Voici comment obtenir une vue d’ensemble des activités de vos collaborateurs au moyen d’un tableau Excel. Facile à consulter, il comptabilisera automatiquement les tâches de chacun.

Par Roxane Anquetil, fondatrice d’Asyos et consultante Orsys.

Rien de tel qu’un peu de couleur dans un tableau pour savoir, en un coup d’œil, ce que fait chaque membre de votre équipe au jour le jour. L’idée n’est pas de surveiller vos collaborateurs, mais bien d’évaluer plus vite les charges de travail respectives et de mieux répartir les missions. Voici deux astuces qui vont vous permettre, dans un tableur, d’affecter une couleur à chaque activité, de la changer en appuyant sur une touche du clavier, puis de comptabiliser automatiquement, par jour et par personne, les tâches attribuées à vos salariés.

 

1. Présentez votre planning sous forme de tableau

Commencez par mettre en forme votre planning dans un tableur – Excel ou Google Docs – en plaçant les jours de la semaine (ou du mois) sur l’axe horizontal, et les noms des membres de votre équipe sur l’axe vertical. Dans un tableur, chaque case est identifiée par ses coordonnées. L’abscisse (la colonne, en partant de la gauche) est représentée par une lettre, l’ordonnée (la ligne, en partant du haut) par un numéro.

La case la plus en haut à gauche est donc la case A1, celle juste à sa droite la B1 (deuxième colonne, première ligne) et celle juste en dessous la A2 (première colonne, seconde ligne). La case A1 reste vide. En dessous, inscrivez, dans chacune des cases de la colonne A, le nom d’un de vos employés. En appuyant sur la touche Entrée, vous passez d’une case à l’autre.

Une fois que vous les avez tous listés, triez-les noms par ordre alphabétique pour les retrouver plus facilement plus tard ; sélectionnez-les tous, puis, avec le bouton droit de la souris, choisissez la fonction Trier de A à Z. En face de chaque nom, vous indiquerez plus tard les codes couleur. Continuez, toujours en descendant le long de la même colonne A, en inscrivant un à un les différents types d’activité (en RTT, en congés payés, en mission…). C’est en face de chacun de ces intitulés que les totaux quotidiens s’afficheront automatiquement.

Passez ensuite à l’axe horizontal. Revenez sur la première ligne et désignez les jours en haut de chaque colonne, en commençant par la case B1 : soit lundi, mardi…, soit une date. Sachez que les tableurs transforment automatiquement 01/06 en 01-juin.

Vous pouvez changer le format de vos dates en les sélectionnant toutes puis, avec le bouton droit de la souris, en choisissant Format de cellule. Vous passerez d’une case à l’autre en appuyant sur la touche Tab. A la suite des jours, précisez de nouveau les intitulés des activités ; les totaux pour chaque salarié s’afficheront automatiquement dans leurs colonnes respectives.

2. Attribuez une couleur à chaque activité

Appliquez maintenant la coloration automatique. Cette astuce consiste à inscrire dans chaque case une lettre qui en changera automatiquement la couleur. Par exemple, lorsque vous tiendrez à jour votre planning, au croisement d’un jour donné et d’un nom, vous appuierez sur “ r ” pour indiquer un RTT, sur “ c ” pour un congé payé, sur “ m ” pour une mission à l’extérieur ou encore sur “ p ” pour une présence dans les locaux de l’entreprise. Sélectionnez à la souris toutes les cases du tableau qui serviront à colorer le planning, c’est-à-dire celles qui se trouvent à la fois sous l’intitulé des jours et à droite du nom de vos salariés.

La suite dépend du tableur utilisé. Si c’est Google Docs, appuyez sur le bouton droit de la souris pour choisir Mise en forme conditionnelle, puis ajoutez autant de règles que d’activités à comptabiliser. A chaque fois, à la suite de la cellule indiquant “ Le texte contient ”, vous sélectionnez une lettre qui vous servira de raccourci (par exemple “ r ”, “ c ”, “ m ” ou “ p ”), puis une couleur identique pour le texte et l’arrière-plan (gris pour les RTT, jaune pour les missions, bleu pour les présences…).

Sous Excel, la manipulation est plus compliquée. Allez dans le bandeau/onglet Accueil/rubrique Mise en forme conditionnelle, choisissez Nouvelle Règle puis Appliquer une mise en forme aux cellules qui contiennent. En bas de la fenêtre qui s’ouvre alors, faites apparaître Texte spécifique et Contenant dans les menus déroulants. Vous inscrivez votre première lettre de raccourci, puis vous appuyez sur le bouton Format pour définir une même couleur de police et d’arrière-plan. Recommencez toute cette opération pour chacune des lettres choisies.

3. Définissez une commande d’automatisation

Troisième étape de cette programmation : comptabiliser automatiquement les présences, missions, RTT et autres congés en tapant une commande dans chaque case où doit s’afficher un total. En général, les salariés qui ne connaissent pas Excel s’enfuient en courant à ce stade. Pourtant, cela n’est pas plus compliqué que de mesurer sa cuisine afin de savoir quelle taille de four acheter !

De plus, les tableurs vous aident : ils savent détourer des cases à l’écran, afin que vous puissiez préciser ce que vous voulez comptabiliser d’un simple geste avec la souris. Il est même possible de dupliquer cette commande sous les autres colonnes pour qu’elle s’adapte toute seule. Ce processus est la clé pour que votre logiciel devienne un outil magique qui fait tout à votre place.

Dans Excel, la commande qui nous intéresse est : =NB.SI(plage de cases; »lettre »). En l’occurrence, il suffit d’indiquer dans cette commande le nom des cases à comptabiliser ; “ B2:B6 ” signifie ainsi que l’on comptabilise les cases B2 à B6. Dans notre exemple, il s’agit des activités de cinq salariés le premier jour.

Si nous avions voulu comptabiliser les tâches d’un seul collaborateur sur les cinq premiers jours, nous aurions entré “ B2:F2 ”. La lettre à prendre en compte est, toujours selon notre exemple, le « r » (entre guillemets et sans espace) pour calculer les jours de RTT, soit les cellules marquées ici en gris.

Imaginons que votre équipe compte cinq personnes. La première case de la ligne qui compte les RTT, en toute logique, est la B7. Tapez exactement : =NB.SI(B2:B6; »r »). Pour dénombrer les ces jours de récupération de la semaine du premier salarié de votre liste, allez à la case G2 et tapez exactement : =NB.SI(B2:F2; »r »).

Alternativement, un détourage bleu apparaît sur vos cases dès que vous commencez à taper =NB.SI(. Déplacez-le, agrandissez-le pour que la référence des cases se remplisse toute seule. En bas à droite de la case dans laquelle vous êtes en train d’écrire, un petit signe + est apparu ; tirez dessus à la souris jusqu’à la fin de la ligne, afin que la commande s’applique tous les jours. Répétez l’opération sur les lignes suivantes, en changeant à chaque fois de lettre pour comptabiliser une autre catégorie d’activité.

Dans Google Docs, c’est exactement la même chose, sauf que la commande n’a pas été traduite en français. Il suffit donc de taper : =COUNTIF(plage de cases, »lettre »).

Crédit photo : Microsoft

Trois commandes utiles

Compte le nombre de cases sans couleur lorsqu’on ignore l’activité d’un salarié.

Compte le nombre de cases non vides.

Additionne des cases pour compter, par exemple, le nombre total de personnes absentes, qu’elles soient en congés ou en RTT.