Le déconfinement se poursuit progressivement et les DSI restent en première ligne pour assurer la continuité d’activité et préparer la relance. Depuis le début de la crise, IT For Business invite chaque vendredi l’un d’eux à témoigner. Cette semaine, c’est au tour de Arnaud Hauwelle, Directeur de l’innovation numérique et des systèmes d’information de la ville de Villepinte, de se prêter à l’exercice et de dévoiler comment, avec son équipe, il fait face à cette situation exceptionnelle.

Territoire de l’Ile de France situé dans la Seine-Saint-Denis (93), la commune de Villepinte compte environ 40 000 habitants. Elle a connu un fort développement dans les années 1980 avec l’installation à proximité de sa commune de l’aéroport de Roissy-Charles de Gaulle et la naissance de la zone industrielle Paris-Nord II et du Parc d’Expositions Paris-Nord Villepinte. Afin d’optimiser la maitrise de ses dépenses, la ville a choisi de ne pas avoir recours aux solutions IT sous forme d’abonnement, leur préférant des infrastructures déployées en interne qui s’inscrivent dans une démarche GreenIT. Elle a ainsi opté en 2014 pour le client léger, un choix VDI dont Arnaud Hauwelle se félicite particulièrement aujourd’hui.

Quels dispositifs avez-vous mis en place pour assurer la continuité de service ?

Arnaud Hauwelle, Directeur de l’Innovation numérique et des systèmes d’information de la Ville de Villepinte

Deux semaines environ avant l’annonce du confinement, nous avons senti le télétravail se profiler à l’horizon. Nous avons alors envisagé deux hypothèses : achat de PC avec installation des postes pour chacun de nos 350 agents administratifs, ou capitaliser sur notre infrastructure VDI pour demander à tous nos utilisateurs d’accéder à leurs outils à partir de leur matériel personnel.
Le choix a été rapidement fait d’abord pour des questions de réactivité mais aussi pour des raisons économiques et pratiques : acheter autant de postes de travail aurait représenté un coût important et nous n’aurions probablement pas été prêts à temps.
Beaucoup plus simple et moins onéreuse, l’autre approche n’a nécessité que l’installation d’une gateway de sécurité, les utilisateurs se connectant ensuite via un portail à leurs outils habituels à partir de leur équipement personnel, sans mettre en danger le système d’information ou même leur matériel puisque rien n’est installé sur le poste client.
Résultat, grâce au VDI, nous n’avons mis que 3 jours pour nous adapter au télétravail.

Comment ont réagi les utilisateurs à cette nouvelle organisation ?

Plutôt de façon positive, leurs habitudes en termes d’usages IT n’étant pas tellement bouleversées : en interne comme de chez eux, l’accès aux outils reste le même.
Nous avons dû en revanche revoir certains de nos processus qui n’étaient pas encore complètement dématérialisés. Typiquement, il a fallu trouver des « astuces » pour la signature numérique sur certains documents. De la même façon, nous avons dû acheter de nouvelles licences pour notre central téléphonique afin de basculer les appels sur les PC des agents à domicile.
Au passage, nous avons aussi adopté la visioconférence. J’avoue que je n’étais pas un adepte du concept, privilégiant des réunions physiques avant la crise mais force est de constater qu’elle simplifie considérablement l’organisation des réunions : moins de déplacements, moins de pertes de temps, etc.
Finalement, et même si c’est en partie dû à la période (les gens disent beaucoup plus merci qu’habituellement), nous recevons plus de remerciements de la part de nos utilisateurs qu’en temps normal, preuve qu’ils se sont adaptés et que nous avons su les accompagner en essayant de trouver une solution à chacun de leur problème.

Quelles leçons tirez-vous de cette expérience ?

La commune de Villepinte

Sans le VDI, nous aurions probablement eu beaucoup plus de mal à gérer la situation, tant du point de vue organisationnel et technique que financier.
Parallèlement, je me félicite d’avoir une équipe soudée et réactive qui a su relever le challenge en adaptant nos processus, voire en les inventant quand ils n’existaient pas.
Enfin, il vaut mieux avoir des partenaires à la hauteur quand on doit réagir dans l’urgence et là encore nous avons eu beaucoup de chance. Tant VMware et Nutanix (notre fournisseur VDI) qu’Alcatel (téléphonie) ont su être là pour nous quand nous avons eu besoin d’eux. De la même façon, nos prestataires habituels (S2B-net, Deletec, Foliateam) ont été particulièrement réactifs.

Comment gérez-vous cette nouvelle période déconfinement ?

Globalement, nous sommes toujours en situation de crise. Les projets mis en « stand-by » par le confinement restent en « stand-by » pour l’instant.
Pour limiter les risques de propagation, beaucoup d’agents restent aujourd’hui encore en télétravail. Certains y ont même pris goût. Nous menions déjà une réflexion sur le sujet avant la crise et je pense que nous allons capitaliser sur ce que nous venons d’apprendre pour l’adopter durablement.
Enfin, certains processus et outils mis en œuvre à cette occasion vont également rester, telle la visioconférence. D’ailleurs, nous avons déjà basculé de la version gratuite de Zoom à un modèle payant pour fiabiliser les usages.

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Propos recueillis par Marie Varandat

A découvrir également dans notre série « Les DSI face à la crise » :
– Malika Pastor, Colliers International
– Guillaume Ors, DSIN de la Ville de Versailles
– Frédéric Duflos, DSI de Polyexpert
– Bouchaïb Hadeg, DSI de la Ville de Pantin
Laurent Husson, DSI de Air Tahiti Nui
Vincent Ravoux, DSI de la Cnaf
Henri Adreit, Directeur de la Transformation Digitale et Sylvain Coquio, DSI de transition, chez Manutan
Jalal Boularbah, DSI de GPS&O