Le télétravail forcé a déstabilisé bien des équipes et perturbé les habitudes de travail et de collaboration. Surtout lorsque les entreprises appliquaient à la règle certains principes agiles comme la colocalisation. Il est essentiel d’adapter certaines pratiques agiles à la réalité du moment et à ces contraintes.

Par Thierry Cartalas, Associé, TNP Consultants
et Hana Salmon, Consultante, TNP Consultants

La colocalisation des membres de l’équipe est une recommandation prônée par la majorité des coachs agiles. Or, avec le télétravail induit par la crise sanitaire, ce principe ne peut plus être appliqué. Peut-on alors encore parler de projets agiles ?

En se basant sur nos retours d’expérience agiles avant et durant les confinements, il s’avère que le télétravail et l’agile ne sont pas incompatibles. En effet, bien avant la crise sanitaire, nous avons conduit des projets agiles avec des équipes distribuées entre la France, l’Allemagne et l’Inde par exemple.

De plus, à partir du premier confinement, nous avons observé que la mise en place des rituels agiles en télétravail a posé moins de problèmes que l’organisation du travail à distance des projets traditionnels.
Certaines pratiques ont toutefois dû être ajustées.

ADAPTER LE COACHING AGILE AUX CONTRAINTES DU TÉLÉTRAVAIL

Dans nos démarches de transformation agile, le coach favorise l’auto-apprentissage de l’équipe en évitant d’imposer les façons de faire. Cette approche fonctionne bien lorsque l’équipe est colocalisée grâce à la multiplicité des contacts entre les membres de l’équipe. Avec le télétravail, les interactions sont programmées et moins naturelles.

C’est pourquoi au démarrage du confinement, nous avons constaté un repositionnement du coach agile vers une posture de « consultant agile » pour apporter plus de recommandations, de directivité sur les pratiques et solutions à mettre en œuvre.
Par la suite, le coach a repris du recul pour laisser l’équipe faire émerger les améliorations qu’elle a elle-même identifiées et a ainsi regagné sa posture initiale.

Avec le télétravail, le coach s’est également retrouvé privé des observations terrain qui lui permettaient d’accompagner l’équipe sur le plan individuel. La mise en place de points réguliers «one-to-one » d’environ 15 minutes entre le coach et chaque membre de l’équipe permet de pallier ce manque et de travailler les besoins spécifiques d’accompagnement.

UTILISER DES OUTILS FACILITANT LA COMMUNICATION ET LA COLLABORATION

Trois types d’outils se sont avérés utiles pendant le confinement :
– les outils de web conferencing permettant de partager un livrable en temps réel comme Teams, Skype ou Zoom ;
– les outils de management visuel permettant d’animer un atelier collaboratif comme Draft.io, Klaxoon ou iObeya ;
– et enfin les outils de suivi de projet comme Jira.

Les équipes agiles étant souvent utilisatrices de ces outils, le passage à distance n’a généralement pas eu d’impact sur la mobilisation ou l’efficacité collective. Les outils aident, mais ne remplacent pas le facteur humain qui, comme nous aimons à le rappeler, représente 70 % de la transformation agile. La communication entre les individus, verbale et non verbale, reste primordiale.

Aussi, pour maintenir la qualité des échanges et éviter les incompréhensions, les équipes agiles, plus que les autres, ont naturellement activé leurs webcams en réunion.

CRÉER DES ÉVÉNEMENTS POUR FÉDÉRER L’ÉQUIPE

Enfin, le risque avec le télétravail est l’isolement et la perte des moments informels créant du lien social (pause-café, déjeuner…). Ce lien étant essentiel pour repartager le sens, les objectifs et les échecs propres à tout projet, nous avons constaté la mise en œuvre de nouveaux moyens pour recréer ces conditions de partage.

Par exemple, utiliser les temps entre deux confinements pour se retrouver en déjeuners d’équipe, organiser des « morning calls » pour partager un café ou un thé en webcam, ou encore planifier des défis humoristiques et des moments de « gaming ».

En revanche, nous avons aussi constaté des effets psycho-sociaux liés à l’isolement et à l’effacement de la traditionnelle frontière entre vie privée et professionnelle. Pour y faire face, certains de nos clients ont mis en place une ligne téléphonique avec des sociologues pour accompagner cette période difficile. D’autres ont multiplié l’envoi de questionnaires sur le bien-être à domicile et les points réguliers avec le management ou la DRH.

Pour conclure, le mode agile n’est pas incompatible avec le télétravail. Au contraire, les pratiques agiles développant l’autonomie des équipes ont permis une bonne résilience des projets et le maintien des collaborations.
Les projets agiles ont surtout pu continuer à livrer et éviter les arbitrages liés à crise.

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