Continuer l’activité, coûte que coûte, malgré la situation actuelle qui contraint l’essentiel des collaborateurs à rester confiner chez eux. La solution passe par le numérique. Chaque semaine, IT for Business invite un DSI à témoigner. Malika Pastor, DSIN de Colliers International, est la première à répondre à nos questions.

La pandémie de coronavirus a mis bien des DSI et RSSI sous tension. Il a fallu agir vite, trouver des solutions rapides, et parfois improviser, le tout dans une ambiance relativement chaotique.
IT For Business inaugure une nouvelle série d’interviews hebdomadaires où les DSI et autres responsables IT témoignent face à la situation actuelle.

Notre « DSI For Good » de l’année, Malika Pastor, DSIN de Colliers International, est la première à se prêter au jeu et à répondre à nos questions.

Q1 « Comment la DSI peut aider dans la mise en place du plan de continuité d’activité ? »

Nous avions déjà mis en place un dispositif de télétravail depuis deux ans.  Aujourd’hui, nos collaborateurs sont en mesure d’assurer la continuité de l’activité dans de bonnes conditions.
Dans le contexte actuel, la DSI doit être encore plus à l’écoute de la Direction Générale. Je participe aux cellules et comités de crise et contribue à la bonne priorisation des décisions.
Et, en aucun cas, l’IT ne peut être la cause d’une contre-performance de l’entreprise en situation de pandémie. Il s’agit notamment d’ajuster l’IT pour absorber le surcroît du trafic du réseau à distance. Ce qui passe notamment par quelques ajustements concernant le dimensionnement du VPN et l’ajout de licences logicielles spécifiques si nécessaire.

Q2 « Faut-il réorganiser les processus avec le télétravail et, si oui, comment ? »

Si le SI a été simplifié et partagé afin de favoriser le décloisonnement de l’organisation en termes d’agilité et de rapidité, ce qui est le cas dans notre société, il est assez adapté à cette nouvelle donne.
De manière générale, la dématérialisation des flux documentaires papier en numérique (factures, contrats, bulletins de salaire…) a permis d’automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, et donc de gagner en souplesse, en rapidité de circulation et en empreinte environnementale.
Spécificité d’aujourd’hui, confinement oblige, il est impossible de rencontrer physiquement ses clients, collègues et prestataires pour signer les documents professionnels. Ce qui impose de mettre en place une solution de signature électronique. Plus globalement, cette mutation en termes de réorganisation de méthodologie de travail est facilitée par un accès distant via des API à des plateformes hébergées en mode Cloud sur des infrastructures ultra-sécurisées.

Q3 « Quel support IT peut mettre la DSI dans ce contexte du télétravail ? »

Outre le support classique, la DSI partage les meilleures pratiques et trucs & astuces déjà utilisées en interne. Certaines ressources, affectées sur des programmes non prioritaires, ont pu être temporairement réaffectées sur des actions urgentes comme sur le renfort de l’assistance informatique au niveau 2 ou de la maintenance à court terme, en particulier les correctifs applicatifs à appliquer en urgence.
Les procédures de contrôle et de validation des demandes d’accès sont sous surveillance accrue.
Côté interne dans la DSI, il est important de recenser les contraintes personnelles de chaque membre de la DSI, garde d’enfants … et d’anticiper le backup et la rotation en cas d’indisponibilité.
Il est également indispensable de garder le contact avec les métiers. Chez Colliers, un rituel quotidien de contacts virtuels a été instauré. C’est un moment privilégié de 30 minutes, en conférence audiovisuelle ou audio au choix, pendant lequel des informations et des suggestions sont partagées entre tous les membres. Il s’agit aussi de prendre le temps nécessaire au sein de la DSI pour écouter, voir, rassurer, et aussi partager un moment convivial à distance tel qu’un « Skypéro » pour clôturer la première semaine de confinement.

Q4 « Quels outils proposer (visio, tel, mail, chat, collaboratif…) ? »

Lors de ma prise de fonction, j’avais rapidement compris le besoin d’un environnement de travail distant et complet : un Digital WorkPlace SATAWADAC (Secured Any Time Any Where Any Device Any Content).
Nos collaborateurs sont confinés mais connectés et formés pour travailler à distance. Les réunions virtuelles reposent sur les modules Conversation ou Appels de Microsoft Teams ou en Facetime.
Point clé, si une DSI n’a pas mis d’outils collaboratifs à disposition, elle doit rapidement en proposer, faciles d’adoption afin d’éviter que les collaborateurs ne choisissent eux-mêmes leurs solutions de leurs côtés et doit adapter les niveaux de sécurité requis. Des outils de communication en version entreprise/professionnelle comme Teams, Slack, Zoom permettent de conserver un esprit d’équipe ou une relation partenariale. Ceux comme Basecamp, Asana, Aircall soutiennent le pilotage de projets. Pour la collaboration asynchrone, on peut utiliser Klaxoon ou encore, Sharepoint.

Q5 « Comment réduire de manière indirecte son empreinte carbone et préserver ainsi l’environnement grâce à de bonnes pratiques ? »

Comme j’ai pu le communiquer en interne comme sur les réseaux sociaux, le trafic mondial internet explose, conséquence indirecte du COVID-19. C’est pourquoi, j’incite toutes et tous à un usage raisonnable et responsable en priorisant les échanges professionnels. Il s’agit par exemple lors d’une conférence organisée avec de nombreux participants que seul l’organisateur active la fonctionnalité vidéo et que le reste de l’audience n’active que la fonctionnalité audio pour ne pas surcharger la bande passante.
Pendant les pauses, il convient de mettre en veille ses équipements.
Autre point, utiliser la plateforme collaborative globale pour partager et pour collaborer en temps réel sur des documents au lieu de les adresser en pièces jointes par messagerie.
Toutes ces bonnes pratiques du travail à distance sont importantes. Il s’agit de limiter le gaspillage électrique et électronique et aussi, de contribuer au maintien du fonctionnement des réseaux.

Pour rappel:

Spécialisé dans l’immobilier d’entreprise, Colliers International est présent dans 68 pays. Le groupe compte 17 000 collaborateurs.

Malika Pastor a enchaîné les postes de DSI. Aujourd’hui, DSIN de Colliers International, elle a intégré depuis longtemps les dimensions environnementales et humaines dans sa fonction de responsable de l’IT. Ce qui lui a valu de remporter le prix ‘DSI For Good » lors des DSI de l’année remis en janvier dernier par IT For Business.

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