Economies d’échelle, facilité de maintenance, considérations environnementales sont autant de points améliorables, une fois connues l’envergure et l’utilisation du parc d’impression.

Ceux qui, il y a une dizaine d’années prédisaient une entreprise « zéro papier » devront encore attendre. Car malgré les mails, les messageries instantanées et la dématérialisation qui touchent tous les secteurs de la société (à commencer par le service public), on continue d’imprimer beaucoup. L’institut NewField IT a calculé qu’il s’imprimait entre 4 et 52 pages par jour et par employé en fonction du secteur d’activité. Un chiffre qui peut s’expliquer par le fait que les salariés ne paient pas les consommables. Du coup, ils ont parfois tendance à multiplier les impressions sans se soucier des conséquences.

Et pourtant, cette boulimie de papier a un coût plutôt élevé : entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc et le service informatique gérait la mise en réseau des machines. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs, elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

Procéder à un audit

Vouloir réduire ses coûts d’impression nécessite d’abord une connaissance du matériel en place et la façon dont il est utilisé. Or si les entreprises ont désormais une assez bonne idée de leur parc d’ordinateurs et de serveurs, il en est rarement de même pour les imprimantes et les copieurs. Car le parc s’est souvent monté de façon empirique, bien avant que l’on pense à en faire un recensement. L’ensemble est donc hétéroclite, avec différents contrats de maintenance et des taux d’utilisation mal répertoriés. Sans compter les directeurs qui se font acheter une imprimante personnelle pour leur bureau et imputent l’achat aux frais généraux.

La réduction des coûts passe avant tout par la maîtrise des consommables et de l’enseble des gaspillages.