestion de tâches, reprenant le principe du Kanban popularisé par Trello. Quant à Jamespot, il dispose désormais d’une application de gestion de réunion, Diapazone. Elle sert à fixer l’ordre du jour avec les temps d’intervention, puis, au cours de la réunion en visioconférence, à partager des documents, interagir via la messagerie instantanée ou l’outil de gestion de projet et collecter l’avis des participants. En fin de réunion, le compte-rendu est généré automatiquement. Au-delà de ces différents chantiers fonctionnels, en ces temps de généralisation du mode hybride, certains éditeurs adaptent aussi leur offre aux PME. C’est par exemple le cas de Powell Software avec Together, une solution d’intranet prêt à l’emploi reposant sur Teams, avec une dimension à la fois communication et collaborative, donc. Ou encore de Jamespot, qui, avec Fast Intranet, propose une application pour bâtir soi-même un intranet facilement, en créant et personnalisant chaque page grâce à des widgets : texte, image, application, etc.

Lyon Parc Auto connecte ses salariés

Depuis la crise, Lyon Parc Auto fédère ses salariés, répartis entre 34 parcs de stationnement, sur un réseau social d’entreprise (RSE), en l’occurrence Talkspirit. Ceux-ci sont 60 % à ne pas disposer d’adresse de messagerie. Via le RSE, ils s’informent de l’actualité de l’entreprise, ils accèdent aux documents officiels, ou encore se renseignent sur leurs droits. « Le RSE facilite le partage au sein des parcs, où s’échangent de nombreux documents : demandes de congés, plannings…, indique Christophe Chevausset, le responsable des systèmes d’information. Le tchat a notamment remplacé le téléphone pour interroger une personne », constate-t-il. Sur le plan opérationnel, le RSE facilite la transmission d’informations au niveau de chaque parc. Une communication qui passe beaucoup par mobile. « Depuis une notification mobile, il suffit de cliquer pour accéder directement au détail d’une information », souligne Christophe Chevausset.

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